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Sprachschule sucht eine Schulverwaltungssoftware

Suche / Ausschreibung von: SprachschuleAusschreibung 17/916 bis: 19. Sep. 2017

Zur Verwaltung unserer privaten Sprachschule suchen wir eine Schulverwaltungssoftware - die entwickelt oder gekauft werden soll - mit folgenden Anforderungen:

1. Kurse:

  • Kurse unterscheidbar durch Kurskategorien:
    • Kategorie Sprache: Englisch, Deutsch, …
    • Kategorie Level: A1, A2, B1, …
    • Kategorie Inhalt: Standardinhalt, Businessinhalt, …
    • möglichst eigene weitere Kurskategorien definierbar
  • Kurse unterscheidbar durch Kurstypen. Kursverwaltung stark abhängig von Kurstypen:
    • Kontinuierlicher Kurs: Ohne Kursstart- oder Kursenddatum. Kunden können jederzeit dazustoßen (Kundenstartdatum). Kurse fallen aus wenn Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht ist. Kunden können innerhalb einer Kündigungsfrist kündigen.
    • Standardkurs: Mit festem Kursstart- und Kursenddatum.
    • Einzelunterricht: Alle Kurse sind üblicherweise Gruppenkurse, bis auf Einzelunterricht: Termine für Einzelunterricht werden nach einer Buchung eines Stundenkontingents zwischen Personal und Schüler abgesprochen und in die Verwaltungssoftware zwecks Abrechnung (Lehrergehalt, Stundenkontingent des Schülers) eingetragen. Einzelunterricht kann auch mit zwei Schülern gleichzeitig durchgeführt werden.
  • Pseudokategorien: Kurse haben weitere Pseudokategorien wie Intensivkurs, Abendkurs, etc. Diese sind allerdings als Eigenschaften zu verstehen. Ein Intensivkurs könnte auch Abends stattfinden.

2. Kursterminierung – wann finden welche Kurse statt:

  • Einzeltermine
  • Terminserien
    Mehrmals wöchentlich zu unterschiedlichen Uhrzeiten.
  • einzelne Ausfälle in Terminserien
  • Terminverschiebungen in Terminserien
  • protokollierte Terminserienänderung:
    Wenn sich ein wöchentlicher Kurs von 2 Stunden wöchentlich auf 3 Stunden wöchentlich ändert, wird das von der Verwaltungssoftware unterstützt. Das heißt Lehrerstundenzettel und teilgenommene Stunden der Schüler werden korrekt berechnet.

3. Kursbuchungen – Welcher Kunde bucht welchen Kurs:

  • unterschiedliche Anmeldefristen abhängig von Kurs
  • Je nach Kurs/Kurstypen wird die Bezahlung aufgeteilt in einer Anzahlung (Sofort) und einer Restzahlung (bei Kursstart).
  • Je nach Kurs verschiedene Buchungsoptionen und Tarife möglich:
    • Monatliches Abo (Mindestlaufzeit 3, 6 oder 9 Monate zu unterschiedlichen Preisen) üblicherweise bei kontinuierlichen Kursen.
    • Pakete mit unterschiedlichen Wochenkontingenten (2 Wochen, 3 Wochen,..). Üblicherweise bei Standardkursen.
    • Pakete mit unterschiedlichen Stundenkontingenten (20 Stunden, 50 Stunden,..). Üblicherweise bei Einzelunterricht. Bei Einzelunterricht (Unterricht nach Terminvereinbarung).
    • Standardkurs/Reise zum Festpreis.
  • Zusatzkosten abhängig von Kurs, Buchung und Optionen:
    • Kurse können zusätzliche Buchungsgebühren haben.
    • Buchungsgebühr nur einmal jährlich fällig. Bei weiterer Buchung innerhalb des Jahres (nicht Kalenderjahr) keine weitere Buchungsgebühr.
  • Kurse können zusätzliche Reisekosten haben.
  • Kurse können zusätzliche Materialkosten haben.
  • Zusatzoptionen buchbar gegen Aufpreis:
    • Option: offizielles Zertifikat.
    • Option: mit/ohne Verpflegung.
    • Option: mit/ohne Unterkunft (Unterkunft Kategorie A, B, C, D oder E)
    • Option: Transfer (vom Flughafen).
    • Option: eigene weitere Buchungsoptionen definierbar.
  • Abhängigkeiten:
    • Bestimmte Kurse können nur in Kombination gebucht werden. Z.B. manche Prüfungen können nur in Kombination eines 2-wöchigen Prüfungsvorbereitungskurses gebucht werden.
    • Abhängigkeiten können gelöst werden. Z.B. wenn eine Prüfung zu wenig Teilnehmer hat, dann werden auch Buchungen ohne Prüfungsvorbereitungskurs genehmigt.

4. Kursteilnahme – Welcher Kunde nimmt an welchem Kurs teil:

  • Möglichkeit zum Pausieren für Kunden ohne dass Wochen-/Monats- oder Stundenkontingente verringert werden.
  • Krankheitsfälle: bei entschuldigtem Fehlen (Attest) ohne Abzug des Wochen/Monats oder Stundenkontingents.
  • Option: Teilzeit-Teilnahme - Kunde nimmt von zwei wöchentlichen Terminen (Montags und Donnerstags) nur an einem Termin teil: Nur Montags (nur bei kontinuierlichen Kursen möglich). Stundenkontingente berücksichtigen das. Kunde kann entsprechend länger im kontinuierlichen Kurs bleiben.

5. Raum- und Lehrerverwaltung – Welcher Raum, welcher Lehrer wird für welchen Kurs verwendet bzw. eingesetzt:

  • für Terminserien
  • für Ausnahmen in Terminserien (Lehrer krank oder Terminverschiebungen)
  • für Einzeltermine
  • außerhalb stattfindende Termine z.B. Urlaubsreisen, Firmenunterricht vor Ort (z.B. Raum als Freitext, oder leer)
  • Krankheitsfälle Lehrer (Ersatzlehrer).
  • Option: Kurszusammenlegung - Möglichkeit zwei oder mehr Kurse im gleichen Raum durchführen zu lassen (bei gleichem Datum)
  • Option: Teilweise Kurszusammenlegung - z.b. ein Intensivkurs und ein Standardkurs, die morgens zusammengelegt stattfinden. Am Nachmittag hat der Intensivkurs zusätzliche Stunden ohne die Teilnehmer des Standardkurses.
  • Option: Kurs mit zu vielen Teilnehmern aufteilen auf zwei Räume und zwei Lehrer.

6. Buchhaltung:

  • Rechnungsgenerierung
  • Unter Umständen Buchungsgebühr (je nach Kurs)
  • Umbuchungen (Umbuchungsgebühr)
  • Stornierung (Stornierungsgebühr abhängig von Stornierungsdatum)
  • allgemeine Rabatte und Kurstypen abhängige Rabatte:
    • Rabatte definierbar, die auf jede monatliche Rechnung angewandt werden (z.b. Agenturbonus 1%)
    • Rabatte definierbar, die auf die erste monatliche Rechnung angewandt werden (z.b. Osterbonus 30%)
    • Rabatte definierbar in % oder €
    • Personal kann Rabatte auf Buchungen/Buchungsposten vergeben
  • Schnittstelle zu Lexware Buchhaltungssoftware:
    • Lehrergehälter, Stundenübersicht
    • Kundenrechnungen / Übersicht der Einnahmen durch Kursteilnehmer

7. Webschnittstelle:

  • Die Kursverwaltung kann über eine Webschnittstelle abgefragt werden (z.b. SQL)
  • Webschnittstelle erlaubt:
    • auslesen der Kurse, Kursterminierungen, Kurstypen, Kurskategorien
    • auslesen der Kurspreise (inkl. Buchungsoptionen, Buchungstarife, etc.)
    • auslesen der aktuellen Teilnehmerzahlen
    • auslesen der Rechnungen (z.b. monatliche Rechnungen)
    • das Eintragen von neuen Buchungen in die Verwaltungssoftware (Kunden buchen über Homepage)
    • Stornierung und Umbuchung (Kunden stornieren/buchen um über die Homepage)
    • Option: Webschnittstelle erlaubt das Eintragen neuer Kurse. Dies würde verwendet werden um Kurse von externen Agenturen oder Firmen eintragen zu lassen (Im Prinzip sind das nur Kursanfragen). Dafür würde ein entsprechender Geschäftskundenbereich auf der Homepage entwickelt werden. Diese Kurse sind nicht öffentlich findbar, sondern z.b. in einer speziellen Kurskategorie gespeichert.

Eine Datenübernahme aus einer Filemaker-Anwendung wäre wünschenswert. Dateityp wäre ein Excel-Format.

Es sind ca. 10 Software-Arbeitsplätze geplant.

Aufgrund der vom Suchenden gemachten Angaben, kommen unter anderen folgende Softwarelösungen in Frage:

EWU SEMINARVERWALTUNG mit Online + Quali + Ressource + Auswert + Statistik-Modul   
Die EWU SEMINARVERWALTUNG ist eine komplexe Modulsoftware mit folgenden Möglichkeiten: Teilnehmerverwaltung, Seminarverwaltung, Faktura (Rechnungslegung), Serienmails und Serienbriefe, komplettes CRM-Modul, Seminararchiv, Controlling, Ressourcenverwaltung, Honorarerfassung, Online-Modul, Hotelreservierung, Mitgliederverwaltung, Personalqualifizierung/Planung, Dozentenverwaltung, Raum- und Terminplanung mit Kalenderfunktionen, komplette Faktura, Überwachung und Bereitstellung der Unterrichtstechnik- und Materialbereitstellung für das jeweilige Seminar ... mehr
Seminare effizient verwaltenSeminare effizient verwalten    
MARVA ist die modernste Seminarverwaltungssoftware auf dem Markt, mit Fokus auf effiziente Arbeitsabläufe. MARVA bietet auf den ersten Blick eine Übersicht aller anstehenden Ereignisse und offenen Aufgaben. Egal, ob Bestätigungen an alle TeilnehmerInnen eines Seminars versendet werden sollen oder schnell ein verfügbarer Raum für einen Workshop gefunden werden muss; MARVA informiert Sie prompt. Zudem haben Sie alle Daten an einem Ort – die mehrfache Dateneingabe an unterschiedlichen Stellen hat damit eine Ende. Jetzt Demo-Version anfordern! ... mehr
Modulares Softwarepaket zur professionellen Seminarverwaltung 
BTS ist als Standardsoftwarelösung zur professionellen Seminarverwaltung konzipiert für Unternehmen der Bildungsbranche. Der Einsatz ist zu empfehlen für. Bildungsstätten oder Bildungseinrichtungen, die Weiterbildungsmaßnahmen, Förderlehrgänge oder Kurse anbieten, offen oder als Inhouseschulung (Firmenschulung), Schulen (z.B. Berufsausbildungen, Weiterbildungen, Sprachschulen, Musikschulen, Volkshochschulen, Tanzschulen), Unternehmen, die Veranstaltungen oder Events organisieren oder durchführen ... mehr
ERP-Software für Firmenkurse, Inhouse-Training, Seminare, Workshops und Sprachkurse 
SEMCO steht für eine webbasierte Kurs- und Seminarverwaltung, die speziell für die Anforderungen von Schulungs- und Trainingseinrichtungen entwickelt wurde. Im Rahmen einer langfristigen Zusammenarbeit und regem Informationsaustausch mit Anbietern von Firmentraining, Seminaren, Sprachschulen sowie interkulturellem Training entstand eine sehr effiziente und leicht erlernbare Branchenlösung, welche die Anforderungen des Tagesgeschäfts nicht nur sehr gut abdeckt, sondern auch von den Anwendern intuitiv bedient werden kann ... mehr
Branchenlösung für Campus Management, Seminarverwaltung  
daylight ist eine leistungsstarke Software, mit der Sie Ihr Aus- und Weiterbildungs- sowie Kurs- und Seminarangebot planen und vermarkten, Ihre gesamte Anlässe abwickeln und Ihr Angebot systematisch optimieren. daylight bietet Ihnen umfassende Funktionen für Planung, Angebots-Publikation und -Vermarktung, Anmelde- und Lead-Management, Ressourcen-Verwaltung, Abrechnung und Erfolgskontrolle. daylight kann einfach in bestehende oder neu von uns für Sie erstellte Webauftritte integriert und mit Best-of-Class-Applikationen aus den Bereichen eLearning, CRM, CMS etc ... mehr
Softwarelösung für das Seminarmanagement für Desktop, Web und MobileSoftwarelösung für das Seminarmanagement für Desktop, Web und Mobile   
Unsere Software "Semi" gehört zu den leistungsfähigsten Lösungen für das Bildungsmanagement die derzeit erhältlich sind. Semi wurde in allen Bereichen optimiert, um Geschäftsprozesse in Bildungseinrichtungen effizient abzubilden. Es verfügt über eine übersichtliche und intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche. Für alle wichtigen Aufgaben gibt es Assistenten und Schnelldialoge, sowie ein Video Lerncenter mit interaktiven Lernprogrammen. Der Funktionsumfang von Semi gehört zum High End Bereich. Daher ist Semi eines der modernsten und fortschrittlichsten Systeme seiner Art ... mehr
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cmxOrganize ist eine ganzheitliche Cloud-Lösung zum Planen, Publizieren, Durchführen, Buchen, Abrechnen und Auswerten von Bildungsangeboten in Echtzeit inkl. Ressourcenmanagement, Raum- und Terminplanung, Displayanzeige, Kontaktverwaltung (Teilnehmer, Dozenten, Mitglieder, ..) Faktura, Controlling, Kommunikation (Mail, Brief, SMS, Webconferencing, Chat), Personalqualifizierung, u.v.m. cmxOrganize wird - unabhängig vom Betriebssystem - verschlüsselt über das Internet aufgerufen., cmxOrganize ist eine flexible Lösung, die sich Ihren Bedürfnissen und Gegebenheiten anpasst ... mehr
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Prozesse in der Bildungsadministration sind zum Teil sehr komplex und anspruchsvoll. welante bietet mit dem KursManager ein umfassendes Verwaltungssystem als Unterstützung, um die Prozesse in der Kursverwaltung von der Planung bis hin zur Abrechnung und Auswertung zu vereinfachen sowie die Administration der Teilnehmenden, Dozierenden und Räume zu erleichtern. Der KursManager unterstützt Sie bei der …. Administration der Teilnehmenden, Verwaltung der Bildungsangebote, Kurs- und Semesterplanung ... mehr
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Das SoftGuide Rechercheteam erarbeitet weitere potenzielle Lösungen...
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen zu diesem Projekt
Projektdokumentation
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentationen zur Verfügung:

Projektstatistik (Stand 19.09.2017)

Anzahl
Recherchierte und befragte Lösungen 28
Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) 16 (8)
Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche 49
Erhaltene E-Mails von Anbietern (z.B. mit Antworten auf den Fragenkatalog) 15
Direkte Antworten auf die Ausschreibung 7
Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten 117

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