Wir sind ein mittelständisches Unternehmen im Bereich Erd-, Straßen und Tiefbau. Wir haben z.Zt. ca. 200 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten. Wir nutzen derzeit eine Bausoftware für die Bereiche Kalkulation, Aufmaß /Abrechnung, Rechnungserstellung und Buchhaltung (Bereichsweise). Aufgrund unseres Wachstums an allen Standorten haben wir in den letzten 2-3 Jahren bereits im Bereich der Server-Anbindungen etc. einiges aktualisiert / ergänzt. Alle Mitarbeiter wählen sich mittels Standleitung / VPN-Leitung in den Server mit der aktuellen Bausoftware ein.
Wir bearbeiten zu 70-80 % öffentliche Ausschreibungen und müssen aufgrund steigender Anforderungen bei der Angebotserstellung (e-Vergabe etc.) unsere Arbeitsabläufe anpassen bzw. die Effektivität steigern.
Das Programm / die Programme sollen folgende Bereiche abdecken:
- Kalkulation / Nachträge
- Aufmaß / Abrechnung
- Rechnungsstellung
- Buchhaltung
- Verwaltung Geräte/ Gerätedaten
Im nachfolgenden benennen wir die Anforderungen (bzw. „Wunschliste“) aufgrund unserer Erfahrungen mit der derzeitigen Bausoftware.
Da ich hauptsächlich kalkuliere ist in den Anforderungen vieles aus den täglichen Arbeitsabläufen dargestellt. Weitere Kollegen, die andere Bereiche abdecken, werden die Anforderungsliste dementsprechend noch anpassen. Diese können wir gerne nachreichen.
Anforderungen allgemein an „Bausoftware“:
1. Allgemein
- Einfacher und übersichtlicher Aufbau, ähnlich Windows-Programme.
- Möglichst mit „zurück“-Funktion bei Fehlern wie z.B. versehentliches Löschen.
- Bei Einwahl ins Bauprogramm - Übersicht der zuletzt bearbeiteten Maßnahmen, wie es u.a. bei MS Office möglich ist.
- Einfache und schnelle Suchfunktionen.
- Möglichst eine Bausoftware mit lieferbaren Handbuch. Software nur über F1-Hilfe ungern.
- Standortspezifische Zuschläge grundsätzlich gleich eintragen / anbieten (Vorauswahl / Vorgabe Standart).
- Variable Gestaltung der unterschiedlichen Auswertungen / Drucke.
2. Bereich Kalkulation
- Möglichst mit Kalkulation / Bearbeitung im „Echtzeitmodus“. Ohne weitere Summenläufe und andauernde Bestätigungen („wollen sie das wirklich“). Die „Auswirkungen“ der Eingaben direkt sehen können. Bei Änderungen an der Kalkulation z.B. direkt die Veränderungen im LV anzeigen bzw. in den EFB-Datenblättern ohne weitere Zwischenschritte.
- Einfache und schnelle Erstellung von Nachunternehmeranfragen, möglichst direkt aus der LV-Maske heraus. Markierungsmöglichkeiten bei der ersten Sichtung des LV´s , welche Positionen angefragt werden müssen (Lieferanten / Nachunternehmer).
- Standortspezifische Zuschläge grundsätzlich gleich eintragen / anbieten (Vorauswahl / Vorgabe Standart).
- Bei Änderungen der Gaeb-Dateien nach/ während der Kalkulation des Angebotes möglichst Abgleich altem/neuem LV und automatischen / einfachen Übertrag der Kalkulation von unveränderten Positionen.
- Schnelle Anpassung im Ausdruck / Anlegen eines Briefpapieres für z.B. eine Bietergemeinschaft und möglichst im Programm integriert (kein separaten Schabloneneditor o.ä.).
- „Echtzeitkalkulation“ mit schnellem Auswurf wie z.B. Titelsummen.
- Kalkulation übersichtlich mit Unterpositionen / Blöcke sowie mit Summenausgabe. Leistungsansätze möglichst über einzelne Blöcke / Unterposition.
- Einbindung Standardleistungsverzeichnis + einfacher Abruf der vorkalkulierten Positionen (mögl. Mit Maus aus einem strukturierten Verzeichnis hineinziehen).
- Erstellung von Arbeitspaketen etc. möglichst nach Benutzer geordnet erstellen und ablegen.
- einfache und übersichtliche Geräteerfassung sowie Zugriff auf diese hinterlegten Daten bei der Kalkulation.
- EFB-Blätter: gerne zwei Erfassungsmöglichkeiten:
- direkte Übernahme der Kalkulationswerte sowie Zuschläge ohne weitere Eingaben.
- veränderbar durch Anpassung Zuschläge o.ä. („EFB-Lügenblatt“).
- EFB-Blatt 2: Aufgliederung der Einheitspreis neben der Übernahme der Daten aus Kalkulation möglichst auch die direkte Anpassungsmöglichkeit mit Maus um „gewisse“ Zahlen ändern zu können.
- Bei Ausdruck Angebots-LV möglichst alle nicht verpreisten Positionen (0,00 €) automatisch weglassen.
- Vor Angebotsabgabe ist es manchmal erforderlich alle Pos. mit Bietertexten anzeigen zu lassen und auszudrucken, damit diese, sofern sie nicht direkt im Bauprogramm gleich mit eingetragen werden, dann händisch im Langtext-LV eingetragen werden können.
- Auswurf der kalkulierten Nachunternehmerleistungen. Bei öffentlichen Ausschreibungen werden diese dann je NU mit den betreffenden Positionen eingereicht (Formblatt NU-Einsatz).
- Möglichst schneller Ex- und Import des Leistungsverzeichnisses für eine „Schnellkalkulation“ mittels Excel. Hierzu soll der Export über Auswahl der gewünschten Spalten erfolgen. Der Import soll ähnlich erfolgen mit dem Ziel, nur die Einheitspreise in das Bauprogramm-LV zu übernehmen, damit darüber das Angebot einschl. Gaeb-Datei erstellt werden kann.
3. Aufmaß + Abrechnung
4. Buchhaltung
Die Software wird für ca. 45 Software-Arbeitsplätze benötigt, davon:
- ca. 20 ständige Nutzung (Kalkulation, Abrechnung, Buchhaltung, Geräteeingabe)
- ca. 15 Nutzer mit Einwahl mind. 1x täglich für Abrechnung / Nachträge
- ca. 10 Nutzer, die sich 1-2x pro Woche einwählen für Abrechnung / Nachträge
