Für unser mittelständisches IT-Dienstleistungsunternehmen suchen wir ein ERP-System zur Unterstützung unserer Unternehmensprozesse. Zur Zeit nutzen wir ein eigenentwickeltes ERP-System, dass bisher folgende Aufgabenbereiche abdeckt:
- Projektverwaltung
- Angebotsverwaltung
- Auftragsverwaltung
- Rechnungsstellung
- Zeiterfassung für Mitarbeiter (im Projekt)
Das neue ERP-System soll folgende Anforderungen erfüllen:
Mandanten- und Stammdaten
- Dashboard: Benutzerseitig konfigurierbare Startseite/Maske des ERP mit Anzeige benutzerspezifischer Inhalte für Mitarbeiter, Projektleiter, disziplinarische Vorgesetze, PMO (Projektmanagement Office / Auftragsabwicklung)
- Stammdaten:
- Verwaltung eigener unternehmensspezifischer Kontaktdaten sowie die Möglichkeit verschiedene Adressen hinterlegen zu können.
- Verwaltung mehrerer eigener Bankverbindungen
- Rechnungsdatenerfassung: Verwaltung von verschiedenen Steuersätzen im Rahmen der Rechnungsstellung mit Gültigkeitszeitraum und mit späterem Übertrag der Werte in die Ausgangsrechnungen
- Organisation (Marktsegment Department):
- Abbildung der Organisationsstruktur des Unternehmens mit Übersicht und Verknüpfungsmöglichkeit verschiedener Abteilungen/Departments und Benutzern (Rollen)
Hierarchische und nicht hierarchische Rollen müssen verteilbar sein.
- Definition und Datenerfassung für Marktsegmente mit Marktsegment-Leiter, pauschaler und personeller Kosten sowie Gemeinkosten und Zuschläge.
- Mitarbeiterverwaltung:
- Vollständige Mitarbeiterübersicht mit allen relevanten Informationen und Filterbarkeit von Mitarbeitern nach verschiedenen Kriterien (aktuelle, ausgeschiedene etc..)
- Umfassende Datenerfassung für Mitarbeiter mit disz. Vorgesetzten, Soll-Arbeitszeit, Urlaubsanspruch und Kostenübersicht.
- Erfassung von Kostenübersichten von internen Mitarbeiter bzgl. Zuordnung einer Kostenstelle mit Erfassung sowohl pauschaler als auch echter Kosten bzw. Stundensätzen und Arbeitsplatzpauschalen.
- Bezüglich der Einteilung pauschaler und echter Kosten für Mitarbeiter dürfen die echten Kosten nur für bestimmten Benutzer sichtbar sein (Controlling und Führungskräften).
- Erfassung von Arbeitsplatzpauschalen von Mitarbeitern.
Kunden und Lieferanten
- Kunden- und Lieferanten-Verwaltung:
- Vollständige Kunden-/Lieferantenübersicht (ohne Sucheingaben) mit allen relevanten Informationen sowie Zuordnung und Übersicht der Ansprechpartner beim Kunden
- Neuanlage und Bearbeitung von Ansprechpartnern (Kunden).
Spezielle Kennzeichnungen für Ansprechpartner (z.B. "Ausgeschieden") notwendig.
- Kunden- und Lieferanten-Datenerfassung:
- Datenerfassung für Kunden/Lieferanten mit allgemeine Kontaktdaten, Bankverbindung, Kostenstelle und ein freiem Notizfeld.
- Interne Mitarbeiterzuweisung zu einem Lieferanten nötig.
Externe Mitarbeiter
- Spezielle Anforderungen - Externe Mitarbeiter:
- Umfassende Datenerfassung für Externe Mitarbeiter analog zu einem internen Mitarbeiter, zusätzlich mit der Kennzeichnung "EXTERN".
Zuweisbarkeit eines externen Mitarbeiter zu einem internen Ansprechpartner.
- Externe Mitarbeiter müssen bei der Erfassung im Rahmenvertrag und bei Eingangsrechnungen in der Rolle "Kunde/Lieferant" abbildbar sein.
- Erfassbarkeit mehrerer unterschiedlicher Stundensätze für Externe Mitarbeiter, die in Abhängigkeit des Projekteinsatzes gelten.
- Möglichkeit externe Mitarbeiter als Mitarbeiter im Projektteam zu erfassen und in der Personal- und Ressourcenplanung abzubilden.
Rahmenverträge
- Vertragsverwaltung: Vollständige Übersicht mit allen laufenden Rahmenverträgen (ohne Sucheingaben) mit der Option benutzerseitig einen neuen Rahmenvertrag anzulegen
- Vertragsdatenerfassung:
- Abbildungsmöglichkeit einer hierarchischen Vertragsstruktur mit der Option einen Rahmenvertrag als höchste Hierarchieebene festzulegen
- Datenerfassung im Rahmenvertrag bzgl. Laufzeit, Stundensätze, Zahlungsziel und allgemeiner Vertragsdaten
- Zahlungsziel im Rahmen der Vertragsdatenerfassung sind sowohl in Tagen als auch in Wochen flexibel zu erfassen.
- Verknüpfungsmöglichkeit von Dokumenten/Dateien zu einem Rahmenvertrag.
- Zuordnung und Navigation von Rahmenverträgen zu Angeboten, Aufträgen und Projekten.
Zusätzliche Bereitstellung eines oder mehrerer Stundensätze für Angebote, Aufträge, Projekte und Rechnungen.
Angebote
- Angebotsverwaltung:
- Vollständige Übersicht der laufenden Angebote (ohne Sucheingaben).
- Möglichkeit zum Anlegen und Bearbeiten von Angeboten.
- Selektions-/Filtermöglichkeiten zur Angebotsübersicht für bestimmte Benutzer(-gruppen).
- Angebotsdatenerfassung:
- Detaillierte Datenerfassung für Angebote mit div. allgemeine Angebotsdaten, Sonderkosten, Kalkulationen, Zahlungsmeilensteinen. Eine Möglichkeit Angebotsunterteilungen durchzuführen.
- Möglichkeit eines Abgleichs ursprünglich geschätzter Angebotsdaten mit den tatsächlichen Angebotsdaten (nach Nachverhandlungen).
- Möglichkeit eine Angebotsunterteilung vorzunehmen, um ein Angebot hinsichtlich verschiedener Angebotsbestandteile (Festpreis und Aufwand) aufzusplitten.
- Freie Verknüpfungsmöglichkeit von Dokumenten/Dateien für Angebote.
- Zuordnung und Navigation von Angeboten zu Aufträgen, Projekten und Rahmenverträgen.
- Zahlungsmeilensteine:
- Möglichkeit der Erfassung von Zahlungsmeilensteinen mit der Option diese später in den entsprechenden Auftrag zu übernehmen.
- Möglichkeit Dokumente bzw. Dateien für mögliche Rechnungen nach Beauftragung anheften zu können.
Aufträge
- Auftragsverwaltung:
- Vollständige Übersicht der laufenden Aufträge (ohne Sucheingaben)
- Möglichkeit Angebote anzulegen und zu bearbeiten.
- Selektions-/Filtermöglichkeiten zur Angebotsübersicht
- Auftragsdatenerfassung:
- Detaillierte Datenerfassung für Aufträge mit div. allgemeine Auftragsdaten, Sonderkosten, Zahlungsmeilensteinen etc.
- Eine Möglichkeit Angebotsunterteilungen durchzuführen.
- Möglichkeit der Zuordnung bzw. Navigation von Aufträgen zu Angeboten und Projekten.
- Freie Verknüpfungsmöglichkeit von Dokumenten/Dateien für Aufträge.
- Möglichkeit der Zuordnung und Navigation von Aufträgen zu Angeboten, Projekten, Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Rahmenverträgen.
- Zahlungsmeilensteine:
- Anzeige einer Übersucht der Kosten gemäß Auftrag in einem Forecast. Möglichkeit der Forecast-Erfassung bieten.
- Erfassungsmöglichkeit von mehreren Belegen zu einer Rechnung mit der automatischen Generierung von Zahlungsmeilensteinen aus Auftragsdaten/Angebotsdaten mit Zeitraum, Zahlungsweise (monatlich, quartalsweise, einmalig) und Summe.
- Eingangsrechnungen: Rechnungsübersicht zur Verwaltung eingehender Rechnungen mit Zuordnung zu Angeboten und Aufträgen mit diversen Funktionen (Neu-Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Dokumentenverknüpfungen)
- Ausgangsrechnungen:
- Rechnungsübersicht zur Verwaltung ausgehender Rechnung mit Zuordnung zu Angeboten und Aufträgen mit diversen Funktionen (z.B. Neu-Anlegen, Bearbeiten, Löschen, Dokumentenverknüpfungen).
- Erfassbarkeit von diversen Daten zu Ausgangsrechnungen (z.B. Rechnungsstatus. Empfänger, Anschrift, Projektbezug etc...)
- Mahnungen: Markierungsfunktion über den Mahnzustand mit den Zeitpunkten: 1. Mahnung, 2. Mahnung, Anwalt.
Projekte bzw. Projektverwaltung
- Projektverwaltung:
- Vollständige Übersicht der laufenden Projekte (ohne Sucheingaben)
- Möglichkeit zum Anlegen und Bearbeiten von Projekten.
- Selektions- und Filtermöglichkeiten zur Projektübersicht.
- Möglichkeit der Anlage von Projekten unabhängig von Angebot und Auftrag bieten - benutzerabhängig.
- Abbildbarkeit eines Projektstrukturplans ermöglichen. Projekte müssen sich hierarchisch strukturieren lassen bzw. eine Klammerung von Projekten ermöglichen
- Projektdatenerfassung:
- Detaillierte Datenerfassung für Projekte hinsichtlich allgemeiner Projektdaten, Benutzerbasierter Zuordnung etc.
- Freie Verknüpfungsmöglichkeit von Dokumenten und Dateien für Aufträge.
- Möglichkeit für Projektleiter beliebige Mitarbeiter seinem Projekt hinzuzufügen oder entfernen zu können.
- Übersicht über den Projektstatus gewährleisten bezüglich Ist-Aufwand, Projekttermine, Plan/Soll-Stunden (aus Auftrag).
- Freie Verknüpfungsmöglichkeit von Dokumenten und Dateien für Projekte.
- Möglichkeit der Zuordnung und Navigation von einem Projekt zu Angeboten, Aufträgen und Rahmenvertrag.
- Personal- und Ressourcenplanung
Zeiterfassung
- Zeiterfassungsverwaltung:
- Berücksichtigung des Arbeitszeitgesetzes im System.
- Zeiterfassung sowohl für Projekte als auch für Aufgaben im Projekt.
- Detaillierte Zeiterfassungsmöglichkeit für den Mitarbeiter bieten mit projektbezogenen Buchungsmöglichkeiten.
- Schnellerfassung von Mitarbeiterzeiten für PMO mit Protokollierung bzw. Änderungshistorie.
- Funktion für einen Mitarbeiterseitig durchführbaren Monatsabschluss mit konsistenten Zeiterfassungs- und Buchungsmechanismen.
- Zeit- und Urlaubskonten müssen administrativ vom Controlling verwaltet werden können
- Zeiterfassung Mitarbeiter:
- Urlaubskonto mit verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten
- An- und Abmeldefunktion am System für den Mitarbeiter als Hilfestellung für seine Anwesenheitszeit und zur Erfassung einer aktuellen Anwesenheitsliste für das Unternehmen.
- Keine Speicherung dieser Daten und bei "Nicht-Anmeldung" kein Rückschluss auf die Art der Abwesenheit.
- Bei Buchungen auf ein Projekt "Betriebsausschuss" keine Sichtbarkeit für den disz. Vorgesetzten des Mitarbeiters.
- Zeiterfassung im Projekt:
- Möglichkeit der Umbuchung bestehender Projektstunden (von einem Projekt auf ein anderes) - ohne Änderung der Anzahl der Stunden und des Kommentartextes der Buchung.
- Möglichkeit der Umbuchung bestehender Mitarbeiterstunden (auf ein gewünschtes Zielprojekt) - ohne Änderung der Anzahl der Stunden und des Kommentartextes der Buchung.
- Anzeige des Restaufwands einer Aufgabe / eines Projektes in der Zeiterfassung mit Hervorhebung falls Restaufwand < 0.
- Buchung auf ein Projekt seitens eines Mitarbeiters ermöglichen auch wenn Restaufwand des bearbeiteten Projektes < 0 - aber auch Meldung in der Zeiterfassung falls ein Projekt ausgebucht ist.
- Bestätigungsfunktion für kontrollierte Zeiten seitens eines TL/PL erforderlich und ggfs. Sichtbarkeit durch einen Status.
- Sichtbarkeit der Personen in der Detailansicht der Zeiterfassung für den PL sicherstellen, welche aktiv auf das Projekt buchen.
Personen mit Zugriff auf die Detailansicht jedoch ohne Buchungen sind nicht für den PL sichtbar.
- Anträge und Vorgänge:
- Benutzer-/rollenbasierte Sichten auf den Abwesenheitskalender eines Mitarbeiters (MA, disz. Vorgesetzter, CTR, CEO) mit Konfigurierbarkeit des Darstellungszeitraums und Option zur Gruppierung von Mitarbeitern
- Jahreskalender mit zweckmäßiger Übersicht und hervorgehobener Darstellung von Einträgen/Tagen
Auswertungen
- Auswertung von Unternehmenskennzahlen über eine zu füllende Excel-Vorlage mit entsprechenden Werten.
- Detaillierte Auswertung von Personalkosten unter Angabe verschiedener Kriterien (Zeitraum, Mitarbeiter, Attribute).
- Auswertung interner Daten für interne Verrechnungen über alle Departments und unter Anzeige Department-fremder Projektmitarbeiter.
- Auswertung der Arbeitsplatzpauschale für Mitarbeiter/Externe.
- Kostenübersicht in Bezug auf die Organisationsstruktur unter Berücksichtigung verschiedener Filterkriterien.
- Detaillierte Auswertung von Auftragsdaten.
- Selektion und Export von Projektinformationen bezüglich unterschiedlicher Kriterien.
- Spezifische Projektdatenauswertung für Projektleiter mit verschiedenen Filtern.
- Mitarbeiterbezogene Auswertung für Projektdaten - welcher Mitarbeiter ist in welchem Projekt?
- Verschiedene Übersichten/Kalkulationen von Projekt-bezogenen Kosten.
- Benutzer- bzw. rollenabhängige Übersicht eines Zeitwertkontos mit verschiedenen Ansichten, u.a. für Projekt und Wartung.
- Auswertung bzw. Darstellung der vom Mitarbeiter erfassten Zeiten, ausschließlich für den Mitarbeiter selber.
- Auswertung von Zeiten, welche ein Mitarbeiter im Projekt gebucht hat für disz. Vorgesetzte und aufwärts mit Filterkriterien.
- Auswertung speziell für PL für alle laufenden Projekte mit der Zeiterfassung des Vormonats und den gebuchten Stunden eines Mitarbeiters zu einem Projekt.
Rollen und Rechte
- Rollenbeschreibungen:
- Benutzerrollen mit Zuordnung der firmeninternen Organisationsstruktur.
- Vergeben von Stellvertreter-Rollen ermöglichen.
- Rechtezuweisung:
- Detaillierte Berechtigungsvergabe für den Zugriff von einzelnen Dialogen und Funktionen.
- Zuweisung der Berechtigungen unter Berücksichtigung der Rollenhierarchie.
- Spezielle Rechtevergabe bzw. Rollendefinition für besonders sensible Daten.
- Verschiedene Übersichten auf Rollen bezüglich der Projektberechtigungen
- Verwaltung von detaillierten Projektberechtigungen mit Vererbung von Mitarbeiterberechtigungen.
- Auswertung der Rollen und Rechte: Übersicht- bzw. Überprüfungsmöglichkeit der Berechtigungen bzw. Rollen.
Technische Rahmenbedingungen
- Inhouse-Hosting, keine Cloud
- Single Sign On
- Mehrere Dialoge innerhalb einer Session möglich bsp. Vergleichen von Projekten bzw. mehrere Projekte zeitgleich betrachten können
- Web-GUI
- Remote-Zugriff erforderlich
- SQL-Datenbank
- Browserzugriff bzw. Mobile App für Zeiterfassung
- ID-Generierung – keine doppelten IDs (Mitarbeiter-ID, Projekt-ID)
- Re-Login ans System ermöglichen
Es sind ca. 40-80 Arbeitsplätze mit umfassenden Zugriff geplant und ca. 200-400 Mitarbeiter sollen Zugriff nur auf die Zeiterfassung erhalten.
