Beim ABF Versorgungsmanagement dreht sich alles um das Wohl der Patienten. Mit cobra CRM PLUS wird das Team bei seiner Arbeit unterstützt und gleichzeitig der Kundenservice optimiert.
Die ABF Versorgungsmanagement GmbH ist ein medizinischer Dienstleister, der sich auf besondere Therapien spezialisiert hat. Viele schwerstkranke Menschen befinden sich in einer Dauertherapie. Die ambulante Versorgung ermöglicht ihnen mehr Lebensqualität und Eigenständigkeit. Seit der Gründung im Jahr 2003 haben die Pfleger der ABF über 1000 Patienten ambulant betreut.
Vor der Einführung von cobra wurden sämtliche Stammdaten in Excel-Listen verwaltet, digitale Dokumente waren in Ordnern lokal auf dem Rechner abgelegt. Ein Gesamtüberblick in einer Datenbank fehlte, bei einer telefonischen Rückfrage musste in der Regel die Papierakte geholt werden. Das hatte eine zeitaufwändige Suche zur Folge. „Es war sehr kompliziert, den Überblick zu behalten“, bestätigt der Geschäftsführer Walter Koch.
„Es war sehr kompliziert, den Überblick zu behalten“
Seit letztem Jahr befindet sich die ABF Versorgungsmanagement GmbH stark im Wachstum. Die beiden Firmengründer Manuela Savic und Walter Koch suchten eine Lösung, mit der sie klare Strukturen schaffen und Daten systematisch erfassen konnten. Mit der Einführung von cobra CRM PLUS wurde hierfür der Grundstein gelegt. Die Anforderungen waren schnell geklärt: die Übernahme der Stammdaten aus den Excel-Listen, eine einfache Pflege der Kontakthistorie sowie das Verknüpfen mehrerer Datensätze untereinander. Außerdem sollten in Zukunft alle ambulanten Einsätze im CRM dokumentiert werden können.
Klare Strukturen schaffen
In der Adressmaske werden nun die Kontaktdaten von Patienten, Ärzten, Kliniken, Pflegediensten, Lieferanten, Apotheken, Krankenkassen und Sozialstationen gepflegt. Die Daten landen mittels Add-In automatisch im Outlook, wo Termine und Aufgaben verwaltet werden. Ein SQL-Trigger sorgt dafür, dass in der Zusatztabelle die Adressen automatisch eingetragen werden, die beim Patienten mit der Funktion Adresse verknüpfen verbunden werden. So ist es möglich, aus den Kontaktdaten des Patienten heraus einen Brief an die verknüpfte Krankenkasse oder den Arzt zu erstellen. Ein standardisierter Formularsatz, der im System hinterlegt ist, erleichtert die Arbeit enorm. Die tutum GmbH sorgte dabei für die individuelle Anpassung. Mit einem Klick werden alle nötigen Formulare generiert: vom Stammblatt über den Infusionsplan, Rezeptanforderungen, Anmelde- und Bestellformulare bis hin zu Besuchsberichten. Die Firmenleitung ist begeistert von der lückenlosen Dokumentation, die mit cobra CRM PLUS möglich ist. „Den Nutzen in der Kundenbindung habe ich dann, wenn eine Rückfrage kommt“, bestätigt Walter Koch. Auch die Firmenchefin Manuela Savic ist von der cobra CRM-Lösung überzeugt: „Bei uns herrscht nun viel mehr Ordnung im System. Man findet die Sachen sofort, alles ist übersichtlicher und strukturierter – das ist sehr schön!“
Die Zukunft mit cobra Mobile CRM
Die 24-Stunden-Rufbereitschaft erfordert viel Flexibilität vom Personal. Deshalb soll demnächst cobra Mobile CRM zum Einsatz kommen. Walter Koch möchte dafür das iPhone sowie das iPad nutzen: damit greift er jederzeit auf alle Kundeninformationen aus cobra CRM PLUS zu – egal, wo er sich gerade befindet.
