PAMEC Personaldienstleistungen, ein Unternehmen der Papp Gruppe mit Sitz in Nürnberg, haben sich auf die Vermittlung von qualifizierten technischen Mitarbeitern aus den Bereichen IT, Elektrotechnik und Maschinenbau spezialisiert.
Jeden Monat gehen bis zu 200 Bewerbungen ein. Vor der Einführung des neuen Bewerbermanagementsystems, bestehend aus der CRM-Software cobra, der DMS-Software DocuWare sowie dem webbasierten Workflowsystem JobRouter, mussten alle Daten vom Originaldokument manuell übertragen werden. Die Unterlagen in Papierform wanderten einen langen Weg vom Posteingang bis zum jeweiligen Bearbeiter. Die von der tutum GmbH entwickelte Lösung ermöglicht es, bestimmte Arbeitsschritte zu automatisieren: Bei der Onlinebewerbung tragen die Bewerber ihre Stammdaten ein und können ihre Bewerbungsunterlagen hochladen. Diese landen sofort im DocuWare-Archiv und im JobRouter. Die Bewerber erhalten automatisch eine Eingangsbestätigung per E-Mail. Nach wie vor gibt es auch postalische Bewerbungen. Diese werden am Posteingang gescannt und in digitaler Form archiviert, gleichzeitig wird eine personalisierte Eingangsbestätigung generiert und automatisch gedruckt. Lange Wege quer durch das Haus sind nicht mehr nötig, und die zeitnahe Bearbeitung kommt sowohl den Bewerbern als auch den Kunden der PAMEC Personaldienstleistungen zugute.
Bei der gesamten Umsetzung lag das Augenmerk der tutum GmbH darauf, die Software-Applikation individuell zu gestalten und auf die konkreten Bedürfnisse des Unternehmens abzustimmen. Durch die Integration von cobra, JobRouter und DocuWare wurde der gesamte Prozess optimiert: von der schnellen Erfassung der eingehenden Bewerbungsunterlagen über die Archivierung und Bearbeitung bis hin zur Terminvereinbarung für das Bewerbungsgespräch. Über die cobra CRM-Schnittstelle zu DocuWare kann der Mitarbeiter bequem aus dem CRM PLUS auf alle Recruiter-, Mitarbeiter- und Bewerberinformationen, wie zum Beispiel Lebenslauf und die gesamte Kontakthistorie, im DocuWare-Archiv zugreifen. Die internen Prozesse werden dadurch erheblich beschleunigt und vollständig von Papier befreit. Das spart Zeit und Geld.
Das Ergebnis: Potenzielle Mitarbeiter können schneller an Kunden vermittelt werden. Das sorgt für Zufriedenheit auf allen Seiten.
