Mehrere tausend Personalunterlagen im Monat archiviert die Zeitarbeitsfirma Tina Voß GmbH im zentralen Dokumenten-Pool. Die digitale Personalakte ermöglicht den schnellen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten. Ein integrierter Workflow sorgt dafür, dass geeignete Bewerber in kürzester Zeit an passende Unternehmen vermittelt werden können.
„Täglich türmten sich auf den Schreibtischen Papierberge mit Bewerbungen, die durchgesehen und bewertet werden mussten“, erinnert sich Tina Voß. Sie hat das Unternehmen in 1996 gegründet.
Der Wunsch nach mehr Übersichtlichkeit durch eine Optimierung der Ablage war daher ausschlaggebend für den Einsatz eines DMS. Neben der revisionssicheren Archivierung stand vor allem der schnelle und zentrale Zugriff auf alle Bewerbungsunterlagen und Personalakten im Vordergrund. „Unsere Ansprüche sind hoch, wir haben lange nach einem geeigneten System gesucht“, betont die Geschäftsführerin. Für DocuWare sprach unter anderem die Möglichkeit, das System individuell an die speziellen Bedürfnisse der Zeitarbeitsfirma anzupassen. Wichtigstes Entscheidungskriterium allerdings war die Integrationsfähigkeit von DocuWare mit der vorhandenen Zeitarbeitssoftware AÜOffice. In enger Zusammenarbeit mit dem DocuWare-Partner wurde die Schnittstelle realisiert. „Die Fachkompetenz und das Engagement des Nürnberger Softwarehauses haben uns überzeugt“, sagt Tina Voß. „Die Arbeitsabläufe sind transparenter und sehr viel schneller geworden. Das kommt auch unseren Kunden zugute. Wir können heute den richtigen Bewerber in noch kürzerer Zeit vermitteln.“
Tina Voß, Geschäftsführung Tina Voß GmbH, Personaldienstleister
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