In der Verwaltung schlummert in vielen Unternehmen ein beachtliches Rationalisierungspotenzial. Vor allem der extensive Einsatz von Papier und Aktenordnern belastet Betriebe und Organisationen. Mit speziellen Lösungen zum elektronischen Belegversand tritt die gotomaxx GmbH auf die Kostenbremse. Auf der CeBIT demonstriert das Softwarehaus die Effizienz elektronischer Rechnungen und Belege in der Halle 5/D18.
Die Verwaltung gehört zu den wenigen Unternehmensbereichen, bei denen Controller und Prozessoptimierer noch kräftig Punkte sammeln können. Besonders groß ist das Einsparpotenzial bei der Verarbeitung von Papierrechnungen. So beziffern Experten die Kosten für den Posteingang auf rund 30 Euro pro Beleg. Genau an dieser Stelle kommt das gotomaxx-eRechnungsportal ins Spiel: Über einen einfachen Druckertreiber erstellt der Versender rechtlich signierte PDF-Rechnungen, ergänzt diese um Rechnungsdaten im XML-Format und veröffentlicht den Datensatz anschließend auf dem eRechnungsportal. Auf der Gegenseite übernimmt der Empfänger die eRechnung in die digitale Rechnungsprüfung. Die mitgelieferten Rechnungsdaten lassen sich direkt in der Unternehmenssoftware weiterverarbeiten. Unterm Strich sparen beide Seiten Papier-, Porto- und Prozesskosten in erheblichem Umfang. Dabei ist das gotomaxx eRechnungsportal so kostengünstig und einfach zu bedienen, dass es sich auch für kleine Betriebe oder bei niedrigeren Rechnungsvolumen rentiert.
Unternehmensnaher PDF-Konverter
Das zweite große Messe-Thema ist der PDFMAILER, den gotomaxx in der aktuellen Version 5 vorstellt. Der PDFMAILER ist ein effizienter PDF-Konverter, der mit vielen zusätzlichen Businessfunktionen ausgestattet ist. Die neue Version 5 überzeugt mit einer noch effizienteren, bequemen Benutzerführung.
So werden Office-Dateien direkt aus dem Windows-Verzeichnis heraus per Kontextmenü ins PDF-Format überführt. Ebenso einfach ist es, einem Dokument vor der Konvertierung weitere Seiten (PDF oder Office Dateien) hinzuzufügen. Um bei größeren PDF-Dateien nicht den Überblick zu verlieren, ist der PDFMAILER 5 mit einer Miniaturansicht ausgestattet, die alle enthaltenen Seiten als Mini-Vorschau präsentiert. Die Seiten können beliebig sortiert, verschoben, geändert oder gelöscht werden.
Wer den PDFMAILER 5 Professional nutzt, kann PDF-Dokumente bei Bedarf auf einem File Transfer Protocol (FTP)-Server im Internet veröffentlichen. Hierzu genügt es, im Ausgabedialog die Zieladresse des Servers anzugeben. Ein weiterer Vorteil der Professional-Version sind ihre grafischen Fähigkeiten: Firmen und Behörden können beispielsweise ihr digitales Briefpapier noch einfacher über den PDFMAILER Ausgabedialog erstellen, als Vorlage hinterlegen und jedem neuen PDF automatisch zuweisen. Damit bleibt die Corporate Identity auch beim elektronischen Schriftverkehr gewahrt.
Der PDFMAILER 5 Server steht hingegen ganz im Zeichen der Prozesseffizienz: So lassen sich beispielsweise beliebig viele Office-Dokumente per Massenverarbeitung aus einem bestimmten Verzeichnis ins PDF-Format konvertieren. Darüber hinaus haben Anwender bei der Veröffentlichung die Wahl zwischen FTP- und Webservern auf Basis von Microsoft Office SharePoint Server.
Der PDFMAILER ist in drei Varianten als Standard-, Professional- und Server-Version erhältlich. Letztere koordiniert in Firmennetzen zentral den Konvertierungsprozess.
Die gotomaxx GmbH ist auf der CeBIT in der Halle 5/D18 am Stand der SoftENGINE GmbH zu finden.
Weitere Informationen:
gotomaxx (www.pdfmailer.de & www.gotomaxx.de) verbindet ERP-Systeme für den elektronischen Rechnungsaustausch und ist ein Lösungsanbieter für PDF gestützte Internetpost, Outputmanagement, rechtssicheren digitalen Versand & -Belegbereitstellung über Rechnungsportale sowie EBPP-Workflow und Rechnungseingangsverarbeitung. Mehr als 28.000 Unternehmen bzw. 800.000 User setzen die Lösungen zur elektronischen eRechnung von gotomaxx ein. Die Software kann im Handel gekauft, im Web unter www.gotomaxx.de herunter geladen oder als Firmenlizenz erworben werden. Gotomaxx wurde im Jahre 1998 von den Geschäftsführern Matthias Neumer und Dirk Winter gegründet. Hauptsitz des Unternehmens ist Hauenstein/Pfalz, weitere Niederlassungen befinden sich in Chemnitz und Wien.
gotomaxx GmbH, Alte Bundesstraße 10/16, 76846 Hauenstein/Pfalz,
Tel.: 06392 /995-100, Fax: 06392/995-599, E-Mail: info@gotomaxx.de, www.gotomaxx.de , www.pdfmailer.de
Presse: Corinna Müller, Tel.: 06392/995-106, E-Mail: presse@gotomaxx.de
Erleben Sie gotomaxx, PDFMAILER, eRECHNUNG live auf der CeBIT 2011: Halle 5/D18.
