Dokumente mit eigenhändiger Unterschrift elektronisch signieren

SignDoc Standard Rich Client  (Stichwörter: Biometrie, Elektronische Signatur, digitale Unterschrift)

SignDoc^® ist eine Lösung für das rechtswirksame Signieren und Versiegeln elektronischer Dokumente basierend auf den biometrischen Merkmalen der Unterschrift.

Eine der weltweit meistgekauften Produktfamilien für das elektronische Unterschreiben ist nun in zwei Varianten erhältlich: 

• SignDoc - klassisch als Rich Client für das Verwalten und Unterschreiben elektronischer Dokumente - unterstützt unter anderem PDF und TIFF - für die Anwendung im Büro oder mobil (selbst offline)
• SignDoc Web - der Ultra-Thin Client ermöglicht diese Anwendungen im Webbrowser - unterstützt PDF & TIFF - für die Anwendungen online

SignDoc ist die natürliche und effektive Art digital zu unterschreiben, die jedermann versteht. Es ist DAS Äquivalent zur traditionellen Unterschrift auf Papier für das 21. Jahrhundert.

Eigenhändige Unterschriften im digitalen Workflow

Eine wachsende Zahl von Banken und viele Unternehmen aus anderen Branchen haben mit SignDoc erfolgreich die eigenhändige Unterschrift in ihren digitalen Workflow eingebunden.

Unterschriften erleben ein Comeback als Mittel zur Authentifizierung, da sie im Vergleich zu PINs und anderen Biometrie-Verfahren (wie Fingerbild-Erkennung) entscheidende Vorteile haben:

• Unterschriften sind ein eindeutiger Beweis einer aktiven Willenserklärung ("verschaffen ein bewusstes Kauferlebnis")
• Unterschriften sind kulturell akzeptiert und verstanden
• Unterschriften werden als persönlichste Form der Authentifizierung empfunden
• Unterschriften bieten biometrische Merkmale wie die typischen Druckstufen, die nicht ausgespäht werden können

Das sind gute Gründe für immer mehr Unternehmen auf "den guten Namen" für die Authentifizierung zu setzen.

Unterschrieben, versiegelt, vertrauenswürdig: Dokumente, die mit der eigenhändigen Unterschrift und SOFTPRO's SignDoc signiert wurden lassen sich hinsichtlich Authentizität und Integrität verlässlich prüfen. Darauf können Sie vertrauen.

Vorteile für Anwender

Wir laden Sie ein zu entdecken wo, warum und wie Sie von SignDoc in Ihren Arbeitsabläufen profitieren.

• MEDIENBRUCH BESEITIGT - SignDoc verbessert nachhaltig die Produktivität und Effizient durch Schaffung eines durchgängigen elektronischen Dokumentenworkflows.
  Wo bisher lediglich für die Erfassung einer eigenhändigen Unterschrift Papier verwendet wurde, kann nun vollständig darauf verzichtet werden.
• €€€€ GESPART - Elektronisches Unterschreiben eröffnet attraktive Sparpotentiale. Einige von SOFTPROs Kunden haben ihr Einsparpotential auf rund 1,50 Euro bis 2,50 Euro je zu unterschreibendem Dokument taxiert.
• FOKUSSIERT AUF DAS WESENTLICHE - Gewinnen Sie Zeit für Kernaufgaben (wie beispielsweise besseren Kundenservice) statt sich um die Verwaltung von Papierdokumenten zu kümmern.
• UMWELT GESCHONT - Eine signifikante Reduzierung des Einsatzes von Papier ermöglicht einen "grünen Workflow" und leistet so einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Anwender von SignDoc reduzieren so Ihren Austoß am Treibhausgas Kohlendioxid und werden ihrer gesellschaftlichen Verantwortung als Unternehmen besser gerecht.
• PROZESS ABGESICHERT - Eine einfache Integritätsprüfung in jedem Standard-PDF-Viewer (wie z.B. Adobe Reader) ermöglicht es jedem Empfänger eines mit SignDoc unterschriebenen Dokumentes zu prüfen, ob dieses Dokument nach Unterzeichnung manipuliert wurde.

Return on Investment Aspekte

Die potentiellen Einsparungen durch den Verzicht von Papier für die Erfassung und Verarbeitung von eigenhändigen Unterschriften lassen sich durch den Wegfall diverser Schritte bei der Verarbeitung von Dokumenten berechnen: Drucken, Aufbewahren, Vorbereiten, Unterschreiben, Weiterleiten, Versenden, Scannen, Indexieren und physikalisches Archivieren. 

Ein weiterer Aspekt sollte nicht unterschätzt werden: Dort wo SignDoc bereits im Einsatz ist wird die digitale Verarbeitung der Unterschrift als deutliche Verbesserung in der Servicequalität wahrgenommen.

Zusätzliche Vorteile für Ihr Back-Office

Einige von SOFTPRO's Kunden im Bankenbereich profitieren heute bereits von Optimierungen im Back-Office dank SignDoc: Zu SOFTPROs Kunden zählen mehrere große Rechenzentren der Finanzindustrie. Diese setzen Mandanten-Systeme mit speziellen Dienstleistungen wie einer automatischen Prüfung von Unterschriften auf Zahlungsverkehrsbelegen (SignCheck) für Überweisungen und Schecks ein.

• Die Qualität gespeicherter Referenzdaten von Unterschriften hat sich enorm verbessert.
• Die Anwender konnten ihre Aufwände für die manuelle Nachbearbeitung deutlich senken. Die Prüfung von Unterschriften als Arbeitsprozess wird deutlich günstiger vollzogen als vor dem Einsatz von SignDoc.
• Betrugsversuche auf Zahlungsverkehrsbelegen können nun viel effektiver und zu geringeren Kosten entdeckt werden

Versiegelt & Vertrauenswürdig

• Nach dem Anlegen eines Unterschriftenfeldes in einem elektronischen Dokument mit SignDoc^®, kann dieses Dokument "wie auf Papier" unterzeichnet werden. 
• Diese Art von Unterschrift - die auch als "dynamische Unterschrift" oder "biometrische Unterschrift" bezeichnet wird - entsteht durch die Erfassung einer Unterschrift über zahlreiche Geräte wie Pen Pads, einem Schreibtablett oder einem Tablet PC. 
• Die Authentizität einer Unterschrift kann nachträglich zu jedem Zeitpunkt entweder manuell (z.B. durch Gutachten eines Schriftsachverständigen mit Kenntnissen in der Signaldatenverarbeitung) oder automatisch durch SOFTPRO's einzigartige Kombi-Verifikation vorgenommen werden. 
• Die Integrität des Dokumentes und der Unterschrift werden durch Mechanismen (Algorithmen) zur Verschlüsselung und Bildung eines Integritätswertes geschützt, wie sie auch beispielsweise die zuständige Behörde in der Bundesrepublik Deutschland - die Bundesnetzagentur - für qualifizierte elektronische Signaturen empfiehlt.

SignDoc bietet mehrere Optionen für die nahtlose Einbindung in Ihre Anwendungen mit minimalem Programmieraufwand - eine ActiveX Komponente und ein Software Development Kit (SDK). Nähere Informationen: www.softpro.de/signdoc

HINTERGRUNDINFORMATIONEN:

Das Comeback der Handunterschrift hat zahlreiche Gründe: Im Gegensatz zu anderen Verfahren ist das Unterschreiben ein gewohnter Vorgang und selbsterklärend. Unterschriften sind ein eindeutiger Beweis einer aktiven Willenserklärung. Nachdem Geheimzahlen und Passwörter immer häufiger durch „Social Hacking“ ausgespäht werden, wird der Unterschrift als verhaltenstypisches, biometrisches Merkmal zunehmend mehr Gewicht für die Authentifizierung beigemessen sofern die Unterschrift in aussagekräftiger Qualität erfasst wird. Unterschriften bieten individuelle biometrische Merkmale wie die typischen Druckstufen, die nicht ausgespäht werden können.

Ideal für formfreie Vereinbarungen

Zur Überraschung vieler potentieller Anwender lässt sich die elektronische Signatur mit eigenhändiger Unterschrift für die allermeisten Geschäftsvorfälle einsetzen und zwar überall, wo die Schriftform nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Juristen bezeichnen diese Vorgänge als "formfreie Vereinbarung". Diese werden heute oft noch auf Papier unterschrieben, weil die Unterschrift auf Papier im Streitfall als Beweismittel einer Willenserklärung der Unterzeichner dienen soll. Dieses Verfahren wird als "gewillkürte Schriftform" bezeichnet. 

Für formfreie Vereinbarungen können eigenhändige Unterschriften - in Kombination mit geeigneter Hardware und Software - auch in elektronischen Dokumenten Authentizität und Integrität garantieren. Die "gewillkürte Schriftform" auf Papier lässt sich also durch ein vertrauenswürdiges elektronisch unterschriebenes Dokument ersetzen. Juristen sprechen in solchen Fällen von einem "funktionsäquivalenten Surrogat". Die Integrität von Unterschriften und Dokumenteninhalt wird durch kryptographische Verfahren zur Verschlüsselung und Integritätswahrung gewährleistet, die auch bei Chipkarten-basierten Signaturen zur Anwendung kommen.

Lediglich Provisorien: Grafikdateien und Digitale Tinte

Heute wird in vielen Unternehmen ein Unterschriftenbild (eine Grafikdatei) von Unterzeichnern in ein elektronisches Dokument oder eine e-Mail-Nachricht eingefügt. Dieses Bild erlaubt keine zusätzliche Prüfung sofern seine Authentizität angezweifelt wird. Theoretisch kann jeder dieses Bild in ein Dokument einfügen. Das Bild der Unterschrift hat folglich keinen Beweiswert und dient nur der Dekoration.

Eigenhändige Unterschriften auf Papier werden oft auch als "Tinten-Signatur" bezeichnet. Seit der Einführung von Windows Vista ist die "digitale Tinte" eine Standardfunktionalität in Betriebssystemen und Anwendungen geworden, beispielsweise in Microsoft Office 2007 oder Adobe Acrobat 9. Eine Tinten-Signatur ist eine handgeschriebene Markierung. Sie wird mit dem Stift-Werkzeug aus der Werkzeugleiste in diesen Anwendungen angefertigt. Auch diese Signatur kann aus dem Dokument heraus in ein anderes kopiert werden. Eine Tinten-Signatur bietet folglich keine beweiskräftige Aussage zu Authentizität oder Integrität des Dokumentes.

Unterschriften-Merkmale verstehen und adäquat erfassen

Wer im Alltag eine Unterschrift leistet, beispielsweise bei einem Kurierdienst oder an der Kasse, wundert sich hin und wieder warum die Unterschrift oft gar nicht geprüft wird. Selbst innerhalb von Kreditinstituten sind eindeutige Handlungsanweisungen, wie z.B. Checklisten zur Unterschriftenprüfung, häufig nicht vorhanden. Vertraut wird auf die "langjährige Erfahrung von Mitarbeitern" und der Tatsache, dass sich die Betrugsfälle bisher noch in Grenzen hielten. Selbst geschulte Mitarbeiter unterliegen jedoch den typisch menschlichen Leistungsschwankungen, die zu unterschiedlichen Resultaten bei rein visueller Prüfung trotz identischer Vergleichsdaten führen können. Zu oft entscheidet das Bauchgefühl über Annahme oder Ablehnung eines Vorganges.

Automatische Verfahren verwenden eindeutig auswertbare und vergleichbare Merkmale. Ihre Funktionsweise ist mit dem Vorgehen von Schriftensachverständigen bei der ausführlichen Analyse einer Unterschrift anhand definierter Merkmale vergleichbar. Der Hauptunterschied liegt im Zeitbedarf. Die Software erledigt die Aufgabe in Millisekunden. Besonders kompliziert wird ein Unterschriftenvergleich für den Laien durch die natürlichen Variationen einer Unterschrift. Jede Unterschrift ist ein Unikat und bei jedem Vergleich muss abgewogen werden, welche Variationen dem berechtigten Unterzeichner zuzuordnen sind oder welche Abweichungen Rückschlüsse auf einen Fälschungsversuch geben. Bei einem automatischen Vergleich von Unterschriften ist die Variation des Prüfobjektes "Unterschrift" sogar vorteilhaft. Abgefangene Referenzdateien, die einem System als zu prüfende Unterschrift angeboten werden, lösen in solide konzipierten Systemen automatisch Alarm aus, da eine zu prüfende Unterschrift eben nicht zu hundert Prozent mit der Referenz übereinstimmen kann.

Vertrauenswürdige Einbindung

Ein weiterer Aspekt für eine hohe Beweiskraft des Verfahrens ist dessen Einbindung in den gesamten Workflow. Wer heute Software für das elektronische Unterschreiben einsetzen will, sollte darauf achten, dass diese auch Prozesse unterstützt, bei denen Dokumente nur dann weiterverarbeitet und archiviert werden dürfen, wenn die Echtheit der Unterschrift(en) mit denen ein Dokument signiert wurde vorher bestätigt werden konnte. Diese Bestätigung erfolgt mittels automatischer Prüfung der Unterschriften. Dieses Verfahren wird auch als "autorisiertes Signieren" bezeichnet. Es komplettiert den gesamten Prozess unter Gesichtspunkten der Sicherheit: Unterschriften werden mittels einer Referenzdatenbank geprüft und dieser Vorgang validiert die Authentizität des Unterzeichners. Anschließend wird die Dokumentenintegrität durch die Software zum elektronischen Unterschreiben gegen unberechtigte Manipulationen geschützt. Eine weitere häufig genannte Anforderung ist es Dokumente in jedem Standard PDF-Anzeigeprogramm, insbesondere dem Adobe Reader, auf ihre Integrität hin validieren zu können und nachzuvollziehen welcher Dokumentenversionsstand von welchem jeweiligen Unterzeichner unterschrieben wurde. 

Unbeliebt: Die „Generalunterschrift“

Einige Kreditinstitute führten Tests mit einer „Generalunterschrift“ auf so genannten Kundenstammverträgen durch. Die Idee war es Kunden nur einmal unterschreiben zu lassen und fortan Transaktionen mündlich zu vereinbaren. Tests mit diesem Verfahren in 2008 und 2009 verliefen jedoch selten zufriedenstellend. Es zeigte sich, dass Transaktionen, die aufgrund mündlicher Zusagen geschlossen wurden, nicht immer revisionssicher dokumentiert waren. Das wäre im Streitfall problematisch. Der Deutsche Sparkassen- und Giroverband (DSGV) empfiehlt folglich seinen Sparkassen dem Kunden durch die Abgabe der Unterschrift ein bewusstes Kauferlebnis zu verschaffen.

Neben des besseren Nachweises eines Vorgangs für die Revision streicht der DSGV auch Marketing- und Vertriebsaspekte heraus: Die Entgegennahme der Unterschrift ist eben auch ein Akt der  Wertschätzung des Kunden. Viele Kunden werden sich wohl an den Slogan-Klassiker von American Express aus den 80ern erinnern: „Bezahlen Sie einfach mit Ihrem guten Namen“. 

Kaum verbreitet: Digitale Signaturen

Eigentlich sollten digitale Signaturen mittels Chipkarten und Geheimzahlen die eigenhändige Unterschrift ablösen. Seit einigen Jahren können auf viele EC-/Maestro-Karten digitale Zertifikate zur Erzeugung solcher Signaturen geladen werden. Dieser Service ist jedoch kaum nachgefragt. In Zukunft soll auch der elektronische Personalausweis solche Zertifikate aufnehmen können. Fazit: Ob und wann solche Signaturen in Deutschland von der breiten Bevölkerung genutzt werden, lässt sich also heute immer noch nicht seriös prognostizieren.

Mit Zertifikaten auf Identitätsdokumenten hat man in Spanien bereits Erfahrung. Nach Informationen des spanischen Sparkassenverbandes CECA wird dort jedoch nach wie vor bevorzugt per Hand unterschrieben. Die spanischen Sparkassen entschlossen sich 2008 unter dem Titel „Firma Digitalizada“ für eine groß angelegte Initiative zur Digitalisierung der eigenhändigen Unterschrift in den Geschäftsstellen. Innerhalb kurzer Zeit wurden über 10.000 Tabletts zur Unterschriftenerfassung an den Schaltern installiert. Die CECA hatte sich für das Projekt maßgeblich von den Erfahrungen der Finanz Informatik inspirieren lassen. Im Oktober 2009 erhielten die Spanier für ihr Projekt „Firma Digitalizada“ den Innovationspreis des europäischen IT-Sicherheitsverbandes TeleTrusT. 

Beweiskräftige Digitalisierung

Seit einigen Jahren sind sogenannte SignPads verfügbar. Dabei handelt es sich um Stifttabletts mit LC Display, die speziell für die hochwertige Erfassung von Unterschriften entwickelt wurden. Diese Geräte haben nichts mehr mit den „Kritzelkisten“ gemein, die größtenteils heute noch bei Kurierdiensten, Servicetechnikern oder Autovermietern im Einsatz sind. Auch die meisten PDAs, die heute auf dem Markt sind, nehmen lediglich ein verpixeltes Bild einer Unterschrift auf, das sich für einen verlässlichen Vergleich nicht eignet. Unterschriften, die so erfasst werden, haben folglich keine Beweiskraft. Mit SignPads werden die Unterschriftensignale  durch das Zusammenspiel eines Digitalisierstiftes und einer Sensorenmatte aufgenommen. Erfasst werden sowohl Informationen über das statische Bild der Unterschrift, wie auch Daten der biometrischen Merkmale aus der Schreibbewegung - beispielsweise Geschwindigkeit und Druck. 

Detailinfos: http://www.softpro.de/signpad

Aussagekräftige Unterschriftsdaten

Um die Qualität eines Gerätes zur Unterschriftenerfassung zu beurteilen, sollten die Daten aufgenommener Unterschriften von einem Erfassungsgerät (zumindest testweise) einem automatischen Vergleich unterzogen werden. Nur so weiß man auf welche Datenqualität man sich im Falle späterer Zweifel an der einen oder anderen Unterschrift verlassen kann. Die tatsächliche Qualität der Erfassungsgeräte fällt erst beim automatischen Vergleich von Unterschriften auf: Dann zeigt sich ob die Anzahl aufgenommener Signale ausreichend war. Die Terminologie der Technik ist zuweilen irritierend: Einige Geräte zur Erfassung von Unterschriften werden als „druckempfindlich“ deklariert. In den meisten Fällen erkennen derartig bezeichnete Geräte nur ob Druck ausgeübt wurde oder nicht. Für Schriftsachverständige ist das für den verlässlichen Vergleich von Unterschriften nicht genug. So verlangen beispielsweise die Experten des Netherlands Forensic Institute für eine hohe Beweiskraft digitalisierter Unterschriften eine zuverlässige Protokollierung unterschiedlicher Druckstufen. Bei der Entwicklung von SignPads wurde auf diesen Aspekt folglich besonders Wert gelegt. 

Minderwertige Aufnahmeverfahren können neben mangelnder Datenqualität auch noch Störsignale enthalten. Diese entstehen beispielsweise, wenn der Handballen beim Unterschreiben im Unterschriftenfeld aufgelegt wurde. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Textes wird das Angebot geeigneter Geräte zur Digitalisierung der Unterschrift während des Unterschreibens immer breiter und reicht von Einstiegsgeräten ohne Display (Pen Pads) über Schreibtablett mit LC Display in unterschiedlichen Größen, interaktiven Stiftdisplays mit 15 und 19 Zoll Bildschirmdiagonale bis hin zu Tablet PCs unterschiedlicher Bauart (Slate, Convertible, etc.). 

SignDoc ist der Schlüssel zur deutlichen Reduzierung der Kosten und bietet einen einfachen und effizienten Weg papierlose Prozesse zu erreichen. Für welche Vorgänge möchten Sie auf Papier verzichten und Kosten einsparen? Einige Beispiele... Kreditinstitute   Im Massengeschäft -bei der Kontoeröffnung, Daueraufträgen, Freistellungsaufträgen und auf vielen anderen Dokumenten Versicherungen   Anträge, Beratungsprotokolle, Schadensanzeigen, Schadensdokumentation, Gutachten,… Telekommunikation   Verträge (Mobilfunk, DSL, Kabel, etc.), Serviceberichte, … Energie   Verträge (Strom, Gas etc.), Mitgliedanträge für Kundenbindungsprogramme Tourismus   Buchungen, Checkin (Hotels), Miete - Annahme und Abgabe (Fahrzeuge, Sportgeräte etc.), Wartungsdokumente (Flugzeuge, Mietwagen) Immobilien   Bauberichte, Expertisen, … Industrie   Protokolle aus Produktion und Service, Prüfberichte und Empfangsbestätigungen, … Handel   Bezahlvorgänge (Lastschriften), Empfangsbestätigungen am Point of Sale oder Point of Delivery, Abonnements Bildung   Dokumentation von Verwaltungsvorgängen, Bestellungen (z.B. Fernleihe), … Gesundheitswesen   Patientenakten, Dokumentation der Patientenaufklärung, Laborberichte, Arztbriefe, …und viele andere Vertragsvorgänge...