Zentrales Dokumenten- und Informationsmanagement (DMS/ECM)

DocuPortal ECM/DMS Suite  (Stichwörter: Archivsystem, Dateimanagement, Wissensmanagement)

"Unternehmen verlieren monatlich pro 10 Mitarbeiter die Kapazität von 2-3 Mitarbeitern."

Teams, Abteilungen, Projektgruppen und Unternehmen stehen trotz verfügbarer IT Infrastrukturen vor einer Vielzahl an Herausforderungen:

• Chaotische Dateiablage
• Lange Suchzeiten nach Dateien und Informationen
• Fehlende Nachvollziehbarkeit von Änderungen
• Zuviel überflüssige interne Kommunikation
• Fehlende Kommunikation nach Außen mit Kunden, Partnern, Lieferanten oder Außenstellen
• Schlechte dezentrale Zusammenarbeit
• Keine transparenten Geschäftsabläufe
• Nationale, europäische und internationale Gesetze und Normen müssen erfüllt werden

DocuPortal hilft Ihnen bei Ihren Datei- und Informationsherausforderungen mit einer einzigen Software. Die Stärke unseres Produktes für Sie ist die schnelle Installation, einfache Administration und Erlernbarkeit sowie der hohe Funktionsumfang.

"Eine Software muss so einfach sein, daß die Mitarbeiter motiviert werden, damit zu arbeiten!"

Mit DocuPortal erhalten Sie ein Produkt, welches mit Ihren Herausforderungen, Ihren Ansprüchen und Ihrer Firmengröße wächst.

„Sie werden kaum ein Produkt finden, welches so schnell einsetzbar, so flexibel und so vollständig ist. Und das mit geringen Investitionen.“

Unser Produkt wird in jeder Branche eingesetzt. Sie erhalten eine Software, welche Sie in kürzester Zeit an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen können. Sie wissen selbst: Ihr Unternehmen ist individuell und kein vordefiniertes Schema.

Mit DocuPortal bietet wir Ihnen je nach Firmengröße unterschiedliche Produkteditionen an. Module ermöglichen einen gezielten Einsatz unserer Funktionen nach Ihren Bedürfnissen.

Folgende Module bietet Ihnen DocuPortal:

DM Modul (Dokumentenmanagement)

Das Dokumentenmanagement Modul erlaubt Ihnen das effiziente Verwalten von Dateien in einer übersichtlichen Oberfläche. Berechtigungen steuern die Verwaltung. Historielisten und Versionsmanagement sichern Inhalte gegen Überschreiben und erlauben die Nachvollziehbarkeit. Schlagworte und Kategorien erlauben zusätzliche Strukturierungsmöglichkeiten. Beliebig definierbare Meta-Informationen bieten zusätzliche Infos zu Dateien. Legen Sie zusätzlich digitale Akten, Notizen, URLs und andere Informationen ab. Diskutieren Sie Inhalte. Lassen Sie sich und andere Mitarbeiter über Benachrichtigungen automatisch informieren. Suchen Sie schnell in allen Inhalten und als Volltextsuche in Dateien. Greifen Sie alternativ zum Browser über den integrierten WebDAV Server auf Ihre Dateien direkt über den Windows Explorer zu.

EX Modul (Erweiterte Dateivorschau und Volltextsuche)

Betrachten Sie hunderte Dateiformate ohne die notwendige Anwendung auf Server oder Client direkt im Browser und nutzen Sie die umfangreiche Volltextsuche in hunderten Dateiformaten. Office Dateien sehen Sie ebenso direkt im Browser wie CAD Zeichnungen. So können externe Mitarbeiter, Kunden, Partner und Lieferanten Inhalte betrachten, ohne die ganze Datei abrufen zu müssen. Die Auflistungen von Dateien sowie die Suchergebnisse zeigen Vorschaugrafiken der Dateien.

IM Modul (Informations- und Wissensmanagement)

Das Informationsmanagement Modul bietet Ihnen das Definieren beliebiger elektronischer Formulare oder Akten. Speichern Sie durch Ihre Mitarbeiter strukturiert Informationen zur Suche und Verwaltung. Definieren Sie Formulare für Meldewesen, technische Daten, Unternehmensmeldungen und vielem mehr. Erstellen Sie in kürzester Zeit digitale Akten für Kunden, Patienten, Lieferanten, Mitarbeiter, Material, Produkte und vielem mehr.

BP Modul (Geschäftsvorgänge, Umlaufmappen)

Über Geschäftsprozess-Modul definieren Sie im integrierten Workflow Designer im Browser einfache bis umfangreiche Geschäftsabläufe. Angefangen von Urlaubsanträgen, Personaleinstellungen, Meldesysteme, Ticket- oder Supportsysteme oder beliebige Aufgaben und Entscheidungen. Versenden Sie elektronische Formulare, eine oder mehrere Dateien zur Bearbeitung an Mitarbeiter. Binden Sie Kunden, Partner und Lieferanten über das Web-Portal in Ihre Prozesse mit ein. Nutzen Sie Delefationen, Wiedervorlagen und Eskalationen. Mit dem BP Modul erzeugen Sie eine hohe Transparenz und Geschwindigkeit. Ad-Hoc Reports geben stets Übersicht über die laufenden Vorgänge. Optische Strukturansichten zeigen Ihnen genau, wo sich gerade ein Vorgang befindet und wer für Entscheidungen und Aufgaben verantwortlich war.

RM Modul (Langzeitarchivierung)

Das Modul der Langzeitarchivierung erlaubt die Definition von Aufbewahrungsfristen zu Inhalten. Im Rahmen der Aufbewahrungsfristen können die betreffenden Inhalte nur archiviert und nicht gelöscht werden. Im Rahmen der Archivierung werden die Dateien auf externe Datenträger, z.B. WORM, verschoben. Die Suche nach Archivinhalten ist in das Web-Portal von DocuPortal.NET implementiert. Die Suche berücksichtigt dabei die Berechtigungen des Benutzers. Nach Ende der Aufbewahrungsfristen sind die Inhalte endgültig löschbar oder die Frist verlängert sich.

DocuPortal Explorer Client (Windows Explorer Integration)

Die Integration erlaubt viele Funktionen direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung Ihrer Benutzer, dem Windows Explorer. Dateien werden wie selbstverständlich aufgerufen und bearbeiten. Die Benutzer müssen sich kaum umgewöhnen. Trotzdem kontrolliert im Hintergrund der DocuPortal Server die Arbeit mit Berechtigungen und Versionierung. DocuPortal Explorer wird die Einführung einer kontrollierten Dokumentenablage dramatisch verkürzen und eine hohe Motivation erzeugen.

DocuPortal Outlook Add-In (E-Mail Archivierung)

Diese Komponente implementiert sich als Add-In in die Microsoft Outlook Anwendung. E-Mails lassen sich schnell markieren  und als rechtskonforme strukturierten Information in Ordner und Akten einer DocuPortal Ablage verschieben. Entsprechend werden auch die Dateianhänge in DocuPortal abgelegt und sind durchsuchbar.

"Mit DocuPortal erhalten Sie ein schnell einsetzbares Produkt, um, auf Ihre Probleme zugeschnitten, eine bezahlbare Lösung für Ihr Unternehmen zu erzielen."

• Kleine bis mittelständische Unternehmen
• Branchenunabhängig
• Ideal für tägliche Büroarbeit
• Qualitätsmanagement
• Vertragsmanagement
• Projektdokumentation und Projektgruppen
• Anlagendokumentationen
• Arbeits- und Umweltsicherheitsdokumentationen