Archivierung von Dateien und EMails (aus Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird)

Archiv-Box  (Stichwörter: Informations-Verwaltung, Archivierung, Informations-Management)

Haben Sie zu viele Dateien und EMails auf Ihrer Festplatte bzw. in Ihrem Postfach?

Die Archivierungssoftware "Archiv-Box" ermöglicht es, Dateien und EMails (aus Microsoft Outlook und Mozilla Thunderbird) in ein Archiv zu verschieben. Der Benutzer erhält dadurch übersichtlichere Verzeichnisse und mehr freien Speicherplatz. Durch die Volltextsuche spart sich der Benutzer viel Zeit beim Suchen. Die Kosten sinken aufgrund höherer Effektivität, weniger belasteter Primärspeicher und geringerem Backupaufwand.

Und das Highlight: Jeder Benutzer kann sich seine *persönliche* hierarchische Struktur auf das Archiv (z.B. das archivierte Abteilungslaufwerk) mit wenigen Klicks erstellen und sieht die Informationen so, wie *er* es möchte.

Die Software "Archiv-Box" enthält auch viele Funktionen, die sonst nur die großen Archivierungslösungen der Marktführer bieten. Neben der Komprimierung, Indizierung und Verschlüsselung ermöglicht es die Archiv-Box, mehrere Versionen einer Datei zu archivieren, legt Dubletten physikalisch nur einmal im Archiv ab (Single Instance), das Programm kann im Original-Dateisystem Shortcuts hinterlassen und es kann während der Archivierung eine Vorschau auf HTML-Basis erzeugen, die das Dokument später oder über die Archiv-Box-Webansicht auch ohne die zugehörige Anwendung anzeigen kann. Des Weiteren ist es möglich, direkt in das Archiv zu Scannen sowie über einen eigenen Druckertreiber direkt in das Archiv zu drucken.

Von der Software gibt es zwei Varianten: Die Einzelplatzversion für einen Benutzer oder die Netzversion für den kommerziellen Einsatz. Bei der zweiten Variante ist es möglich, einen zentralen Archiv-Server zu betreiben, auf dem viele Archiv-Box-Clients ihre Daten abgelegen. Der Zugriff auf den Archiv-Box-Server ist per Archiv-Box-Clientprogramm oder über einen Webbrowser möglich.

Ihre Vorteile sind:

 

eingesparte Zeit

• übersichtlichere Verzeichnisse, da momentan nicht benötigte Dateien/EMails im Archiv liegen
• die Volltextsuche findet die gesuchten Informationen schneller
• die Erstellung von Versionskopien entfällt (Vor-Versionen liegen im Archiv)
• keine manuelle Pflege der Datei- und EMail-Verzeichnisse notwendig
• schnelleres Backup, da weniger Dateien/EMails im primären Speicher vorhanden sind

erhöhte Sicherheit

• Revisionssicherheit, da Dateien/EMails nicht gelöscht werden können (optional)
• besserer Zugriffsschutz (digitale Signatur und Verschlüsselung)
• erhöhte Datensicherheit, da die Dateien/EMail nicht am lokalen Rechner, sondern auf einem gespiegeltem RAID-System liegen können
• durch die Erstellung von HTML- bzw.PDF-Vorschau-Ansichten können die Inhalte auch noch in der Zukunft gelesen werden, auch wenn eine bestimmte Anwendung nicht mehr bereit steht

reduzierte Kosten

• mehr freier primärer Speicherplatz, da die archivierten Daten typischerweise auf kostemgünstigem Speicher liegen
• mehr freier Speicherplatz im Archiv durch Komprimierung der Daten
• mehr freier Speicherplatz durch Erkennung von doppelten Dateien und Attachments ("Single Instance")

individuell je Benutzer

• jeder Benutzer kann auf gemeinsam genutzte Archive (z.B. bei Ableitungslaufwerken) seine eigene Struktur anlegen und sieht die Informationen so, wie er es möchte
• jeder Benutzer kann von unterwegs über das Internet auf das Archiv zugreifen

• Privatpersonen (Poweruser)
• Kleine und mittelgroße Firmen, die eine flexible und kostengünstige Archivierungslösung suchen

• Sync-Tool (Onlinebackup, Synchronisierungs-Tool, Folder)