Lösung zur Archivierung digit. Unterlagen gem. GDPdU + Archivierung von Belegen und Emails

Archiv.One - digitale Archivierung und Dokumentenmanagement  (Stichwörter: Belegarchivierung, Datenarchivierung, Indexierung)

Ziel der Datenarchivierung ist die GDPdU-konforme Archivierung „originär digital erzeugter Unterlagen“ nach den Vorschriften der §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) für die Datenträgerüberlassung auf externe Datenträger. Zum Leistungsumfang gehören außerdem eine Reihe von Standardanalysen (Lücken-, Rabatt-, Größenklassenanalysen etc.), die erfahrungsgemäß bei jeder steuerlichen Außenprüfung durchgeführt werden.

Bei den Novaline-Applikationen Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Personalabrechnung gehört die Datenarchivierung standardmäßig zum Leistungsumfang. Die Belegarchivierung wurde kon­zipiert, um die papierintensiven Abläufe kostengünstig und damit wirtschaftlich zu gestalten. Sie ist in Warenwirtschafts-, PPS- oder ERP-Systeme so integriert, dass dort entstehende Belege (z.B. Angebote, Rechnungen) parallel zum Druck automatisch indexiert, verschlagwortet und im Archiv abge­legt werden. Während der Belegbearbeitung kann sich der Anwender die bereits archivierten Belege ohne Programm­wechsel direkt an­zeigen lassen.

Suchkriterien sind Belegindexe wie Doku­mententyp und -art, Adresse, Belegnummer, Schlagworte (Volltext), Datumseingrenzungen etc.Für die Archivierung weiterer, extern er­zeugter Belege wie Word-/Excel-Dokumente, ein- und aus­gehende E-Mails und Faxe etc. sowie für Eingangsbelege, die in Papierform eingehen und mittels Scanner digitalisiert werden, stehen Erweiterungsmodule zur Verfügung.

Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook orientiert sich an den Postfächern je Arbeitsplatz sowie an den E-Mail-Adres­sen der Geschäfts- und Ansprechpartner. Zu diesen Adressen werden ein- und ausge­hende E-Mails und deren Anhänge archiviert. Eine Status­abfrage liefert pro Arbeitsplatz eine Übersicht über archi­vierte, gesperrte und noch zu archivierende bzw. nicht zuzuordnende Mails.

Leistungsmerkmale

• automatische Archivierung von Ein- und Ausgangsmails inkl. der Anhänge aus MS-Outlook
• automatische Indexierung der Ausgangsbelege
• Volltextspeicherung / OCR
• umfangreiche Suchfunktionen (Stichwort, Volltext, Index, Zeitraum etc.)
• automatische Zuordnung gescannter Belege bei Erfassung mit ScanCode
• Export archivierter Dokumente (´Mobiles Archiv´, z.B. für Außendienst)
• Erstellung des Datenträgers gem. GDPdU für Steuerprüfungen
• E-Billing: Signierung, Verifizierung, Versand und Archivierung von Ausgangsbelegen via E-Mail

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