Smart Admin – Maklerverwaltungsprogramm für Versicherungsvertriebe

IN SMART ADMIN steht ein umfassendes Abfragetool zur Verfügung. Ist mit Analyse-Features eine Finanzanalyse als Status Quo beim Kunden gemeint, steht SMART CONSULT zur Verfügung. Manchmal wird vom Makler eine Versicherungsanalyse angefragt und es ist eigentlich eine Vergleichssoftware gemeint. Auch hier können wir mit SMART COMPARE einen Vergleicher über alle Sparten bieten.

Wir erheben keinen Kaufpreis sondern ein monatliches Nutzungsentgelt. Die Berechnung erfolgt auf Basis der Jahresnettoprämien der im System erfassten aktiven Eigenverträgen. Die Software-Module können vollumfänglich mit beliebig vielen Arbeitsplätzen genutzt werden.

Wenn es sich um die Immobilienfinanzierung handelt, steht in SMART ADMIN eine Produkt-/Vertragsmaske zur Verfügung. Sind es die klassischen Tätigkeiten eines Immobilienmaklers, empfiehlt es sich eine eigene Software hierfür einzusetzen.

Wir empfehlen serverseitig automatisierte Datensicherungen. Dafür haben wir in SMART ADMIN einen eigenen Dienst (FO-Server).

Unsere Kunden erhalten durchschnittlich 2 Updates pro Jahr (Downloadlink).

E-Mail-Abruf per Schnittstelle bei Outlook, alternativ Drag `n` Drop

Smart Admin ist für Versicherungsvertriebe und Maklerbüros ab 6 Mitarbeitenden konzipiert, bei denen mehrere Personen gleichzeitig mit Bestand, Dokumenten und Vorgängen arbeiten. Für inhabergeführte Einzelbüros mit 1–2 Personen empfehlen wir ein Beratungsgespräch, um die passende Lösung zu ermitteln.

Die Datenmigration erfolgt in enger Abstimmung mit unserem Onboarding-Team. Für gängige Vorsysteme (z.B. assfinet, andere MVP-Lösungen) stehen strukturierte Migrationspfade zur Verfügung. In einem initialen Workshop analysieren wir Datenqualität, Umfang und Zeitplan. Ziel ist eine vollständige, lückenlose Übernahme der Bestands-, Kunden- und Vertragsdaten – inklusive Dokumentenhistorie soweit technisch möglich.

In Kombination mit Smart Gevo, dem KI-Dokumentenservice, lassen sich bis zu 98,25 % aller eingehenden Geschäftsvorfälle vollautomatisch verarbeiten – ohne manuellen Eingriff. Kunden wie die FinanzCheckpoint GmbH haben mit über 500 automatisierten Prozessen den Innendienst von 3–4 Vollzeitkräften auf 1 reduziert und dabei monatlich rund 15.000 € eingespart.

Ja. Smart Admin unterstützt mehrstufige Organisationsstrukturen mit Untervermittlern, Handelsvertretern und Vertriebspartnern. Die Provisionsabrechnung bildet mehrstufige Modelle inklusive Splits, Stornoreserven und Buchauszug ab. Mandantenfähigkeit und Benutzerrechteverwaltung ermöglichen den Betrieb auch für größere Vertriebsorganisationen mit mehreren Standorten.

Smart Admin unterstützt BiPRO-Norm 430 (Bestandsdaten), 440 (Schadensdaten), 490 (Dokumentenservice/Postkorb), 501 und 502 (Navigation/DeepLink). Über Smart Gevo besteht zudem eine direkte BiPRO-Hub-Anbindung an rund 200 Versicherer für den vollautomatischen Dokumentenabruf und die Zuordnung zum Bestand.

Ja. Smart Admin ist als eigenständiges MVP ohne Smart Gevo nutzbar. Smart Gevo ist ein optionaler KI-Dokumentenservice, der den Automatisierungsgrad bei der Verarbeitung eingehender Dokumente (Policen, Nachträge, Adressänderungen etc.) erheblich steigert. Die Entscheidung für Smart Gevo empfiehlt sich besonders ab einem Dokumentenvolumen, bei dem manuelle Zuordnung spürbar Zeit bindet.

Die Einführung erfolgt durch unser Onboarding-Team mit Projektplanung, Datenmigration, Systemkonfiguration und Schulungen (online und vor Ort). Kunden berichten, dass eine kurze Schulung für den produktiven Einstieg ausreicht. Nach Go-live steht der Support über Hotline, Online-Hilfe und Handbuch zur Verfügung.

Ja. Smart Admin erstellt ZUGFeRD-konforme E-Rechnungen und unterstützt damit die seit 2025 geltende E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Zusätzlich ist eine DATEV-Integration für die Übergabe an die Buchhaltung verfügbar.