Bei vielen Unternehmen fallen im Jahr Tausende von Papierbelegen an. Um diese Dokumentenflut schnell und einfach zu digitalisieren, benötigen sie eine professionelle Scan- und Erfassungssoftware, die sie mit clarc eWork erhalten. Mit den unterschiedlichsten Scannern (vom kleinen Arbeitsplatz-Scanner bis zum Hochleistungsscanner) und individuell an ihre Erfordernisse anpassbare Erfassungsmasken, können sie innerhalb kürzester Zeit diese Papierdokumente verarbeiten und an nachgelagerte Systeme (Archiv/ECM/DMS/ERP,... etc. ) übergeben.

Automatisierung

Ein Beispiel: In der Buchhaltungsabteilung werden Eingangsrechnungen mit einem Aufkleber (z.B. mit einer fortlaufenden Barcode-Nr.) versehen und in der Buchhaltungs-Software erfasst. Nach vollständiger Erfassung wird die Rechnung mittels clarc eWork eingescannt, der Barcode ausgelesen und per Datenbankrückgriff die entsprechenden Buchungs-Daten hinzu gespielt und automatisch elektronisch geheftet. Anschließend werden die einzelnen Rechnungen zu virtuellen Mappen zusammengefasst und exportiert. Man spricht hierbei von einem "späten Erfassen".

Für die vollautomatische Verarbeitung von Belegen, die über Multifunktionsgeräte gescannt und in einem Netzwerkverzeichnis abgelegt werden, steht der eWork Batch Server zur Verfügung.

clarc eWork bildet auch die Grundlage für sogenannte Invoice-Lösungen (z.B. clarc xControl Invoice), wo Eingangsrechnungen als erstes eingescannt, anschließend an eine "intelligente" OCR-Texterkennung weitergeroutet, automatisch anhand eines Regelwerkes ausgelesen und danach einem Prüfungs-Workflow übergeben werden.

Auch die Verschlagwortung von Belegen über einen Aktenplan ist bereits erfolgreich in der Praxis umgesetzt.

Die Highlights von clarc® eWork™

• Client-/Server-Lösung - Zentrale Verwaltung, Verarbeitung und Konfiguration
• Unterstützung von ISIS-, Twain- und Kofax-Treibern bzw. Scannern
• Scannen in Farbe, Graustufen oder S/W – konfigurierbar über Scanprofile
• Sta­pel-Scannen mit Hoch­ge­schwin­digkeits-Scannern oder zentralen Multifunktionsgeräten
• Erfassung von un­strukturierten Daten durch Stapel- oder feldbezogene „SingleClick“-OCR-Funktion oder mittels Barcode-Erkennung
• Daten­bank-Rückgriff auf beliebige Quellen (inkl. AS/400 und SAP)
• Feld-Vor­be­legungen, Hin­ter­­legung von Auswahl­listen, Feld­­prüfungen (numerisch, al­pha­­­numerisch, Datum etc.), Muss-Fel­der, uvm.
• Flexibel einrichtbar, z.B. durch Scripting für jedes Indexfeld, Serverseitiges Scripting, Formular-Scripting oder Recognition Scripting
• Userexits z.B. für Daten­bank-Rückgriffe, EASY DOCUMENTS, Aktenpläne, etc.)
• Imageoptimierungen beim Scannen im Hintergrund, wie z.B. Schmutzentfernung, Deskewing (geraderücken), etc.
• Export-Services zu verschiedenen ECM-Systemen (EASY ENTERPRISE, EASY ELC, Saperion, Docutec, SAP Archivelink, SAP Workflow, SAP DVS, SAP Business One, DCW, Microsoft Dynamics, SHC, etc.)
• Alle Exporte und Verarbeitungen erfolgen optional serverseitig, dadurch steht der Arbeitsplatz sofort wieder für weitere Arbeiten zur Verfügung
• Conversion-Engines, über die Dokumente in verschiedene Ausgabeformate konvertiert werden können, z.B. in Multi-Page-Tiff, PDF, Readable PDF, JPEG2000, etc.
• Stempelung von gescann­ten Images (z.B. mit Erfassungs­­­da­tum)
• Optionale Administration über Web-Oberfläche
• Zertifizierung für Kodak-Scanner
• Proxy-Server für die optimale Einbindung von Außen­stellen, die über eine schwache Leitung verfügen
• Automatische Belegverarbeitung (Barcode, OCR, etc.) im Hintergrund mittels eWork Batch-Server inkl. automatischer Überwachung von Eingangsordnern
• Problemlos in verschiedene Invoice-Lösungen (u.a. Docutec) integrierbar
• Skalierbar von kleinem bis sehr großem Belegvolumen
• Mehrsprachfähig
• Unicodefähig
• Etablierte Scan-/Capture-Lösung - seit 1997 erfolgreich am Markt

• Industrie- und Handelsbetriebe
• Dienstleister
• Banken und Versicherungen
• Versorgungsbetriebe

• EASY ENTERPRISE.x
• clarc xControl™ Invoice for SAP®