Das Vertragsmanagementsystem mit COI-BusinessFlow unterstützt den Vertragsprozess in den Bereichen Erstellung und Pflege, Nutzung / Zugriff und Analyse.Neben den eigentlichen Vertragsinformationen, ermöglicht Ihnen COI-BusinessFlow Stammdaten zu verwalten, die für die Klassifizierung von Verträgen und begleitenden Informationen wichtig sind.

Der Prozess eines Vertragsabschlusses ist ein variantenreicher Vorgang, der in dieser Komponente durch die Statusverwaltung, Historie und Versionierung unterstützt wird. Eine höhere Standardisierung von Verträgen wird durch den einfachen Zugriff auf bestehende Verträge, Muster und Erfahrungen, ermöglicht.

Vertragsmanagement mit COI-BusinessFlow bietet Ihnen ein standardisiertes, leistungsfähiges

Vertragsmanagementkonzept mit höchster Transparenz, Sicherheit und Qualität. Die Nutzung der elektronischen Vertragsmanagementplattform gewährleistet, dass alle notwendigen Informationen weltweit verzögerungsfrei bereitgestellt werden können. Übergreifend geregelt und gesteuert durch ein detailliertes, vordefiniertes und individuell einstellbares Berechtigungssystem, hat jeder involvierte Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Informationen – dabei wird der hohen Sensibilität von Vertragsdaten hundertprozentig Rechnung getragen.

Vertragsmanagement mit COI-BusinessFlow unterstützt Sie in den Kernbereichen Vertragserstellung, -pflege, Nutzung und Analyse. Das Vertragsmanagement minimiert Risiken, die bei sich ändernden Rahmenbedingungen von Vertragspartner zu Vertragspartner entstehen und den relevanten Mitarbeitern oft nicht bekannt sind. Das Informationsdefizit wird durch eine unternehmensweite Bereitstellung von Vertragsinformationen reduziert. Insbesondere mit Hilfe elektronischer Akten, in welchen die jeweils gültigen Vertragsbedingungen (z.B. AGBs) referiert werden. Bestehende Verträge werden durch Historiendokumentation, Prozessunterstützung und Erinnerungsfunktionen (insbesondere für Fristen) gepflegt.

Funktionsüberblick:

Anwenderfunktionen:

• Stammdatenverwaltung: Eintrag von Metadaten zu eigentlichen Vertragsinformationen.
• Vertragsbearbeitung: Zugriff auf Vorlagen und rechtlich sichere Vertragstexte, standortübergreifender Zugriff für Teamarbeit.
• Statusverwaltung: Sperrung/Freigabe von Dokumenten.
• Protokollierung: Abruf der Historie von Aktionen mit Benutzer- und Zeitstempel.
• Recherche: Suchfunktion mit Analysemöglichkeit der Suchergebnisse. Steter Zugriff auf Änderungen, Aktionen und Ereignisse.
• Versionsführung: Änderungen werden in neuer Vertragsversion realisiert und verwaltet.
• Erinnerungsfunktion: Fristeinhaltung durch Erinnerung per E-Mail.

Administratorfunktionen:

• Berechtigungsvergabe: Steuerung der Zugriffsrechte in der Organisationsdatenbank.
• Katalogverwaltung: Pflege von Attributkatalogen.
• Diensteverwaltung: Steuerung der Erinnerungsfunktion.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Risikominderung durch transparentes Informationsmanagement.
• Optimale Verfügbarkeit unternehmensweit bereitgestellter, kontrollierter Vertragsinformationen durch effektives Prozessmanagement.
• Aufwands- und Kostenreduktion durch Unterstützung des Qualitätsmanagements.
• Steigerung Ihrer Kundenbeziehungen durch Wahrnehmung als zuverlässiger Geschäftspartner.
• Abrechnung von Lieferung und Leistungen durch vernetzte Dokumentenbeziehung (im ERP-System häufig nur aufwändig verfügbar).
• Optimierung Ihrer Rechnungsprüfung durch direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente

Für alle Zielgruppen, branchenübergreifend!

• COI-BusinessFlow - Archivierung, DMS und Workflow Management
• COI-PharmaSuite - Software für die Arzneimittelzulassung