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COI-BusinessFlow Vertragsmanagement

Standardlösung für das Vertragsmanagement - Erstellung, Pflege, Nutzung und Analyse

Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch
Dokumentation:
Benutzerhandbuch, Online-Hilfe
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Wartung:
gegen Entgelt
Sitz des Herstellers:
Deutschland
Netzwerkfähig:
ja
Preis:
Software wurde empfohlen bei folgenden Projekten:

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Das Vertragsmanagementsystem mit COI-BusinessFlow unterstützt den Vertragsprozess in den Bereichen Erstellung und Pflege, Nutzung / Zugriff und Analyse. Neben den eigentlichen Vertragsinformationen, ermöglicht Ihnen COI-BusinessFlow Stammdaten zu verwalten, die für die Klassifizierung von Verträgen und begleitenden Informationen wichtig sind.

Der Prozess eines Vertragsabschlusses ist ein variantenreicher Vorgang, der in dieser Komponente durch die Statusverwaltung, Historie und Versionierung unterstützt wird. Eine höhere Standardisierung von Verträgen wird durch den einfachen Zugriff auf bestehende Verträge, Muster und Erfahrungen, ermöglicht.

Vertragsmanagement mit COI-BusinessFlow bietet Ihnen ein standardisiertes, leistungsfähiges Vertragsmanagementkonzept mit höchster Transparenz, Sicherheit und Qualität. Die Nutzung der elektronischen Vertragsmanagementplattform gewährleistet, dass alle notwendigen Informationen weltweit verzögerungsfrei bereitgestellt werden können. Übergreifend geregelt und gesteuert durch ein detailliertes, vordefiniertes und individuell einstellbares Berechtigungssystem, hat jeder involvierte Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Informationen – dabei wird der hohen Sensibilität von Vertragsdaten hundertprozentig Rechnung getragen.

Vertragsmanagement mit COI-BusinessFlow unterstützt Sie in den Kernbereichen Vertragserstellung, -pflege, Nutzung und Analyse. Das Vertragsmanagement minimiert Risiken, die bei sich ändernden Rahmenbedingungen von Vertragspartner zu Vertragspartner entstehen und den relevanten Mitarbeitern oft nicht bekannt sind. Das Informationsdefizit wird durch eine unternehmensweite Bereitstellung von Vertragsinformationen reduziert. Insbesondere mit Hilfe elektronischer Akten, in welchen die jeweils gültigen Vertragsbedingungen (z.B. AGBs) referiert werden. Bestehende Verträge werden durch Historiendokumentation, Prozessunterstützung und Erinnerungsfunktionen (insbesondere für Fristen) gepflegt.

Funktionsüberblick:

Anwenderfunktionen:

  • Stammdatenverwaltung: Eintrag von Metadaten zu eigentlichen Vertragsinformationen.
  • Vertragsbearbeitung: Zugriff auf Vorlagen und rechtlich sichere Vertragstexte, standortübergreifender Zugriff für Teamarbeit.
  • Statusverwaltung: Sperrung/Freigabe von Dokumenten.
  • Protokollierung: Abruf der Historie von Aktionen mit Benutzer- und Zeitstempel.
  • Recherche: Suchfunktion mit Analysemöglichkeit der Suchergebnisse. Steter Zugriff auf Änderungen, Aktionen und Ereignisse.
  • Versionsführung: Änderungen werden in neuer Vertragsversion realisiert und verwaltet.
  • Erinnerungsfunktion: Fristeinhaltung durch Erinnerung per E-Mail.

Administratorfunktionen:

  • Berechtigungsvergabe: Steuerung der Zugriffsrechte in der Organisationsdatenbank.
  • Katalogverwaltung: Pflege von Attributkatalogen.
  • Diensteverwaltung: Steuerung der Erinnerungsfunktion.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Risikominderung durch transparentes Informationsmanagement.
  • Optimale Verfügbarkeit unternehmensweit bereitgestellter, kontrollierter Vertragsinformationen durch effektives Prozessmanagement.
  • Aufwands- und Kostenreduktion durch Unterstützung des Qualitätsmanagements.
  • Steigerung Ihrer Kundenbeziehungen durch Wahrnehmung als zuverlässiger Geschäftspartner.
  • Abrechnung von Lieferung und Leistungen durch vernetzte Dokumentenbeziehung (im ERP-System häufig nur aufwändig verfügbar).
  • Optimierung Ihrer Rechnungsprüfung durch direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente
Zielgruppen:

Für alle Zielgruppen, branchenübergreifend!

Kunden fragten:
Können mehrere Nutzer gleichzeitig Ihre Software nutzen?
Ja.
Ermöglicht Ihre Software, dass eine zentrale Stelle die Hoheit über die Stammdaten hat?
Ja, das COI-BusinessFlow Vertragsmanagement verfügt über ein weitreichendes Berechtigungssystem. Damit kann beliebig gestaltet werden, wer auf welche Daten und Dokumente welchen Zugriff (lesend, ändernd) hat.
Können Textinhalte einfach aktualisiert werden?
Eine Verknüpfung von Metadaten mit Dokumentfeldern ist möglich. Ein Aktualisieren von Metadaten (z.B. neues End- und Kündigungsdatum bei Verträgen mit automatischer Verlängerung) findet automatisch statt.
Kann Ihre Lösung Verträge (vor allem Standardverträge) generieren und fest-definierte Textinhalte und Formatvorlagen einem größeren Nutzerkreis zur Verfügung stellen?
Ja. Ein umfangreiche Vorlagenverwaltung ist Bestandteil des COI-BusinessFlow Vertragsmanagements. Vorlagen können beliebig erstellt werden, nach Prüfung und Freigabe stehen diese dann den Benutzern zur Verfügung. Nicht mehr benötigte Vorlagen werden auf ungültig gesetzt, sind dann nicht mehr verfügbar, verleiben aber aus Dokumentationsgründen im System. Bei jedem, auf Basis einer Vorlage erstellten Dokument, wird protokolliert, mit welcher Vorlage es erstellt wurde.
Eignet sich Ihre Software für das Vertragsmanagement einer bekannten Einzelhandelskette?
Ja. Mit dem COI-BusinessFlow Vertragsmanagement können alle Arten von Verträgen verwaltet werden. Es sind beliebige Vertragsarten (z.B. Lieferverträge, Versicherungsverträge, Mietverträge etc.) konfigurierbar. Die Verträge können unterschiedliche Laufzeiten haben (z.B. befristet, unbefristet, mit automatischer Verlängerung etc.). Es kann sich dabei um selbst erstellte, aber auch um von Extern erhaltene Verträge handeln.
Wie wird die Software aktualisiert?
Manuell durch Systemupdates und Hotfixe. Hierzu verfügt das System über ein entsprechendes Tool.
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
Das System kann per Konfiguration, aber auch per API customized werden.
Wie ist die Sicherung der Daten organisiert bzw. inwieweit wird die Datensicherung unterstützt?
Die Datensicherung erfolgt nicht im COI-BusinessFlow Vertragsmanagement, sondern wird systemseitig durchgeführt. Die zu sichernden Objekte (Filesystem, Datenbank, ggf. das Archivierungsmedium) sind entsprechend dokumentiert.
Weitere Programme des Herstellers:
Systemvoraussetzungen:
Online - basierend:
ASP / SaaS (webbasierte Lösung)
Windows - basierend:
Win 10
Win 8
Win 7
Win Vista
Win XP
Win 9x/ME
Win Server
Unix - basierend:
Unix
Linux
SCO
AIX
HP-UX
Reliant
Sinix
Irix
Solaris
Tru64
OpenBSD
Mobile - basierend:
iOS
Android
Symbian
Blackberry
Win Phone / Mobile
Andere Betriebssysteme - basierend:
MAC OS
DOS
OS/2
Netware
Speicherbedarf
DVD
CD-ROM
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