cuContract – Vertragsmanagement

Einfach, klar und kostengünstig!

Können Sie ad hoc sagen, wo welche Verträge, Dokumente und E-Mails in Ihrem Unternehmen abgelegt sind? Welche sind davon aktuell oder veraltet? Wann laufen Vertragsfristen aus oder wie hoch sind die laufenden Zahlungsverpflichtungen?
Die Beantwortung dieser und weiterer Fragen erforderte bisher in der Praxis meist einen hohen administrativen Aufwand. Doch mit cuContract wird dies zu einem Kinderspiel!

Verträge aktiv managen

Managen Sie mit cuContract sämtliche Vereinbarungsarten inkl. aller zugehörigen Abläufe, Dokumente, E-Mails etc. übersichtlich und revisionssicher während ihres gesamten Lebenszyklus – von der Anfrage, Ausschreibung und Angebot über Vertragsabschluss und Controlling bis hin zur Kündigung und der kontrollierten Vernichtung.
Diverse Analysemöglichkeiten machen u. a. die Spend Analysis, das Bestimmen von Vertragsobligos oder Zahlungsverpflichtungen für einen beliebigen Zeitraum in der Zukunft möglich. Auswirkungen auf den Liquiditätsplan und Jahresabschluss durch z. B. gezielte Vertragskündigungen können einfach simuliert und Entscheidungen gezielt getroffen werden.

Termine und Fristen werden nicht mehr verpasst, denn der integrierte Ereignis-Agent stellt diese rechtzeitig fest und informiert den verantwortlichen Mitarbeiter per E-Mail oder stößt automatisiert eine entsprechende Folgeverarbeitung an.

Transparenz und volle Kontrolle

Durch die zentrale, strukturierte Ablage aller Verträge und zugehörigen Informationen arbeitet jeder Mitarbeiter unternehmensweit mit den aktuellen Daten. Die Transparenz wird so gesteigert und auch zeitaufwendige Anfragen nach Unterlagen bei z. B. anderen Standorten entfallen.

Mit dem Einsatz von cuContract stellen Sie aber insbesondere sicher, dass Ihr Vertragsmanagement den Anforderungen nationaler und internationaler Gesetzgebungen, wie KonTraG, BilMoG, Sarbanes-Oxley Act und Basel II/III, entspricht. Denn cuContract dokumentiert und archiviert nicht nur alles revisionssicher, sondern beinhaltet auch ein umfangreiches Risikomanagement zur frühzeitigen Identifizierung und Minimierung von Risiken.

Digitale, prozessorientierte Akte inkl. cuDocument Builder

In der integrierten Digitalen Akte können Sie nicht nur Dokumente bspw. per Drag&Drop einfach ablegen und komfortabel per Volltextsuche durchsuchen, die Akte bietet umfangreiche zusätzliche Funktionalitäten, die Sie beim Vertragsmanagement unterstützen. So machen z. B. die Versionierung und der Versionsvergleich das Nachvollziehen der Dokumentenentwicklung und Änderungen auch nach Jahren noch auf einen Blick möglich.

Zusammenhängende Geschäftsprozesse lassen sich dank der prozessorientierten Akte ganz einfach erkennen, denn sie erzeugt automatisiert eine Sicht auf alle zu einem Geschäftsprozess zugehörigen Dokumente. Das System erkennt selbsttätig, welche Lieferanten-, Bestell-, Rechnungs- und Vertragsdokumente zusammengehören und wie die Darstellung im Detail aufgebaut ist.

Schnell und einfach funktioniert auch die Dokumentengenerierung (cuDocument Builder), mit der es auch für Sachbearbeiter ohne juristische Kenntnisse möglich ist, Vertragsdokumente und andere Schriftstücke im MS Office automatisch zu erstellen. Dabei werden Platzhalter manuell oder auch automatisiert gefüllt, wenn diese bereits im SAP bzw. ERP gepflegt sind. Der cuDocument Builder minimiert Fehler und spart viel Arbeitszeit.

100%ige Microsoft- und Lotus Notes-Integration

Dank der 100%igen Microsoft-Integration ergänzen sich cuContract und die Microsoft-Produkte perfekt. Dokumente und Informationen aus der Digitalen Akte können direkt mit MS Office-Anwendungen, sowie MS SharePoint aufgerufen, genutzt, bearbeitet und abgelegt werden. Umständliches hin und her wechseln zwischen den Anwendungen ist so überflüssig.
Zusätzlich können die SAP-Daten zu einem E-Mail-Kontakt in IBM Lotus Notes und MS Outlook integriert werden. E-Mails können sowohl aus der Akte über den Personal
Information Manager versandt werden als auch im Original revisionssicher aus Outlook und Lotus Notes mit einem Klick in die Akte importiert werden. Auch hierbei ist es nicht notwendig die Anwendung zu wechseln. Zusätzlich ermöglicht die „Senden an ...“-Funktion schnelles Einfügen von einer oder mehrerer Dokumentendateien gleichzeitig aus jedem beliebigen Ordner im Windows Explorer bzw. MS Office in die Akte.

Ihr Nutzen
Das Vertragsmanagement cuContract steigert die Effizienz sowie Planungs- und Steuerungsfähigkeit Ihres gesamten Unternehmens und verleiht Ihnen in einem Maße Kontrolle über Risiken und finanzielle Entscheidungen, wie es vorher undenkbar war. In der Summe führt dies zu enormen Einsparungspotenzialen, die Sie nur mit einer Best Practice-Lösung wie cuContract bei einem schnellen ROI voll ausschöpfen können.

Höchste Sicherheit
Vertragsdaten sind vertrauliche Daten. Durch die komplexe Zugriffs- und Berechtigungsstruktur genügt cuContract den Anforderungen des Datenschutzes und höchster Datensicherheit.

Technische Aspekte
cuContract ist als SAP-Anwendung entwickelt worden und für SAP NetWeaver offiziell zertifiziert. Die Lösung lässt sich innerhalb einer bestehenden SAP-Umgebung, aber auch als eigenständiger Kontraktserver, der Referenzen zu anderen SAP-Installationen bildet, installieren.

Überblick:

• Ansicht, Neuanlage, Pflege und kontrollierte Vernichtung von Vertragsdaten und Dokumenten
• Risikomanagement, Geschäftspartner- und Lieferantenbewertung, Prä- und Requalifizierung
• Integrierte Wiedervorlage-Funktion und automatisierte Erinnerungen per E-Mail
• 100%ige MS Office- und MS SharePoint-Integration
• Ad hoc Aufgabenmanagement sowie Workflows
• Nutzung eines über ArchiveLink angeschlossenen DMS bzw. Optischen Archivs; optional mit SAP RM bzw. SAP NetWeaver Folders Management
• Digitale Akte inkl. Drag & Drop-Funktion
• Teilakten fügen sich automatisiert zum Vorgang als prozessorientierte Akte zusammen
• Scanner-Integration und OCR-Erkennung, Barcode-Druck, Volltextsuche
• Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhänge aus MS Outlook und Lotus Notes
• cuDocument Builder zur automatischen Erstellung von Standardschriftverkehr und Verträgen
• Logische Verknüpfung von zusammengehörigen Verträgen; autom. Zuordnung und Erzeugung von Buchungen und Rechnungen zu Verträgen
• Zuordnung von beliebigen anderen SAP Business-Objekten zu Verträgen
• Rechnungsprüfung und Buchung in einem Vorgang mit Verteilung auf die entsprechenden Kostenstellen, Projekte etc.

Andere Produkte: (ebenfalls über SoftGuide abrufbar)

• cuLicense - Aktives Lizenzmanagement
• cuDetect - Software- und Hardware Detection auf Client- und Serverebene
• cuAsset - Change Management und Asset Lifecycle Management
• cuSmarText  - Elektronische Akte inkl. automatisierter Dokumentenerstellung

Jedem Unternehmensbereich, der in irgendeiner Form mit Verträgen beschäftigt ist, bringt cuContract Vorteile. Dies sind u. a. Vertrieb, Personalwesen, Einkauf, IT und Facility Management, Controlling, Recht, Finanz- und Rechnungswesen.

• cuDetect s@p - Optimierung der SAP-Lizenznutzung
• cuLicense - SAP-zertifizierte Lösung zum Lizenzmanagement
• cuSmarText - Elektronische Akte inkl. automat. Dokumentenerstellung