Schnell installiert, leicht zu bedienen und 100%ig SAP-integriert!

Dokumente permanent aktuell und unternehmensweit verfügbar, ohne großen Aufwand dank zahlreicher komfortabler Funktionen – mit cuSmarText ist dies ohne eine zeitaufwendige Einführung und Einarbeitung möglich. Dokumente lassen sich im Handumdrehen strukturiert ablegen. Dies spart Zeit, steigert die Transparenz und vereinfacht die Geschäftsprozesse.

Elektronische Akte einfach befüllen, durchsuchen und vieles mehr

Die Elektronische Akte kann aus jeder SAP-Funktion heraus aufgerufen und an jeder beliebigen Stelle angebunden werden.

Zur Befüllung stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. So können Sie Dokumente beispielsweise einfach per Drag & Drop-Funktion in der Akte ablegen und verschieben – nicht nur in der SAP-Oberfläche, sondern auch webbasiert.

Scannen Sie Unterlagen bequem über die integrierte Scan-Funktion direkt aus SAP heraus ein. Neben Dateien in den Bildformaten TIFF und JPEG können auch unmittelbar PDF-Dokumente erstellt werden, ohne dass dazu spezielle Druckertreiber oder Zusatzsoftware installiert werden müssen.

Mit nur wenigen Klicks ist auch die Barcode-Erstellung zur Zuordnung von Dokumenten zu einem Vertrag oder der Druck eines Deckblatts mit Barcode für den zentralen Dokumenten-Scan ausgeführt. Per Volltext- und Stichwortsuche lassen sich alle Dokumente in der elektronischen Akte leicht auffinden. Dies gilt nicht nur für charakterbasierte, sondern auch eingescannte Unterlagen können dank integrierter OCR-Erkennung durchsucht werden.

E-Mail-Integration aus MS Outlook und IBM Lotus Notes

Auch E-Mails können mit einem Klick aus MS Outlook und IBM Lotus Notes in cuSmarText übernommen werden – samt aller Textformatierungen und Anhänge. Das Versenden von E-Mails aus der Akte heraus ist ebenso einfach. Denn neben der freien Eingabe eines Adressaten, werden Ihnen die E-Mail-Kontakte, die bereits zu den Geschäftspartnern hinterlegt wurden, zur Auswahl vorgeschlagen. Die Betreffzeile sowie der E-Mail-Text kann ebenfalls automatisch erzeugt werden.

Dokumente und Schriftverkehr automatisiert erstellen

Mithilfe von cuSmarText lassen sich sowohl Dokumente für den Standard-Schriftverkehr, z.B. Bescheinigungen, aber auch Verträge automatisch im MS Word-Format generieren und in das PDF-Format umwandeln. Hierzu erstellt bspw. die Rechtsabteilung oder Fachadministrator zuvor Vorlagen, in denen der Aufbau und die jeweiligen Abschnittsinhalte der verschiedenen Dokumentenarten festgelegt werden.

Zusätzlich wird definiert, ob und an welchen Stellen Änderungen bzw. Ergänzungen durch die späteren Anwender erlaubt sind und welche regelbasiert vorgenommen werden. Aus diesen fertigen Vorlagen braucht der Mitarbeiter nur noch das entsprechende Muster auszuwählen und ggf. Platzhalter manuell zu ersetzen. Wurden diese Stammdaten bereits in SAP gepflegt, werden sie ebenfalls automatisch in das Dokument eingefügt. cuSmarText minimiert somit nicht nur Fehler bei der Dokumentenerstellung, sondern spart viel Arbeitszeit.

Höchste Datensicherheit

Akten beinhalten sehr sensible Daten, die in Papierform nur schwer zu schützen sind. Durch das ausgeklügelte Zugriffs- und Berechtigungssystem von cuSmarText können Rechte für Sichten und Zugriffe differenziert nach Unternehmensbereichen vergeben werden. Das SAP basierte Zugriffs- und Berechtigungssystem genügt somit den Anforderungen des Datenschutzes und höchster Datensicherheit. 

cuSmarText auf einen Blick

• Höchste Datensicherheit durch ausgeklügeltes Sicherheitskonzept; revisionssichere Archivierung
• Strukturierte Ablage; individuelle Anpassung der Ordnerstruktur
• Übernahme von E-Mails im Original inkl. Anhängen aus MS Outlook und Lotus Notes
• Automatisierte Dokumentenerstellung: Textbibliothek, regelbasierte Generierung
• Serienbrief-Funktion und Erstellung von Mustervorlagen
• Drag & Drop-Funktion
• E-Mail-Erstellung
• MS Office-Integration
• TIFF, JPEG und PDF-Dateien direkt aus der elektronischen Akte heraus erstellen
• Integrierte Scanfunktion mit OCR-Erkennung
• Volltextsuche von charakterbasierten und gescannten Dokumenten
• Wiedervorlage mit E-Mail-Benachrichtigung
• Kein zusätzlicher Server notwendig, ein einfaches SAP-System reicht aus
• Aufgaben managen und verteilen (Task Management) + Dokumenten-Workflow
• Aufruf von Aufträgen, Rechnungen etc. aus beliebiger SAP-Funktion

Unternehmensweit einsetzbar

• cuDetect s@p - Optimierung der SAP-Lizenznutzung
• cuContract - Unternehmensweites Vertragsmanagement
• cuLicense - SAP-zertifizierte Lösung zum Lizenzmanagement