Mit der "Flexiblen Schnittstelle zu Dokumentenmanagementsystemen" DMS_SS erhalten Sie eine Schnittstelle zwischen einer beliebigen datenbankgestützten Applikation z.B. einem Warenwirtschaftssystem und einem Dokumentenmanagementsystem. Die Schnittstelle bereitet das gedruckte PDF-Dokument auf (z.B. durch hinterlegen des Geschäftspapiers oder dem anhängen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Gleichzeitig nimmt DMS_SS eine Indexierung vor. Dazu wird das Dokument eindeutig identifiziert und anschließend eine Abfrage an das angeschlossene Datenbanksystem gestartet. mit dem das Dokument erzeugt wurde.

Anschließend wird das PDF-Dokument sowie die Indexdatei fortlaufend nummeriert und in einem Verzeichnis abgelegt. Bei der Gestaltung der Abfragen für die Indexdatei haben Sie dabei vielfältige Möglichkeiten und können nach Dokumentenart unterscheiden.

Die aufgezeigte Lösung eignet sich auch für Unternehmen, die aktuell noch auf den Einsatz eines DMS-Systems verzichten wollen und die die unternehmensrelevanten Dokumente standardisiert als PDF-Dokument und indexiert elektronisch 'Endlagern' wollen.

Wird die Schnittstelle im Server-Modus betrieben, so lassen sich PDF-Dokumente vollautomatisch bearbeiten. (GP Hinterlegung, AGB Anhang, Verschlüsselung). Der Anwender bracht die PDF-Dokumente dazu nur in ein spezielles Eingangsverzeichnis kopieren. Die Schnittstelle überprüft im Server-Modus dazu regelmäßig das Eingangsverzeichnis.

Die bearbeiteten PDF-Dokumente stehen anschließend nach kurzer Bearbeitungszeit in einem Ausgabeverzeichnis sofort wieder zur Verfügung. Die Originaldokumente werden in einem speziellen Verzeichnis archiviert.

• Unternehmen, die Ihr ERP-System an eine DMS-Lösung anbinden wollen und dabei eine automatische Indexierung erreichen wollen.
• Unternehmen können mit der Lösung auch Ihr eigenes Archiv im PDF-Format einrichten, um dieses in einer späteren Phase in ein DMS-System zu überstellen.

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