DOCUNIZE ist ein professionelles und intelligentes Vorlagen Managementsystem für MS Office Vorlagen. Mit DOCUNIZE lassen sich neue Dokumentvorlagen zentral einbinden und bestehende zentral pflegen. Damit haben alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, automatisch nur noch Zugriff auf die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumentvorlage. Das Produkt sorgt damit für die Einhaltung des Corporate Design und für eine stets rechtssichere Verwendung der Dokumentvorlagen.

Reduzierung des Administrationsaufwandes

Vorlagen, Dokumente, Benutzerprofile werden zentral eingebunden, aktualisiert und administriert. Redundante Vorlagen, verschiedene Versionen werden somit automatisch vermieden. Selbst Vorlagen, die lokal auf den Notebooks liegen (z. B. bei externen Mitarbeitern) lassen sich einfach updaten. Durch Einloggen ins Firmennetz werden die Dokumentvorlagen automatisch mit dem Server synchronisiert. DOCUNIZE 2010 ist mandantenfähig. So können innerhalb eines Unternehmens die verschiedenen Standorte, Niederlassungen, Tochtergesellschaften jeweils mit ihren spezifischen Vorlagen bedient werden.

Zeitersparnis an jedem Arbeitsplatz

Studien belegen, dass ca. 30% der Arbeitszeit in Suchvorgänge investiert werden. Mit DOCUNIZE lassen sich Dokumente und Vorlagen nach Geschäftsbereichen, Abteilungen, Kategorien usw. ordnen und damit einfach finden. Gleichzeitig wird der Zugriff über Mitarbeiterprofile gesteuert. Jeder Mitarbeiter bekommt somit nur die Auswahl an Dokumenten angezeigt, die für ihn relevant ist. Das erhöht die Übersichtlichkeit und minimiert gleichzeitig den Suchaufwand.

„Wächter“ für Corporate Design und Rechtssicherheit

Änderungen in der CI, die sich in einzelnen Vorlagen niederschlagen (z. B. ein neuer Zusatz im Logo oder neue Signaturkonventionen) können mit DOCUNIZE in Echtzeit implementiert werden. Für jede Niederlassung, auch weltweit. Ebenso zentral und automatisiert können rechtlich relevante Daten in Dokumentvorlagen – z. B. Änderungen der Rechtsform, der Aufsichtsratsmitglieder in der Briefvorlage - auf den aktuellen Stand gebracht und zur Verfügung gestellt werden.

Dynamische Vorlagen-Generierung und Office 2007 Format

DOCUNIZE 2010 legt besonderes Gewicht auf die Reduzierung des Vorlagen-Administration. Ein neues Frontend mit komfortabler Eingabemaske sorgt für optimale Übersicht bei der Einbindung neuer Vorlagen, der Aktualisierung bestehender Vorlagen, beim Anlegen neuer Mandanten sowie bei der Zuordnung von Berechtigungsprofilen.

CI/CD-konforme E-Mail-Signatur

DOCUNIZE™ stellt automatisch eine firmenspezifische E-Mail-Signatur für MS Outlook zur Verfügung. Es werden damit stets die Vorgaben des Unternehmens für die E-Mail-Signatur eingehalten, denn auch Änderungen werden durch den Administrator zentral über DOCUNIZE™ weitergegeben. Dabei werden alle Formate (html, rtf, txt) berücksichtigt. Individuelle Signaturen können definiert und nach z.B. Unternehmensbereichen zugewiesen werden.

DOCUNIZE – Die Key Features

• Optimierte Bereitstellung von Vorlagen aus MS Office Word, Powerpoint, Excel
• Unterstützung des neuen Office 2007 Formates mit Nutzung aller Vorteile
• Dynamischer Vorlagen-Aufbau mit deutlicher Reduktion des Administrationsaufwandes
• Schnellere Umsetzung von Änderungen
• Vorlagen-Bereitstellung mit Abbildung von Firmenstrukturen, Vorlagen-Gruppierung und -Suche
• Favoriten und optional private Vorlagen
• Automatische Vorlagen-Synchronisation auf mobile Engeräte
• Multi-Language-Fähigkeit von Vorlagen und Enduser-Frontend
• Einfache, zentrale Vorlagen-Administration mit grafischem Frontend
• Schnittstelle zu MS Outlook, Lotus Notes, MS ActiveDirectory, MS Sharepoint
• MS Windows 7 Zertifizierung
• Reporting und Protokollierung
• Volle Office 2010 Kompatibilität

DOCUNIZE – Die Vorteile.

Effizienter und strukturierter Zugriff auf Vorlagen

Mit DOCUNIZE ordnen Sie Ihre Dokumente und Vorlagen nach Geschäfts- oder Funktionsbereichen, Abteilungen, Kategorien etc. Der Mitarbeiter kann bei Bedarf Vorlagen-Zugriffe und Signaturen über Profile steuern, so dass er genau die Vorlagen-Auswahl und Felder gefüllt bekommt, die in seiner aktuellen Rolle relevant sind (z. B. wenn Sekretariate mehrere Funktionsbereiche erfüllen und verschiedene Signaturen benötigen).

Der Vorteil:

• Optimale Übersicht über alle Vorlagen
• Minimierter Suchaufwand und einfachstes Anbieten und Finden benötigter Vorlagen
• Zeitersparnis durch Rollen-gesteuertes Füllen von Datenfeldern
• Einfachste intuitive Bedienung und optimale Integration in MS Office

Automatischer Datenabgleich für mobile Systeme

Gerade auch für mobile User und externe Mitarbeiter. Sobald sich z. B. ein Außendienstmitarbeiter mit seinem Notebook in das Firmennetzwerk einloggt, werden die Dokumentenvorlagen automatisch aktualisiert. Und das mit einem ausgeklügelten Synchronisationsmechanismus.

Der Vorteil:

• Permanente Verfügbarkeit der Vorlagen, auch für mobile Mitarbeiter

Komfort-Funktionen für schnelleres Arbeiten

Mit DOCUNIZE können Vorlagen für MS Office Anwendungen einfach an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Ohne Programmierung nur durch simple Konfiguration der Vorlage können z.B. Adress-Angaben des aufrufenden Anwenders automatisch in eine Vorlage gezogen werden.

Der Vorteil:

• Schnelles, automatisiertes Erstellen von Briefen, Faxen oder sonstigen Vorlagen-Dokumenten
• Zeitersparnis bei der Vorbereitung von Vorlagen ohne Programmierkenntnisse

Schnelle und zentrale Pflege der Vorlagen

Keine Flut an verschiedenen Versionen von Vorlagen! Mit DOCUNIZE steuern Sie zentral die Einbindung neuer oder die Pflege bestehender Dokumentenvorlagen. Damit haben alle Mitarbeiter, egal in welcher Niederlassung oder an welchem Standort, sofort nur noch Zugriff auf die jeweils aktuelle, freigegebene Dokumentenvorlage.

Der Vorteil:

• keine Redundanz an Vorlagen, keine Verwechslungsgefahr
• CI-gemäß Verwendung und Verbreitung der Vorlagen
• Rechtssicherheit

Weniger Administrationsaufwand durch dynamische Vorlagen

Mit DOCUNIZE können Sie Textbausteine („Snippets“) definieren, die Sie in Vorlagen mehrfach verwenden. So wird etwa eine Fußzeile mit Unternehmens-Signatur nur einmal definiert und dann in beliebig vielen Vorlagen verwendet. Änderungen in der Vorstandschaft oder in der Unternehmensbezeichnung – eine entsprechende Aktualisierung des Fußzeilen-Textbausteins reicht aus und alle betroffenen Vorlagen sind wieder auf dem neuen Stand! Vorlagen können über Textbausteine sogar als Multi-Language Versionen definiert werden.

Der Vorteil:

• Zeitersparnis bei der Änderung von Vorlagen
• Änderungen in einer Vielzahl von Vorlagen sind sofort verfügbar
• Zentrale Änderungen über eine Vielzahl von Vorlagen
• Reduzierung der Anzahl der Vorlagen
• Reduzierter Administrationsaufwand durch Multi-Language Vorlagen

Multi-Language Fähigkeit für globale Vorlagensteuerung

DOCUNIZE ist ideal für global operierende Unternehmen. Dokument- und Frontend-Sprache lassen sich separat einstellen. Vorlagen lassen sich problemlos Multi-Language-fähig machen – einfach Text in beliebige Sprachen übersetzen und einbinden. Kein Entwickler Know-how notwendig

Der Vorteil:

• International einsetzbar
• Generieren von Multi-Language Vorlagen
• Bediensprache durch User direkt auswählbar
• Lokalisierung für beliebige Sprachen ohne Programmierung

Verwendung aktueller Microsoft Technologie

DOCUNIZE verwendet die neuesten Technologien von Microsoft. Das Vorlagen Management System unterstützt Office 2007 (OOXML), die Features dieses neuen Formats kommen voll zum Einsatz und das sogar mit Office 2003! DOCUNIZE basiert auf den neuesten Versionen wie .NET 3.5 und SQL Server Compact.

Der Vorteil:

• Nutzung des Potentials des neuen Office 2007 Formats
• Einfache Anwendung durch Integration in MS Office
• Kompatibilität zu aktuellen und künftigen Versionen von Microsoft Office (ab MS Office 2003)
• Investitionssicherheit

Der Einsatz von DOCUNIZE macht sich besonders bezahlt

• für Unternehmen, die viele MS Office basierte Vorlagen einsetzen
• in Unternehmen mit mehreren Standorten
• in Unternehmen, die Vorlagen in mehreren Sprachen verwenden und administrieren

• HelpMatics - ITIL V3 zertifiziertes Service Management System