Machen Sie Ihren SharePoint Server zu einem vollständigen ECM-System – mit den ECSpand Services & Solutions

Die Produktlinie ECSpand wurde von der d.velop AG, einem der führenden Hersteller von Enterprise Content Management-Systemen, entwickelt und dient als optimale Ergänzung zum Microsoft SharePoint Server.

Auf Basis der langjährigen Erfahrung (d.velop ist seit mehr als 15 Jahren am Markt) stehen mit ECSpand ausgereifte, lösungsorientierte ECM-Bausteine bereit, um Ihre dokumentenbasierten Unternehmensprozesse einfach, sicher und effizient auf der Microsoft SharePoint Server Plattform abzubilden.

connectiv! ist zertifizierter ECSpand Lösungspartner und bietet Ihnen individuelle Beratung und Betreuung in diesem Bereich an. Und ganz zufällig sind wir auch Lieferant für die Standard-Schnittstelle zur Integration von bzw. in Microsoft Dynamics CRM.

ECSpand bietet in Ergänzung zum Microsoft Sharepoint verschiedene vorgefertigte Lösungen für die Bereiche Rechnungsverarbeitung, Qualitätsmanagement, Patentmanagement und Vertragsmanagement.

Verarbeitung von eingehenden Rechnungen

• Eingehende Rechnungen gelangen automatisiert durch Workflowregeln zu den richtigen Ansprechpartnern im Unternehmen. Manuelle Eingriffe werden nahezu überflüssig. Sie werden ersetzt durch digitalisierte Workflows, die einzelne Vorgänge immer wieder und automatisch freigeben, kontrollieren und protokollieren.

Qualitätsmanagement

• Bei jeder Qualitätssicherung fallen Dokumente an, die digital verwaltet werden müssen. ECSpand legt diese Dokumente zentral ab. Vorlagen und Formulierungshilfen unterstützen Sie beim Qualitätsmanagement. Die Dokumentendatenbank verschafft Ihnen einen Überblick auf Datenblätter, Kunden- und Rechnungsinformationen, Termine und sonstige Aktivitäten. Das Qualitätsmanagement ist eingebunden in Kontroll- und Zulassungs-Workflows, wodurch Aufgaben und Aufträge bestätigt werden können.

Patentmanagement

• ECSpand verschafft dem Anwender einen Rundumblick auf sämtliche Unterlagen und Prozesse, die schutzrechtsrelevant sind. Das System unterstützt Sie bei der Überwachung, Evaluierung und Analyse international bekannter Schutz- und Patentrechte. Auch eine Risikoeinschätzung für neue Schutzbriefe stellt ECSpand zur Verfügung.

Vertragsmanagement

Auch bei der Vertragserstellung bietet die Lösung Vorschläge für Vorlagen und Textbausteine. Verträge werden durch Kontroll-Workflows geprüft und freigegeben. Änderungen und Ergänzungen können immer nachverfolgt werden. ECSpand übernimmt für Sie die Terminverwaltung und stellt automatisch Wiedervorlagen her. So bietet das System einen umfassenden Überblick über geschäfts- und vertragsrelevante Dokumente. Das Add-On verfügt auch über Reporting-Funktionen, wie zum Beispiel die Bewertung von Risiken. Stammdaten von bestehenden Geschäftspartnern werden als Datenbasis für ECSpand genutzt.

Zudem bietet connectiv!

ECSpand.link for Microsoft Dynamics CRM

ECSpand.link for Microsoft Dynamics CRM ist eine von connectiv! entwickelte Schnittstelle zur Integration des ECM-Systems ECSpand (Hersteller d.velop) von bzw. in Microsoft Dynamics CRM.

Mit der Schnittstelle ECSpand.link for Microsoft Dynamics CRM können Unternehmen ihre Dokumente, die sie in Microsoft Dynamics CRM erstellen, im Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) verwalten. Von dort aus fließen die Daten dann z. B. automatisch in das ERP-System. Des Weiteren werden Dokumente aus MOSS, die vorher z. B. aus dem ERP-System geholt wurden, direkt in Microsoft Dynamics CRM angezeigt. Der SharePoint Server speichert unmittelbar und automatisiert CRM-Belege, Angebote, Dateianhänge sowie weitere Notizen und Informationen.

Aus dem Offline-Modus in MS CRM hochgestufte Dokumente werden beim Online-Gehen automatisch archiviert. Nach der Archivierung besteht die Möglichkeit, die in Dynamics CRM hochgestuften Dokumente aus der CRM-Datenbank zu entfernen. Somit wird Speicherplatz freigegeben und die CRM-Datenbank kann kleingehalten werden.

Durch die kontextbezogene Anzeige in den CRM-Formularen, die an die CRM-Bedienung angelehnt ist, können CRM-Benutzer nahezu ohne zusätzlichen Schulungsaufwand auf die Dokumente im SharePoint zugreifen.

Hier einige Funktionen:

• Anzeigen aller Angebote, Rechnungen und Gutschriften aus MOSS in einer Hauptnavigation in Microsoft Dynamics CRM
• Anzeigen von Angeboten, Rechnungen und Gutschriften aus MOSS in Firmen, Projekte und Angebote in Microsoft Dynamics CRM
• Suchvorgänge in gewohnter Umgebung

Anforderungen:

• Microsoft Dynamics CRM 4.0
• Microsoft Office Share Point Server (2007)
• ECSpand Services

Branchenübergreifend der Mittelstand

• d.link for Microsoft Dynamics CRM - Schnittstelle zu d.3 (d.velop)
• connectiv! CRM2NAV - verbindet Dynamics CRM mit Dynamics NAV