FibuNet webIC, die neue Lösung für Invoice Automation bzw. Invoice Control
FibuNet webIC (IC = Invoice Control) ist eine eigenständige, webbasierte Lösung für automatisierten Rechnungsworkflow bzw. Invoice Automation.
FibuNet webIC automatisiert und optimiert den gesamten Prozess der Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Unternehmen. Mit FibuNet webIC werden die notwendigen zeitaufwändigen, wiederkehrenden Tätigkeiten der Rechnungsprüfung und Rechnungsbearbeitung drastisch reduziert.
Die Lösung erhöht die Transparenz und Kontrollfähigkeit im gesamten Unternehmen. Hierfür werden integrierte Prüfungs- und Genehmigungsabläufe bereitgestellt sowie leistungsstarke Berichts- und Warnfunktionen. Dies stellt die termingerechte Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen sicher.
Die Vorteile des FibuNet webIC sind offensichtlich:
- Keine manuelle Erfassung mehr, dadurch Reduktion von Zeit und Kosten
- Vermeidung von Eingabefehlern
- Geringerer Verwaltungsaufwand
- Zinsersparnis und Liquiditätsgewinn durch verbesserten Vorsteuerabzug
- Verbesserte Ausnutzung der Skonto-Möglichkeiten
- Verbesserte Prozesskontrolle.
Die Effizienzsteigerung drückt sich auch in den Kosten aus. Laut Experten kostet die Bearbeitung einer Papierrechnung im Schnitt über 11,00 Euro (laut Billentis-Studie 2009, verfügbar unter www.billentis.com). Die Bearbeitungskosten für die Eingangsrechnungen lassen sich mit Hilfe des FibuNet webIC nachweislich um über 50% senken.
Die Leistungsfähigkeit des FibuNet webIC im Überblick
- Eigenständige, komplett web-basierte Anwendung
- Frei konfigurierbare Workflows mittels grafischem Workflow-Designer
- Abbildung unternehmenspezifischer Bearbeitungsregeln und Vorschriften
- Automatischer Stammdatenabgleich mit der Finanzbuchhaltung
- Frühzeitige digitale Archivierung und durchgängige Bereitstellung von Belegen
- Automatische Benachrichtigungen per E-Mail
- Anbindung an sämtliche Archiv-Systeme möglich
- Verarbeitung des Bildformats tif sowie PDF-Dateien
- Verhinderung nicht autorisierter Rechnungsbearbeitung
- Eingabevalidierungen und Anzeigeoptionen auf Feldebene
- Protokollierung aller Eingaben und Änderungen
- Umfangreiches Rollensystem
- Individuell konfigurierbare Benutzerrechte
- Anzeige der Rechnungen und aller dazugehörigen Dokumente während der Bearbeitung
- Berichts- und Warnfunktionen zur Steuerung der termingerechten Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen
- Verhinderung von Doppelerfassungen beteiligter Stellen
- Integration hochleistungsfähiger OCR-Systeme
- Individuelle Hilfetexte zur Anwenderunterstützung
- Vorsteuerbericht (nicht gebuchte Rechnungen)
- Belastungsanzeigen bei Rechnungsreklamationen
- Kinderleicht und intuitiv zu bedienen
FibuNet webIC ist eine branchenunabhängige Lösung und für alle Unternehmen mit mehr als ca. 50 Mitarbeitern geeignet.
Je nach Geschäftsfeld, Unternehmensstruktur, Größe oder Unternehmensprozessen ergeben sich spezifische Einsatzvoraussetzungen für eine besonders lohnenswerte Nutzung des webIC. Im Einzelnen können dies sein:
-
Vielzahl von Lieferanten/ Kreditoren
-
Vielzahl von Eingangsrechnungen
-
mehrere bis viele verteilte Standorte/ Filialen
-
konsequent oder teilweise dezentralisierte Einkaufsprozesse
-
dokumentierte Bearbeitungs-, Genehmigungs- und Prüfungsstufen
-
Kriterienbasierte Freigaben, z.B. nach Lieferanten/ Belegtyp/ Betrag
-
lange „Transportwege“ von Rechnungen zwischen Standorten oder Bearbeitungsstufen
-
den prüfenden oder bearbeitenden Mitarbeitern können Originalrechnungen nicht physisch vorgelegt werden.
Eine unvergleichlich tiefe Integration des FibuNet webIC einschließlich workflowgesteuerter Einbindung der Tätigkeiten in der Buchhaltung (wie z.B. Buchung, Freigabe, Zahlung, Liquiditätsplanung) ergibt sich in Verbindung mit der FibuNet-Finanzbuchhaltung. FibuNet webIC kann aber auch an Buchhaltungssysteme anderer Hersteller angebunden werden.
