GFI MailArchiver for Exchange ist eine benutzerfreundliche Lösung zur Archivierung elektronischer Post, mit der sich alle internen und externen Firmen-E-Mails zentral sichern lassen. Sämtliche Korrespondenz kann in einer oder mehreren Datenbanken archiviert werden. Sowohl Netzwerkadministratoren als auch Anwender profitieren mit GFI MailArchiver von zahlreichen Vorteilen.

• Für Systemverantwortliche gehört die aufwändige Verwaltung von Outlook PST-Dateien der Vergangenheit an:
  • keine Probleme mehr mit fehlerhaften PST-Dateien und deren umständlicher Wiederherstellung
  • kein PST-Datenverlust im Fall von Hardware-Problemen bei Arbeitsplatzrechnern
  • keine zeitraubende Sicherung von PST-Dateien für jeden einzelnen Anwender-PC

• Mitarbeiter hingegen können E-Mails eigenständig verwalten und folgende Vorteile nutzen:
  • standortunabhängiger Abruf von Nachrichten per Internet-Browser
  • einfache Wiederherstellung von E-Mails im Benutzer-Posteingang per "OneClick Restore"-Funktionalität – kein aufwendiges Abrufen von Sicherungskopien auf Bandlaufwerken oder Festplatte durch den Administrator

Nicht zuletzt hilft GFI MailArchiver Unternehmen, gesetzliche Archivierungsanforderungen leichter erfüllen zu können (z. B. die deutschen GDPdU oder den Sarbanes-Oxley Act).

Integration mit Exchange und anderen E-Mail-Servern

GFI MailArchiver for Exchange nutzt die Vorteile der Journaling-Funktion von Exchange Server und bietet dadurch eine einzigartige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit. Andere Lösungen zur E-Mail-Archivierung ersetzen lediglich die Mitteilungen mit Links zu ihrer Datenbank – dieser neuralgische Punkt kann das gesamte E-Mail-System zum Absturz bringen. GFI MailArchiver hingegen wird parallel zu Exchange eingesetzt und greift nicht in die Funktionsweise der Microsoft-Lösung ein. Neben Microsoft Exchange Server kann GFI MailArchiver auch Mitteilungen von anderen E-Mail-Servern abrufen, die Active Directory und IMAP unterstützen.

NEU – Automatische zentralisierte Archivierung von Firmen-E-Mails

Wird sämtliche digitale Firmenkorrespondenz nur auf dem E-Mail-Server gespeichert, geht dies im Laufe der Zeit zu Lasten einer reibungslosen Kommunikation. Durch das Verschieben alter Mitteilungen in eine Datenbank bleiben E-Mail-Speicher kompakt und die Server-Performance auf hohem Niveau. GFI MailArchiver bietet drei Möglichkeiten, E-Mails in einer zentralen Datenbank zu archivieren:

• SQL-Datenbank: Alle Nachrichten werden in einer standardmäßigen SQL-Datenbank gespeichert und können somit problemlos per Backup gesichert und wiederhergestellt werden. Spezielle Backup-Tools für Exchange sind hierfür nicht erforderlich. Diese Konfiguration sollte bei einem hohen E-Mail-Aufkommen verwendet werden.
• SQL-Datenbank und NTFS-Laufwerk: Die Sicherung aller E-Mail-Metadaten erfolgt auf dem SQL-Server, während die eigentlichen Nachrichten im MIME-Format in einem Verzeichnis auf einer NTFS-formatierten Festplatte archiviert werden. Diese Konfiguration eignet sich ebenfalls für Umgebungen mit einem hohen E-Mail-Aufkommen und spart Speicherplatz auf dem SQL-Server.
• Eingebettete Datenbank und NTFS-Laufwerk: Die Sicherung aller E-Mail-Metadaten erfolgt in einer in GFI MailArchiver eingebetteten Datenbank. Die eigentlichen Nachrichten werden im MIME-Format in einem Verzeichnis auf einer NTFS-formatierten Festplatte archiviert. Diese Konfiguration eignet sich für Umgebungen mit einem geringen E-Mail-Aufkommen und für kleinere Unternehmen, die Lizenzkosten für Microsoft SQL Server einsparen möchten.

Unterstützung mehrerer Datenbanken mit automatisierter Verwaltung

Archivieren Sie Mitteilungen in mehreren Datenbanken. So lässt sich der Einsatz einer einzigen Datenbank vermeiden, die mit einer wachsenden Anzahl von Einträgen immer langsamer wird und häufiger gewartet werden muss. GFI MailArchiver ermöglicht es Ihnen, E-Mails nach Ablauf einer bestimmten Zeit (z. B. einem Monat oder Vierteljahr) automatisch in einer neuen Datenbank zu sichern.

Verringerung des Speicherbedarfs für E-Mails

GFI MailArchiver komprimiert und entpackt Anhänge sofort automatisch. Verglichen mit der Sicherung von Anhängen in den Exchange-Informationsspeichern lässt sich somit sehr viel Speicherplatz sparen. Zudem können Sie E-Mails in einer Datenbank wesentlich effizienter archivieren als in PST-Dateien. Weiterer Speicherplatz wird gespart, indem GFI MailArchiver bei Anhängen, die für mehrere Empfänger bestimmt sind, übergreifend nur eine Kopie gesichert.

Keine Probleme mit PST-Dateien mehr

Dank GFI MailArchiver for Exchange müssen Anwender Ihre E-Mail-Korrespondenz nicht länger in lokal gespeicherten PST-Dateien von Microsoft Outlook archivieren. Der Umfang von PST-Dateien wird mit der Zeit immer größer, und die Dateien lassen sich dadurch schwerer sichern und durchsuchen. Zudem ist eine korrekte Verwaltung nicht sehr einfach. Mit GFI MailArchiver können Anwender über die Web-basierte Suchoberfläche alte Mitteilungen rasch aus der Datenbank abrufen – das zeitaufwendige, manuelle Durchsuchen von PST-Dateien auf der Festplatte gehört der Vergangenheit an!

NEU – Einrichtung von Regeln zur Einhaltung von Aufbewahrungs- und Kategorisierungsrichtlinien

Es ist wichtig, Richtlinien zur Aufbewahrung von E-Mails aufzustellen und unerlässlich, Nachrichten zu archivieren – doch eine zeitlich unbegrenzte Speicherung ist aus Kostengründen nicht sinnvoll. Legen Sie mit GFI MailArchiver Regeln zu Aufbewahrungsfristen fest, nach deren Ablauf E-Mails zu löschen sind. Beispiel: Für von der Marketing-Abteilung verschickte Nachrichten wird eine 7-Jahres-Frist definiert. Zusätzlich hilft Ihnen GFI MailArchiver, E-Mails zu kategorisieren, indem alle Mitteilungen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen, entsprechend gekennzeichnet werden.

Unterstützung bei Erfüllung des Sarbanes-Oxley Act und der deutschen GDPdU

GFI MailArchiver hilft durch die Archivierung aller Firmen-E-Mails gesetzliche Compliance-Richtlinien wie den Sarbanes-Oxley Act und die deutschen GDPdU zu erfüllen. Gemäß den Richtlinien, die vom Sarbanes-Oxley Act 2002 und von der US-amerikanischen Börsenaufsicht SEC festgelegt wurden, müssen z. B. Aktiengesellschaften nachweisen können, dass ihre internen Kontrollsysteme und Audit-Trails zuverlässig sind und die Korrektheit der gesammelten Daten problemlos feststellbar ist. Ähnliche Bestimmungen gelten im Rahmen der deutschen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Unternehmen sind beispielsweise durch den Sarbanes-Oxley Act dazu verpflichtet, alle erstellten, verschickten oder empfangenen Mitteilungen, die Wirtschaftsdaten und Kontrollergebnisse enthalten, mindestens sieben Jahre aufzubewahren und haben dafür zu sorgen, dass diese Daten nicht gelöscht oder verändert werden können. Hierzu gehören auch elektronisch gespeicherte Unterlagen wie E-Mails, die in Zusammenhang mit Unternehmensbereichen, Abteilungen oder Personen stehen, die für Wirtschaftsprüfungen relevant sind. Ein Verstoß gegen diese Regelungen wird strafrechtlich verfolgt und kann mit einer Haftstrafe von bis zu 10 Jahren geahndet werden.

Hilfe bei der Einhaltung weiterer Archivierungsrichtlinien und -gesetze

GFI MailArchiver unterstützt Sie zudem bei der Erfüllung folgender Archivierungsrichtlinien und -gesetze: Schweizerisches Obligationsrecht Art. 957, E-Comm Act 2000 und Enterprise Act 2002 (GB), BS7799-2:2002 (Spezifikation für ISM-System), Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (8 febbraio 1999; Italien) u. v. m.

Erteilen von Zugriffsrechten und Archivierungsausnahmen

Befugte Anwender können über GFI MailArchiver auf sämtliche E-Mails einer bestimmen Active Directory-Gruppe zugreifen. Ein Vertriebsleiter hätte somit die Möglichkeit, Einsicht in alle Nachrichten zu nehmen, die von Mitarbeitern seiner Abteilung empfangen oder verschickt wurden. Falls erforderlich, lassen sich E-Mails von/an einzelne(n) Anwendern von der Archivierung ausschließen.

Zentrale Erfassung und Archivierung von E-Mails verschiedener Firmenniederlassungen

GFI MailArchiver bietet die Möglichkeit, die E-Mail-Korrespondenz mehrerer Standorte eines Unternehmens abzurufen, um sie dann zentral zu archivieren. Firmen mit Niederlassungen in den USA, Großbritannien und Australien können beispielsweise den Standort in den USA für die zentrale Mitteilungsspeicherung auswählen.

Anwenderfunktionen

Standortunabhängiger Zugriff auf E-Mails per Internet-Browser

GFI MailArchiver bietet Anwendern die Möglichkeit, ihre E-Mails einfach per Internet-Browser abzurufen – und dies weltweit. Bereits gelöschte Mitteilungen können erneut angezeigt (und wiederhergestellt) werden.

NEU – Erweiterte E-Mail-Suche und Speicherung von Suchanfragen

Die zentrale Speicherung ihrer E-Mails erlaubt es Anwendern, ältere Nachrichten samt Anlagen (in den Formaten Microsoft Word, Excel, PDF, ZIP u. v. m.) einfacher durchsuchen zu können. Angegebene Suchkriterien lassen sich für einen einfacheren späteren Aufruf sichern, ähnlich wie bei Suchordnern von Microsoft Outlook. Speichern Sie beispielsweise eine Anfrage, mit der sämtliche Korrespondenz eines bestimmten Kunden herausgefiltert wird.

Ein-Klick-Wiederherstellung einer Mitteilung

Anwender oder Administratoren können mit einem einfachen Mausklick per "OneClick Restore"-Funktionalität eine E-Mail in ihrem ursprünglichen Format wiederherstellen lassen. Dieser Vorgang ist für alle archivierten E-Mails und sogar für gelöschte Mitteilungen möglich – sie treffen als Anhang im Posteingang des Anwenders ein.

Anzeige der Benutzeroberfläche in mehreren Sprachen

Die Benutzeroberfläche von GFI MailArchiver kann in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Russisch, Spanisch, Arabisch, Japanisch, vereinfachtes Chinesisch und traditionelles Chinesisch angezeigt werden.

Weitere Leistungsmerkmale:

• Druckoptimiertes Format für die Papierausgabe von E-Mails

• Unternehmen jeglicher Größe

• GFI MailEssentials - Antispam für MS Exchange Server / SMTP / Lotus
• GFI MailSecurity - Antivir / Virenschutz für Exchange
• GFI EventsManager - für Netzwerksicherheit / Analyse Systemmeldungen
• GFI Network Server Monitor - Netzwerküberwachung / Serverüberwachung
• GFI LanGuard - für Netzwerk Sicherheits-Scans und Patchmanagement
• GFI FaxMaker - Faxserver für Exchange / SMTP / Lotus Notes