Motivation

Effizientes Arbeiten und damit auch effizientes Dokumenten Management wird für die Unternehmen immer wichtiger. VDoc Open DMS ist das ideale Werkzeug für die Erstellung und Bearbeitung von versionspflichtigen Dokumenten im gesamten Lebenszyklus. Dazu gehören sämtliche Formulare, Beschreibungen und Richtlinien des QM-Systems, wie auch sonstige Vorschriften, Handbücher oder Normen für den betrieblichen Ablauf oder die Organisation. Das Dokumentenmanagementsystem unterstützt Sie überall dort, wo Dokumente in Ihrem Lebenszyklus behandelt werden müssen, insbesondere aber auch dort, wo geschäftsrelevante Informationen aus konventionellen Dokumenten in elektronischer Form verfügbar gemacht werden, um diese im richtigen Kontext in die Geschäftsprozesse einbinden zu können. Ein integrierter Prozess stellt die Erstellung der Vorlagen, Prüfung, Freigabe und die Veröffentlichung der Dokumente sicher.

VDoc Open DMS steht nicht alleine da, sondern lässt sich bequem in das Unternehmensportal VDoc Portal integrieren bzw. mit beliebigen konfigurierbaren Geschäftsprozessen in VDoc Process koppeln. Des Weiteren können Sie VDoc Open DMS z.B. mit einer intelligenten Formular- und Dokumentenerkennung und/oder mit einer Langzeit-Datensicherung kombinieren. So erhalten Sie eine durchgehend integrierte Plattform für alle Belange des Dokumenten-, Prozess- und Wissensmanagements.

Funktionen und Merkmale

Wir bieten ein anpassungsfähiges DMS System für die automatisierte Erstellung und den kompletten Life-Cycle aller Dokumente auf Wunsch mit Anbindung an beliebige Geschäftsprozesse.

• Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig
• Templatebasierte Dokumentenerstellung mit Word Integration
• Templateverwaltung und Änderung
• Externe Dokumentenerstellung
• Frei einstellbare Dokumentenkategorien und Attribute
• Frei einstellbare Ablagestrukturen
• Navigation über Strukturbäume
• Konfigurierbarer Bearbeitungs- und Freigabe Workflow für jeden Dokumententyp
• Check In, Check Out
• Versionierung der Dokumente
• Bündeln von Dokumenten und Interdokument Verlinkung
• Benachrichtigungs- und Abonnement Funktionen für Personen und Gruppen
• Mail Notifikationen bei Statusänderungen bzw. Verteilung
• Mailing Listen Templates
• Persönliche erweiterte Suche über Attribute und Kategorien, Volltextsuche
• Favoritenmanagement
• Dokumentanzeige im Originalformat oder automatische PDF Konvertierung für MS Word
• Mail Integration mit MS Outlook
• Verlinkung zu externen Informationssystemen (ERP, CRM,…) für automatischen Dokumentenupdate
• Mehrsprachig und mandantenfähig

Einsatzgebiete

• Qualitäts Dokumenten Management System (Verfahren, Arbeitsanweisungen, Prozesse).
• Management technischer Dokumente, Spezifikationen, Konstruktionsdaten, CAD...
• Management von Verwaltungsunterlagen: Mail, Arbeitsplatzbeschreibungen, ...
• Management von kaufmännischen Unterlagen: Angebote, Bestellungen, Rechnungen,...
• Speicherung der gescannten, gefaxten und gemailten Unterlagen.
• ... und vieles mehr

Erweiterungen

• VDoc Portal Intranet Unternehmensportal Integration über Portlets
• MS Sharepoint Integration möglich
• HCM Formular- und Dokumentenerkennung
• HCM Rechnungs- und/oder Lieferscheinverarbeitung
• VDoc Process Workflow System für Ihre Geschäftsprozesse
• Anbindung an beliebige Geschäftsprozesse
• Prozess- und Formulardesigner (Erzeugung von Workflows ohne Programmierung)
• Schnittstellen und Integration (JDBC, Webservice, Excel, XML,…)
• Revisionssichere Langzeit Archivierung

Kontakt, Präsentation und Test

Sie möchten mehr über unserSystem erfahren! Gerne stellen wir Ihnen das System vor. Wenn Sie das System testen und kennenlernen wollen, registrieren Sie sich bitte auf unserer Internetplattform. Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang. Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Nehmen Sie uns jetzt gleich in Anspruch und treten in Kontakt mit uns. Wir informieren Sie unverbindlich!

Branchenunabhängig. Alle Unternehmen die ihre Dokumentenmanagement-Prozesse automatisieren wollen.

Für die Anwendungen im Bereich

• Entwicklungsmanagement
• Prozessmanagement
• Workflowmanagement und Geschäftsprozessautomatisierung
• Dokumentenmanagement und Qualitätsmanagement

• HCM VDoc Process
• HCM VDoc Portal
• HCM Änderungsantrag
• HCM Ideenmanagement
• HCM Beschwerdemanagement
• HCM Lieferantenmanagement - Lieferantendatenbank Beschaffung Einkauf
• HCM Bewerbermanagement - Verwaltung und Workflow
• HCM Personalverwaltung - Personal Prozesse automatisieren
• HCM Rechnung / Lieferschein OCR und Workflow
• HCM OCR Formular Erkennung
• HCM Fehler- und Ereignismeldung
• HCM Benno Mail Archiv
• HCM Silent Cubes Archiv