Rechtssicherheit bei der E-Mail Korrespondenz durch zentral vorgegebene Signaturen.
Gesetzliche Regelungen stellen seit Anfang 2007 neue Anforderungen an die geschäftliche E-Mail-Kommunikation. Geschäftliche E-Mails müssen ab sofort bestimmte Pflichtangaben enthalten. Darunter zählen unter anderem die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft und das zuständige Registergericht mit der Registernummer unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist. Bei Nichtbeachtung können Bußgelder festgesetzt werden.
Ein einheitliches Erscheinungsbild ist bei Briefen, Faxen und anderen Dokumenten selbstverständlich. Bei der ausgehenden E-Mail-Kommunikation wird das vernachlässigt.
InfoServ Signature hilft, beide Anforderungen komfortabel in der Notes Domino Umgebung umzusetzen. Die zentral verwalteten Signaturen werden personalisiert und im einheitlichen Layout an die Mail-Anwender verteilt. Dabei sieht der Anwender wie gewohnt beim Erstellen einer E-Mail sofort seine persönliche Signatur.
Anforderungen
- Sie wollen die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Geschäftskorrespondenz erfüllen.
- Die E-Mail-Signaturen aller Mitarbeiter sollen den Unternehmensvorgaben und einem einheitlichen Erscheinungsbild entsprechen.
- Zusätzlich zu den E-Mail Informationen möchten Sie Marketingaussagen zu Ihren E-Mail-Empfängern transportieren.
Lösung
- Die automatische Integration einer Haftungsausschlusserklärung (Legal Disclaimer) in jede ausgehende E-Mail reduziert Haftungsrisiken für Mitarbeiter und Verantwortliche auf allen Ebenen.
- Die automatische Einbindung von allgemeinen und personalisierten E-Mail-Signaturen sorgt dafür, dass gewünschte Absenderinformationen gemäß Ihren geschäftlichen Konventionen immer angefügt werden.
- Schnelle Reaktion auf gesetzliche oder unternehmensspezifische Änderungen.
- Zentralgesteuerte individuelle E-Mail-Absendersignaturen im Corporate Design.
- Integration von Textbausteinen zum Transport von Marketingaussagen.
Technik
Mit InfoServ Signature wird in einer zentralen Konfiguration die E-Mail-Signatur der Mailanwender vordefiniert. Die personalisierten Bestandteile wie Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer der Signatur werden über Platzhalter in die Signatur eingefügt. Die Platzhalter werden vom System mit Feldinhalten des Lotus Domino Adressbuches ersetzt. Die vordefinierten Signaturen werden entweder über einen Zeitplan oder per Knopfdruck an die Maildatenbanken der Anwender übertragen.
Die Auswahl der Anwender kann selektiert werden oder über Notes-Formelsprache berechnet werden.
Die zentrale Konfiguration der Signatur kann nur von autorisierten Benutzern vorgenommen werden.
In die Signatur können zusätzlich Textbausteine (z.B. für Marketingkampagnen) eingefügt werden. Durch eine Zeitplansteuerung werden diese automatisch in die Signatur des Anwenders eingesetzt.
Eine umfangreiche Protokollfunktion dokumentiert den Verlauf der Verteilung und informiert den Administrator der Anwendung wenn Probleme auftauchen (z.B. eine Mail-Datenbank eines Benutzers nicht geöffnet werden kann).
Durch die Möglichkeit einer Vorschau der zu erzeugenden Signaturen, können vor der Veröffentlichung der Signatur das Layout und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften von den entsprechenden Abteilungen geprüft und freigegeben werden.
Funktionsüberblick
- Zentrale Konfiguration der Signaturen in einer Lotus Notes Datenbank
- Einbindung von Platzhaltern und Textbausteinen
- Flexible Auswahl der Anwender über Selektion bzw. Berechnung
- Zeitplangesteuerte Verteilung der Signaturen
- Unterschiedliche Signaturen für Benutzergruppen
- Marketingtexte können zeitgesteuert eingebunden werden
- Umfangreiche Protokollfunktionen
- Keine Anpassungen am Domino Directory und Mail-Datenbanken notwendig
- Für Notes Domino 6.x und 7.x einsetzbar
- Einfachste Konfiguration
- Sicherheitskonzept zum Einsatz auch in Personal und Marketingabteilungen
Optionen
Die Leistungsfähigkeit von InfoServ Signature kann durch Optionen erweitert werden.
Mandantenfähigkeit
Personen in der Unternehmensleitung (gerade in Konzernen) haben häufig die Anforderung unterschiedliche Signaturen verwenden zu müssen (z.B. wenn sie für mehrere Tochterfirmen tätig sind). Diese Option stellt die Möglichkeit der Mandantenauswahl in der Mail-Datenbank zur Verfügung. Der aktuell gewählte Mandant steuert welche Signatur beim nächsten E-Mail verwendet werden soll.
Telefonbuch
Gerade bei größeren Organisationen stellt sich die Frage, wo werden die Mitarbeiterinformationen gepflegt. Soll das das Systemadressbuch von Domino sein? Durch die Felder in den Personenmasken wird das suggeriert. Doch auf das Domino Directory hat in der Regel nur der Administrator schreibenden Zugriff, jedoch hat die Personalabteilung oder der Anwender selbst die aktuellsten Informationen. Hier hilft eine separate Anwendung in der alle Informationen der Mitarbeiter vorgehalten werden können. Bis hin zu Personalnummer, Kostenstelle oder sogar das Passbild des Mitarbeiters. InfoServ Signature kann die Signatur-Informationen auch aus dem Telefonbuch verwenden. Somit ist das Telefonbuch eine ideale Ergänzung zu InfoServ Signatur. Zusammen mit der Signatur wird das Telefonbuch zu besonders günstigen Konditionen angeboten.
Jede Art von Unternehmen die IBM Lotus Domino / IBM Lotus Notes als E-Mail System einsetzen
