Die IT Service Management Suite der update4u ist eine modular aufgebaute IT-Business-Management-Lösung fokussiert auf Abbildung, Automation und Dokumentation der täglichen IT-Betriebsprozesse. Sie ermöglicht es IT-Abteilungen wie Service Provider im eigenen Unternehmen zu agieren, indem sie einerseits für maximale Transparenz über das Leistungsspektrum der IT und die entsprechenden Kosten für den Anwender sorgt und andererseits dem IT Management effizientes Handeln dank automatisierter Prozesse und umfangreicher Berichte ermöglicht.

Die Leistungen, die einfach und schnell „out-of-the-box“ bereitgestellt werden, erstrecken sich vom Servicekatalog und Service Management über Lizenz-, Asset- und Vertragsmanagement bis zur Kostenverrechnung, Preisermittlung und Budgetverwaltung.

Die moderne auf Microsoft Technologien basierende Webapplikation ist einfach anpassbar und integriert sich durch Standardschnittstellen nahtlos in die bestehende Systemlandschaft. Pink Elephant unterstreicht mit der ersten deutschen ITIL V3 Zertifizierung die Serviceorientierung von update4u.

Die Kernbestandteile der update4u Suite bestehen aus:

1) Servicekatalog mit integriertem Serviceportal – vollautomatische Servicebereitstellung vom Antrag bis zur Auslieferung und Leistungsverrechnung: Mit dem update4u Service Catalog erhalten Sie einen webbasierten Warenkorb, der die IT-Leistungen übersichtlich darstellt. Über die intuitiv zu bedienende Oberfläche können die Anwender alle Leistungen direkt bestellen. Anschließend durchlaufen die Anträge individuell konfigurierbare Genehmigungsprozesse – damit wird die zunächst unverbindliche Bestellung zum genehmigten, verbindlichen und dokumentierten Auftrag.

Für typische Geschäftsprozesse, wie „Neuer Mitarbeiter“ können die Abteilungsverantwortlichen Sammelartikel (z.B. Arbeitsplatz bestehend aus diversen Softwarepaketen und Zugriffsrechten) definieren. Nach der Genehmigung erfolgt automatisch die Umsetzung der Aufträge, indem Administrations Werkzeuge wie MS Active Directory oder Softwareverteilungslösungen wie matrix42 Empirum oder Microsoft SCCM direkt angesteuert werden.

2) Service Desk als zentrale als zentrale Anlaufstelle – die update4u Helpdesklösung kann nahtlos mit den update4u Service Catalog integriert werden, um Serviceanfragen zu automatisieren. Aber auch im Servicedesk können automatisierte Standard Workflows definiert werden, um direkt aus dem Ticket heraus angefragte Routineaufgaben wie „Passwort zurücksetzen“ oder „ Server neu Starten“ auszulösen. Die integrierte Knowledge Base leistet einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung des Servicedesk, indem relevante Artikel nicht erst gesucht, sondern sowohl Endbenutzer als auch Supportmitarbeitern automatisch angezeigt werden. Ausgeklügeltes Tracking überwacht hierbei, dass der Zeitaufwand für die Pflege der Knowledge Base im Verhältnis zu einem messbaren Nutzen steht.

Darüber hinaus verfügt das Trouble Ticketing System über Standardschnittstellen zu technischen, kaufmännischen und organisatorischen Systemen. Das Design ist auf maximale Anpassungsfähigkeit ausgelegt, so dass Software Updates auch nach Anpassung von Oberflächen und Prozessen einfach durchgeführt werden können. Dialogmasken können in wenigen Minuten individuell angepasst und eigener Aktionen können unter Beibehaltung aller logischen Zusammenhänge & des Sicherheitskonzeptes eingebundenen werden.

3) License & Asset Management – volle Kontrolle über Ihre Lizenzen und Perfekter Überblick über Ihre Assets: Der update4u License & Asset Manager listet eingesetzte und benötigte Lizenzen übersichtlich auf und gibt Ihnen damit den vollen Überblick. Vorhandene Lizenzen werden automatisiert validiert – die umfassende Lizenzbilanz ist nur einen Mausklick entfernt. Die Software unterstützt die Metriken aller Hersteller und bietet damit maximalen Service im undurchsichtigen Lizenzdschungel. Über die Zeitachse können Sie jederzeit ad hoc alle wichtigen Kennzahlen analysieren.

Die Dynamik zeigt Ihnen in kürzester Zeit die Trends an und verleiht Ihrem Lizenzmanagement damit Vorhersagbarkeit. Key Performance Indikatoren und Trendanalysen machen das Lizenzmanagement nachhaltig mess- und steuerbar. Außerdem liefert der update4u Asset License & Manager Ihnen einen unternehmensweiten, detaillierten Überblick über alle IT-Investitionsgüter im Unternehmen und deren Zuordnung. Ihre Mitarbeiter erhalten einen persönlichen Kontoauszug, der ihnen die aktive Datenpflege ermöglicht – und zwar in Form von Rückmeldung, ob sie die ihnen zugeordnete Soft- oder Hardware tatsächlich nutzen oder vielleicht schon lange nicht mehr brauchen.

Das Helpdesk bekommt alle relevanten Informationen aus dem Asset-Management und kann seinerseits schneller und gezielter reagieren.

4) Contract Management – Mit dem kostenlosen update4u Contract Manager können Sie Vertragspapiere getrost zu den Akten legen. Alle wichtigen Daten und dazugehörige Dokumente passen ab sofort übersichtlich auf Ihren Bildschirm: Vertragsbudgets und Obligos können Sie jederzeit abrufen, Ausschöpfungsgrade auf Mausklick auswerten. Benachrichtigungen weisen im richtigen Moment auf Fälligkeiten und Termine hin. Damit haben Sie volle Transparenz über alle Vertragsdaten in Ihrem Haus, halten jede Frist und sehen auf einen Blick, welche Kosten Sie sich ganz einfach sparen können.

Aus dem License & Asset Management werden zum Beispiel einzelne Assets und Lizenzen als Vertragsgegenstand integriert; Im Service Desk erleichtert ein direkter Zugriff auf Supportverträge, Service Level Agreements und Kontaktinformationen das schnelle und effiziente Lösen von Problemfällen. Die native Integration ermöglicht es Detailinfos jederzeit und direkt abzurufen.

• Empirum