Ziel des „Krankenkassen-Moduls“ (KK-Modul) ist die Integration entsprechender Module aus dem ITL Pharma Cube in die vor Ort vorhandene IT-Umgebung zur Unterstützung des gesamten Prozesses, der in Zusammenhang mit den Krankenkassen für das Pharmaunternehmen von Bedeutung ist.

Der ITL Pharma Cube (IPC) wird permanent in diesem Bereich aktualisiert und erweitert, um aktuelle Entwicklungen und Themen entsprechend zu berücksichtigen.

Vor einigen Jahren rückten die Krankenkassen in den Focus der Pharmaunternehmen. Prozesse, die im Bereich Apotheken, Arzt und Großhandel ohne Relevanz waren, erhielten eine große Bedeutung. Zudem unterliegt dieser Prozess einem häufigem Wandel und wird immer komplexer, z.B. wurden zuerst Portfolio-Verträge mit den Kassen direkt abgeschlossen, heute erhalten die Unternehmen statt dessen ihre Zuschläge über Ausschreibungen. Vorhandene Lösungen erreichen früher oder später ihre Grenzen. Der ITL Pharma Cube unterstützt sowohl im administrativen Bereich die Verwaltung der Verträge, der Ausschreibungen und der Krankenkassen als auch die Validierung der Abrechnungen, das Rabattmeldeverfahren, die Tenderplanung, das Pricing und nicht zuletzt auch die Rückstellungsbildung. Darüber hinaus stellt der ITL Pharma Cube eine komfortable Umgebung zur krankenkassenübergreifenden Betrachtung von Zahlen und Abrechnungen dar. Letztlich können die einzelnen Beträge für entsprechende Rentabilitätsbetrachtungen auf PZN-Ebene herangezogen werden, ggf. sogar kombiniert mit den Herstellerrabattdaten, die über HERA, einem weiteren IPC-Modul zur Verwaltung der ARZ-Daten, bereits integriert wären.

Hinweis:

Bei sämtlichen dargestellten Abläufen und Abbildungen handelt es sich um reine Vorschläge, die individuell an die Anforderungen des betroffenen Pharmaunternehmens angepasst werden können und die einzelnen Module sind auch beliebig kombinierbar! Zudem ist ein Passwortschutz bis auf die kleinste Ebene möglich.

Grundsätzlich kann im Zusammenhang mit den Krankenkassen eine Unterteilung in die Bereiche

• Stammdatenverwaltung inkl. Vertragsmanagement,
• Rabattmeldeverfahren,
• Rabattabrechnung,
• Preissicherungsklausel,
• Analyse/Auswertung,
• Ausschreibung (Dokumentation und/oder Pricing) und
• Tenderplanung.

erfolgen.

Die einzelnen hier beschriebenen Module sind auch separat erhältlich. Der ITL Pharma Cube enthält weitere Planungstools, u.a. auch eines zur operativen Planung unter Berücksichtigung von Annahmen/Erkenntnissen aus dem Ausschreibungsmodul. Diese sind aber nicht Bestandteil des KK-Moduls, können aber mit diesem kombiniert werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie auf Anfrage.

Stammdatenverwaltung inkl. Vertragsmanagement

Im Bereich der Stammdaten werden sämtliche relevanten Informationen zu einer Krankenkasse oder zu einem Verband hinterlegt und verwaltet.

Hierzu zählen u.a. folgende Grundinformationen:

• Adressen,
• Kommunikation (Telefon, Fax, Web-Site, ...),
• regionale Einordnung,
• Selektionskennzeichen,
• Ansprechpartner,
• Versichertenzahlen,
• Fusionen.

Letztlich bietet diese Stammdatenverwaltung auch eine Kontaktverwaltung, die im Sinne eines CRM sämtliche Kontakte und Aktivitäten, die mit der Krankenkasse stattgefunden haben oder vereinbart wurden, beinhalten kann. So können beispielsweise auch direkt Mails und/oder Faxe an Empfänger direkt aus dem ITL Pharma Cube versendet werden.

Der ITL Pharma Cube unterstützt zudem eine dezentrale Verwaltung von Informationen, sollten beispielsweise Key-Account-Manager ebenfalls die Krankenkassen betreuen.

Der Bereich des Vertragsmanagements spielt eine wesentliche Rolle innerhalb der Grund- und Stammdaten. Neben dem Vertrag und ggf. zugehörigen Dokumenten selbst (z.B. eingescannte Versionen) werden sämtliche Daten strukturiert erfasst, die das KK-Modul zur Unterstützung der integrierten Prozesse benötigt.

Hierzu zählen beispielsweise:

• Vertragslaufzeit,
• Mandanten,
• angeschlossene Krankenkassen (mit Gültigkeitszeitraum),
• vereinbarte Rabatte,
• vertraglich geregelte Umsatzbasis (HAP oder AVP) oder Zielpreise,
• betroffene Produkte,
• vereinbarte regelmäßige Aktivitäten,
• Einbezug welcher Marktdaten und auf welcher Ebene (Vertrag, angeschlossene Kunden),
• Definition von Abschlagszahlungen und anderen Zusatzbedingungen,
• Kommentare,
• Definition individueller Reminder und/oder Pflege einer elektronischen Wiedervorlage,
• Angaben auf Vertragsebene zur Preissicherung und zum Rabattmeldeverfahren.

Rabattmeldeverfahren

Das Rabattmeldeverfahren stellt prinzipiell die Herausforderung, die einzelnen Dateien in unterschiedlichen Formaten mit unterschiedlichem Inhalt an definierte Empfänger monatlich zu versenden. Dieser Prozess kann vom KK-Modul vollständig unterstützt werden.

Weiterhin kann der Prozess inkl. der Überprüfung der Lieferfähigkeiten, z.B. über den Einkauf integriert werden.

Nachdem die relevanten Produkte über den Vertragsstamm der Krankenkasse zugewiesen wurden und dem Empfänger das gewünschte Dateiformat für die Informationen zugewiesen wurde (beides einmalige Vorgänge), erfolgt der monatliche Versand der Daten für alle Empfänger auf Knopfdruck.

Rabattabrechnung Ebenso stellt die Rabattabrechnung einen großen administrativen Aufwand dar. Die Überprüfung der den Abrechnungen zugrunde liegenden Daten (zumindest je PZN die Abgabemenge im Zeitraum; abhängig von der Vertragsgestaltung) ist aufwendig, wenn u.a. folgende Punkte berücksichtigt werden sollen:

• PZN bekannt?
• Gemeldeter Preis zulässig?
• Artikel war bereits vor Abrechnungszeitraum AV?
• Artikel wurde erst nach Abrechnungszeitraum eingeführt?
• Sind Zielpreise, PSK, Vergleichszeiträume zu beachten?
• Gegenüberstellung mit Marktdaten (z.B. IMS, Insight Health) zur Validitätsprüfung der gemeldeten Mengen.

Die hier genannten Punkte u.v.m. unterstützt das KK-Modul.

Die einzelnen Basisdateien (Excel) können beliebig importiert werden.

Das KK-Modul stellt zunächst in einer Übersichtsmatrix das Ergebnis der Analyse dar (Welche Beträge fordert die Krankenkasse, welche Beträge wurden durch das KK-Modul errechnet und welche Beträge wurden akzeptiert). Eine Einzelprüfung mit zahlreichen Detailinformationen kann direkt auf PZN-Ebene erfolgen. Die Detailansicht ist auch wahlweise für Abrechnungen über Abrechnungsgruppen wählbar (einzelne Kasse, Gesamtabrechnungsgruppe). Zudem ist es möglich, sich eine Verlaufshistorie zu jeder Abrechnung zu erstellen.

Etwaige Abweichungen von den Forderungen der Krankenkassen können direkt kommentiert werden und einer Gutschrift als Begründung in Form einer Excel-Tabelle beigefügt werden.

Ergebnisse werden im Rahmen der Stammdaten als Information automatisch ausgewiesen.

Preissicherungsklausel

Sofern im Rabattvertrag auch eine Klausel zur Preissicherung hinterlegt ist, wird diese Ermittlung vom KK-Modul ebenfalls unterstützt.

Das System stellt hierbei auf Basis vorhandener Informationen auf PZN-Ebene den relevanten Preis (i.d.R. HAP/ApU oder AVP) sowie den vereinbarten Referenzpreis (z.B. den drittgünstigsten aller austauschbaren Produkte gleicher Packungsgröße) dar.

Durch Zuspielung der durch die Krankenkassen gemeldeten Absätze zeigt Ihnen das KK-Modul direkt die etwaig zu zahlenden Beträge auf. Wie im Bereich der Rabattabrechnungen kann auch hier eine Validierung auf PZN-Ebene erfolgen. Ist beispielsweise die Preissicherungsklausel nicht erfüllt, kann entschieden werden, ob der Punkt aufgrund des evtl. geringen Absatzes zu vernachlässigen ist oder ob es z.B. aufgrund besonderer Indikationen ohnehin kein austauschbares Produkt ist.

Ergebnisse werden im Rahmen der Stammdaten als Information automatisch ausgewiesen.

Analyse/Auswertung

Zur Beantwortung zahlreicher Fragen („Mit welcher Krankenkasse wurden welche Verträge abgeschlossen?“, „Wie viele Versicherte decke ich mit meinen Verträgen ab?“, u.v.m.) sowie zur Erstellung von Standardübersichten, Hochrechnungen für z.B. GKV-Rabatte oder Vorschlägen für Rückstellungen steht ein umfangreiches Analysemodul zur Verfügung.

Im Rahmen sämtlicher zu erledigenden Aktionen bietet das KK-Modul die Möglichkeit der Terminunterstützung via Reminder (z.B. Mail oder Popup) oder über eine elektronische Wiedervorlage.

Ausschreibungsdokumentation

Das Herzstück des Ausschreibungsmoduls ist die Ausschreibungsdokumentation. Dieses Tool dient zur Verwaltung und Dokumentation von Ausschreibungsvorgängen. Neben der Erfassung zahlreicher Ausschreibungsdetails, wie z.B. Vertragspartner, angeschlossene Kassen, Termine, Anzahl der Fachlose etc., bietet sich hier die Möglichkeit strukturiert auch die Verpflichtungen zu erfassen, einen Projektplan anzulegen, die Artikel zu definieren (auch für unterschiedliche Geltungszeiträume), die vorläufigen bzw. finalen Zuschläge (auch der Mitbewerber) zu dokumentieren u.v.m. Einige dieser Funktionen stehen sowohl auf Ausschreibungsebene als auch auf PZN-Ebene zur Verfügung.

Pricing-Modul (Ausschreibungen)

Das Pricingmodul unterstützt bei der Kalkulation für KK-Ausschreibungen. Es soll helfen, Fragestellungen zu beantworten, wie z.B.: Wie viel können wir bieten? Welche Konsequenzen hat welcher Preis (z.B. in Bezug auf Deckungsbeiträge)? Das Pricingmodul ist ein Teil des Ausschreibungsmoduls.

Grundsätzlich wird die komplette Kalkulationskette von Absatz über Bruttoumsatz bis zum EBIT unterstützt.

Es sind detaillierte Kalkulationen auf verschiedenen Ebenen (PZN, Molekül, ...) und sowohl für Gesamtdeutschland als auch für einzelne Gebietslose oder eine Kombination von beidem möglich.

Es können beliebige Vorgänge (Ausschreibungen) oder Szenarien (Kalkulationen unter Veränderung der Annahmen, Parameter) berechnet und auch verglichen werden.

Die Darstellungen auf der Maske können nach individuellen Wünschen angepasst werden. So kann beispielsweise eine Marktdarstellung nach Fachlosen inkl. Wettbewerb integriert werden oder aber auch weitere Kalkulationshilfen, wie z.B. „Wie viel Rabatt muss auf den HAP/ApU gegeben werden, um das günstigste Preisniveau zu erreichen?“.

Zahlreiche Parameter können auf Vorgangs-, Szenarien- oder Detailebene gesetzt/modifiziert werden, wie z.B.:

• Ziel-Marktanteil,
• Nec-aut-idem Quote,
• Aufschlag auf cost of goods,
• Rabatt,
• HAP/ApU oder
• Cost of goods.

und werden sowohl für mit als auch ohne Zuschlag berechnet. Zudem können diverse Grenzwerte (zur Optimierung der Übersicht) dargestellt werden.

Resultierend aus der Detailplanung steht ein umfangreiches Reporting zur Verfügung, welches die Möglichkeit bietet, aggregierte Werte (z.B. je PZN oder Fachlos) für ein Szenario darzustellen. Auch Vergleiche von Szenarien werden unterstützt.

Tenderplanung

Das Modul Tenderplanung wurde geschaffen, um eine Budget-Planung speziell für den Generika-Markt und unter Berücksichtigung des Tender-Geschäfts zu ermöglichen.

Die Aufteilung kann sowohl über Produktgruppe und/oder über Artikel definiert werden als auch prozentual oder mit absoluten Werten.

Diese Planung ist relevant für den Rx-Markt. Es ist sowohl möglich damit auf Jahresebene zu planen als auch Aufsplittungen auf Monatsebene vorzunehmen. Zudem ist es möglich, die Planung für verschiedene Szenarien durchzuspielen.

In Kombination mit dem Ausschreibungsmodul des IPCs ergibt sich ein vollumfassendes Planungstool, welches die aktuellen Anforderungen an ein generisches Pharmaunternehmen berücksichtigt.

Rückstellungsmodul

Das Rückstellungsmodul ist in zwei Varianten verfügbar:

Variante 1: In dieser Variante werden die Rückstellungsbildung und -auflösung getrennt verwaltet.

Variante 2 kombiniert und verrechnet die Rückstellungsbildung mit der -auflösung. Die Berechnung bzw. Verrechnung ist kundenspezifisch und damit individuell unterschiedlich.

Die Ergebnisse können u.a. nach

•  PZN,
• Vertrag oder
• Vertrag/PZN

dargestellt werden.