Lavid - F.I.S 4 Logistik Standard

Lavid-F.I.S. 4 Logistik Standard enthält alle Funktionen, die Logistikunternehmen zur Auftragserfassung, Disposition und Abrechnung mit Kunden und Subunternehmern benötigen. Auch die Fuhrparkverwaltung, die Dokumentenverwaltung und die Offene-Posten Verwaltung mit Mahnwesen sind enthalten.

Enthaltene Programmpunkte:

• Kontakte
• Kunden
• Lieferanten
• Anschriften
  
  Zu jedem Kontakt (Kunden, Lieferanten, Fahrer) lassen sich beliebig viele Anschriften (Standorte, Lieferanschriften etc.) erfassen.
  
  
• Ansprechpartner
  
  Zu jedem Kontakt (Kunden, Lieferanten, Fahrer, ...) lassen sich beliebig viele Ansprechpartner erfassen.
  
  
• Fahrer / Subunternehmer
  
  Im Fahrerstamm werden sowohl festangestellte Fahrer als auch Subunternehmer und - wenn gewünscht - die Fahrer der Subunternehmer mit spezifischen Abrechnungsdaten hinterlegt.
  
  
• Bearbeiter
  
  Hier werden alle Bearbeiter und Mitarbeiter mit den möglichen Rechten hinterlegt.
  
  
• Benutzergruppen
  
  In den Benutzergruppen werden die Rechte für die einzelnen Programmpunkte festgelegt. Neben den Rechten Neuanlage, Lesen, Ändern, Löschen, Drucken, Exportieren können auch Rechte bis hinunter auf Feldebene festgelegt werden, so dass z.B. Informationen für bestimmte Benutzergruppen ausgeblendet werden (damit z.B. Vertriebsmitarbeiter keine Einkaufspreise sehen können). Auch ist es möglich, bestimmte Datenbereiche auszublenden bzw. nur bestimmte Datenbereiche freizugeben (wenn z.B. ein Vertriebsmitarbeiter nur die Kunden mit PLZ 10000-19999 sehen soll). Jedem Benutzer können beliebig viele Gruppen zugewiesen werden.
  
  
• Abteilungen
  
  Weisen Sie Ihre Bearbeiter einer oder mehreren Abteilungen zu, so werden alle Wiedervorlagen und Erinnerungen, die für die Abteilung angelegt wurden, allen Bearbeitern der Abteilung angezeigt.
  
  
• Kontaktgruppen
  
  Durch die Kontaktgruppen können Sie Kontakte in Gruppen zusammenfassen, um diese zu klassifizieren, Mailverteiler anzulegen, Branchenkennzeichen zuzuordnen etc. Die Kontaktgruppen können beliebig strukturiert werden, auch Untergruppen in beliebiger Tiefe sind möglich.
  
  
• Aktionen
  
  Aktionen sind dass Kernstück von Lavid-F.I.S.: Alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen sind Aktionen (z.B. Marketingaktionen, Informationsversand, Besuchsberichte, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Abweichungsberichte, Konfigurationsdaten ...). Diese können durch Stati auf Wiedervorlage liegen, Sie können sich an diese erinnern lassen, Sie können Termine und Liefertermine eintragen etc. Anhand dieser Stati erhalten Sie Listen, welche Aufgaben Sie noch durchführen müssen. Die Aktionen sind verknüpft mit Ihren Kontakten, Kunden, Belegen, Artikeln, Projekten etc. und stehen dort als Historie zur Verfügung. Durch die Kategorisierung der Aktionen erhalten Sie beliebige Auswertungen (wieviele Anfragen hatten wir dieses Jahr, wieviele Angebote sind dazu geschrieben worden und wieviele Aufträge konnten wir hieraus generieren) und Aufgabenlisten (welche Angebote sind noch offen, die ich nachtelefonieren muss; welche Aufträge müssen noch ausgeführt werden; welche Lieferanten müssten diese Woche liefern).
  
  
• EMails
• Mailaccounts
  
  In den Mailaccounts definieren Sie Ihre EMail-Konten sowie die Vorgabetexte für Ihre EMails.
  
  
• Dokumente
  
  Mit den Dokumenten verknüpfen Sie Dateien mit Kontakten, Kunden, Projekten, Aufträgen etc. Dabei kann ein Dokument jede gespeicherte Datei sein (Grafiken, PDFs, Tabellen, Briefe etc). Diese Dokumente können durch die Dokumentarten näher klassifiziert werden, auch können Sie Dokumente erstellen lassen (z.B. Standardanschreiben).
  
  
• Filialeinstellungen
  
  In den Filialdaten können Sie Ihre Anschriftsdaten, Nummernkreise und diverse Steuerparameter festlegen. Wenn Sie mit mehreren Filialen arbeiten, benötigen Sie noch das Modul FILIALFÄHIGKEIT.
  
  
• Dokumente Importieren
  
  Durch den Dokumentenimport können Sie schnell Dateien mit Kunden, Projekten, Aufträgen etc. verknüpfen, so dass diese dort direkt abgerufen werden können.
  
  
• Dokument Vorschau
  
  Die Dokumentvorschau ermöglicht es für viele Dokumentarten, daß diese direkt in Lavid-F.I.S. angezeigt werden und nicht erst das entsprechende Programm geöffnet werden muss (was ebenfalls durch einen Klick möglich ist).
  
  
• Dokumentarten
  
  Mit den Dokumentarten können Sie die in Ihrem Unternehmen vorkommenden Dokumente definieren (z.B. Auftragserteilungen, Ablieferbescheinigungen, Monteurberichte etc). Es können Vorlagen für die Neuanlage (z.B. Informationsanschreiben) definiert werden, so dass z.B. Informationsanschreiben direkt aus dem Kontakt heraus mit allen relevanten Daten gebildet werden und nur noch gedruckt werden müssen. Zum einscannen und ablegen lässt sich so festlegen, was eingescannt wurde (Auftragsfax, Ablieferbescheinigung...).
  
  
• Artikel
  • Sonderpreise Kunden
  
  Im Artikelstamm hinterlegen Sie Ihre Materialien, eigene Leistungen und Fremdleistungen.
  
  Sie können spezifisch für Kunden Sonderpreise entweder absolut oder prozentual (Rabatte bzw. Aufschläge) festlegen.
  
  
• Produktgruppen
  
  Jedem Artikel kann genau eine Produktgruppe zugewiesen werden. Produktgruppen können Sonderpreise für Kunden und Lieferanten erhalten. Die Produktgruppen können beliebig tief strukturiert werden.
  
  
• Tarife
  
  In den Tarifen können Sie die Preise für Ihre Kunden, Fahrer und Subunternehmer hinterlegen. Dabei stehen vielfältige Möglichkeiten zur Verfügung: - Berücksichtigung von Zonen, Fahrtengruppen, Fahrttypen, Fahrzeugtypen - Berechnung anhand KM oder Relationen (PLZ-PLZ, Ort-Ort, Straße-Straße) - Berechnungen von Zuschlägen/Preisen nach KM, LDM, Paletten, Stück, Gewicht, Volumengewicht - Berücksichtigung von Staffelpreisen
  
  
• Tarifgültigkeiten
  
  Durch die Tarifgültigkeiten können zeitabhängige Tarife definiert werden.
  
  
• Fahrttypen
  
  Fahrttypen dienen zur Unterscheidung von verschiedenen Preismodellen (Sonderfahrt, Direktfahrt, Möbeltransport).
  
  
• Fahrzeugtypen
  
  Die Fahrzeugtypen enthalten die verschiedenen Fahrzeugklassen wie PKW, LKW, BUS etc. und können durch diesen Programmpunkt frei erweitert werden. Hier lassen sich schon Eckdaten wie Nutzlast, Palettenplätze etc. vordefinieren, die im einzelnen Fahrzeug jedoch überschrieben werden können.
  
  
• Fahrzeuge
  
  Hier können Sie Ihren eigenen Fuhrpark und - wenn gewünscht - den Fuhrpark von Subunternehmern hinterlegen. Sie können sämtliche Daten der Fahrzeuge eintragen wie Nutzlast, Palettenplätze, Lademaße, Türmaße, AU- und HU-Termine, Inspektionstermine, KM-Stand. Auch können den Fahrzeugen Aktionen zugewiesen werden, um z.B. Werkstattbesuche einzutragen oder Fahrzeughistorien zu hinterlegen.
  
  
• Eigene Suchen
  
  Die "Eigenen Suchen" ermöglichen es, Listen Ihrer Daten zu erstellen. Dabei können Sie selbst festlegen, welche Datenfelder (z.B. Name, Straße, Ort) angezeigt werden sollen. Auch beliebige Filter und Sortierungen können eingestellt werden. Anhand von Kriterien können Sie auch Daten farblich hervorheben. Die so erstellten Suchen können Sie natürlich auch drucken und exportieren.
  
  
• Kalender
  
  Der Kalender stellt Termine, Liefertermine, Besuche etc. kalendarisch übersichtlich dar.
  
  
• Formulare
  
  Mit dem Formulareditor können Sie die Ausdrucke anpassen und neue gestalten. So lassen sich neben den klassischen Belegen (Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung ...) auch Listen für diverse Programmpunkte (Artikel, Kunden, Aktionen ...) anpassen und einrichten (Telefonlisten, Historien, Preislisten, Datenblätter ...). Neben den Textinformationen lassen sich natürlich auch grafische Elemente wie Bilder, Linien und Kreise einbinden.
  
  
• Fahrten
  
  Über die Fahrten erfassen Sie Ihre Kundenaufträge. Diese können auch durch ein Onlineportal vom Kunden selbst erfasst werden.
  
  
• Fahrten: Festtouren
  
  Festtouren sind wiederkehrende Aufträge Ihrer Kunden, die Sie zu frei definierbaren Terminen immer wieder einstellen können. Auch das setzen von Sperrterminen (z.B. Urlaub) ist möglich.
  
  
• Fahrten: Vorbestellungen
  
  Vorbestellungen sind Aufträge Ihrer Kunden, die Sie aus der Tagesaktuellen Disposition herauslassen möchten, die aber in den nächsten Tagen stattfinden.
  
  
• Fahrten: Angebote
  
  Erstellen Sie Ihren Kunden Angebote. Diese können entweder per Mausklick übernommen werden, bei der Auftragserfassung werden Ihre Disponenten aber auch an das bestehen von Angeboten erinnert (die dann natürlich auch direkt übernommen werden können).
  
  
• Fahrten: Annahme
  
  Aufträge, die Ihre Kunden Ihnen erteilt haben, die aber noch nicht disponiert wurden.
  
  
• Fahrten: Weiterleitung
  
  Kundenaufträge, die einem Fahrer / Subunternehmer zugewiesen wurden.
  
  
• Fahrten: In Bearbeitung
  
  Aufträge, die sich bereits im Fahrzeug befinden.
  
  
• Fahrten: Erledigt
  
  Aufträge, die bereits ausgeliefert wurden.
  
  
• Fahrten: Berechnung
  
  Aufträge, die zur Abrechnung bereit sind bzw. bereits abgerechnet wurden.
  
  
• Fahrten: Archiv
  
  Alte Aufträge, die aus dem Tagesgeschäft herausgehalten wurden, aber die noch abgerufen werden können.
  
  
• Fahrtendisposition
  • Fahrtenschnellpreisermittlung
  • Freimeldungen
  
  Über die Disposition können Sie Ihren Fahrern / Fahrzeuge die Kundenaufträge zuweisen. Über den Option PASSENDE werden die Fahrer / Fahrzeuge vorgeschlagen, die über die notwendigen Eigenschaften verfügen. auch Kombinationen mit bestehenden Touren werden vorgeschlagen, um die Fahrzeugauslastung zu erhöhen.
  
  Über die Schnellpreisermittlung werden Preise durch Eingabe von Eckdaten ermittelt, um schnell einen Preis nennen zu können. Die so ermittelten Preise können per Mausklick in Angebote oder Aufträge übernommen werden.
  
  
• Touren
  
  Touren sind Aufträge aus Fahrer bzw. Fahrersicht. Touren können mehrere Kundenaufträge oder Teile von Kundenaufträgen enthalten. Anhand der Touren können die Fahrerkosten berechnet werden, Rollkarten, Auftragsfaxe etc. generiert werden.
  
  
• Standorte
  
  Definieren Sie Ihre Standorte, um diese in der Disposition mittels Freimeldungen berücksichtigen zu können.
  
  
• Frachtinformationen
• Lademittel
• Lademittelkonten
• Frachtinformationen / Gefahrgut
• Fahrten abrechnen Kunden
  
  Bilden der Kundenrechnungen. Berücksichtigt werden auch spezifische Kundenwünsche wie Kostenstellen-separierte Rechnungen oder Zwischensummen, das Kunden über Gutschriften bezahlen etc.
  
  
• Fahrten abrechnen Fahrer / Subunternehmer
  
  Abrechnungen für Subunternehmer bilden.
  
  
• Fahrtenstatistik
  
  Über die Fahrtenstatistik können Sie die Einkaufspreise, Verkaufspreise, Erlöse, Deckungsbeiträge etc. für verschiedene Kriterien ermitteln. Möglich sind z.B. Kunde, Fahrer, Fahrzeug, Fahrzeugtyp, Fahrtengruppe, Fahrtentyp, Produkt usw. Zeitraumeingrenzungen und Vorjahresvergleiche für den angegebenen Zeitraum sind ebenfalls möglich.
  
  
• Belege: Eingangsrechnung
• Belege: Rechnung
  • Gutschrift aus Rechnung erzeugen
• Belege: Kundeneingangsgutschrift
  
  Wenn Sie Ihren Kunden keine Rechnung schreiben sondern von diesen Gutschriften erhalten, so können Sie diese über diese Belegart erfassen. Dabei werden die vereinbarten Preise gegengeprüft, Differenzen gemeldet.
  
  
• Belege: Gutschrift
• Belege: Zahlungsavis
• Tabfolgen
  
  Um die Erfassung von Daten so schnell wie möglich vorzunehmen, lässt sich für alle Erfassungsmasken festlegen, ob und in welcher Reihenfolge die einzelnen Felder angesprungen werden sollen.
  
  
• Menüeinstellungen
  
  Um die Oberfläche für die Benutzer so einfach wie möglich zu halten, können Benutzerbezogen die Menüpunkte und Menüstrukturen eingestellt werden. So stehen z.B. der Auftragserfassung andere Menüpunkte zur Verfügung als der Buchhaltung, nämlich genau die 5 Punkte, die diese Benutzer tatsächlich nur benötigen. Neben dem Aufruf einzelner Programmpunkte und Listen ist es auch möglich, externe Programm (z.B. Texteditoren, Tabellenkalkulationen) zu starten. Zusätzlich können auch sogenannte kontextbezogene Menüpunkte eingerichtet werden, um z.B. aus einem Kunden heraus direkt mit nur einem Klick eine Notiz anzulegen, einen Brief zu schreiben oder ein Angebot zu erstellen. Auf diese Weise bleibt Lavid-F.I.S. immer übersichtlich und sehr zeitsparend zu bedienen.
  
  
• Offene Posten
  • Bankkonten
  • Zahlungen
  
  Die offenen Posten enthalten alle zu zahlenden Rechnungen, Eingangsrechnungen, Gutschriften ... Sie sehen den Rechnungsbetrag, den offenen Betrag, die Fälligkeitstermine, Mahntermine, Mahnstufe usw. Teilzahlungen werden selbstverständlich beachtet.
  
  Hinterlegen Sie Ihre Bankverbindungen.
  
  Die Zahlungen halten die ein- und ausgehenden Zahlungen fest. Zu jedem offenen Posten können beliebig viele Zahlungen erfasst werden und mit jeder Zahlung auch Zahlungen zu verschiedenen Rechnungen.
  
  
• Mahnungen
  
  Definieren Sie beliebige Mahnstufen mit Kopf- und Fusstexten sowie Mahnintervallen.
  
  
• Mahnungen bilden
  
  Dieser Programmpunkt mahnt alle überfälligen Rechnungen an. Dabei wird neben dem Zahlungszielen auch berücksichtigt, ob Sie einen Kunden überhaupt Mahnungen schicken möchten oder nicht. Auch abweichende Mahnungsanschriften werden beachtet.
  
  
• Statistiken
  
  Umsatzstatistiken bezogen auf Kunden, Lieferanten, Filialen etc. Auch in Gegenüberstellung zu Vorjahren.
  
  
• Zahlungsbedingungen
  
  In diesem Programmpunkt hinterlegen Sie die Zahlungsziele (mit bis zu 2 Skontosätzen) und Standardtexte für die Zahlungsbedingungen, die Sie Ihren Kunden gewähren oder von Ihren Lieferanten erhalten.
  
  
• Zahlungsarten
  
  Mit den Zahlungsarten lassen sich verschiedene Methoden festlegen, wie der Kunde bezahlt oder Sie Ihre Lieferanten (z.B. Lastschrift, Rechnung, Bar etc).
  
  
• Währungen
  
  Legen Sie die Währungen fest, die Sie verwenden. Hier können auch die Tageskurse vordefiniert werden, die im jeweiligen Auftrag natürlich angepasst werden können.
  
  
• Mehrwertsteuersätze
  
  Hinterlegen Sie die möglichen Steuersätze, die in Ihrem Unternehmen vorkommen.
  
  
• Ländertabelle
  
  In der Ländertabelle können Sie alle Länder mit Länderkürzel hinterlegen und diese mit Steuerparametern wie EU-Land, Drittland etc. zu versehen.
  
  
• PLZ-Ort-Tabelle
  
  In der PLZ-Ort-Tabelle hinterlegen Sie Land, PLZ, Ort und Vorwahl, um diese sofort abrufen zu können. Die PLZ-/Ort-Liste für Deutschland ist im Lieferumfang enthalten.
  
  
• Straßenverzeichnis
  
  Hinterlegen Sie ein Strßenverzeichnis, um nach Eingabe einer Straße sofort Land / PLZ / Ort zu dieser Straße zu erhalten.
  
  
• Datenimport
  
  Über den Datenimport können Kunden-, Adress-, Fahrer-, Artikeldaten importiert werden.
  
  
• Datenimport Outlook
  
  Importieren Sie Kontakte und EMails aus Outlook (ab Version 2000, nicht Outlook Express).
  
  
• Einheiten
  
  Im Einheitenstamm können Sie die von Ihnen verwendeten Verpackungseinheiten sowie Umrechnungsfaktoren zwischen verschiedenen Einheiten hinterlegen. Auf diese Weise können Sie auch Mengen in verschiedenen Einheiten erfassen.
  
  
• Feiertage
  
  Hinterlegen Sie die in Ihrem Standort vorkommenden Feiertage.

Mögliche Module / Schnittstellen:

• Lavid - F.I.S. Telematik
• Frachtenbörsen Schnittstelle: e-kurier.net
• Frachtenbörsen Schnittstelle: Couriernet
• Frachtenbörsen Schnittstelle: Expressnetz
• Lavid - F.I.S. Datev-Export
• und weitere

• Lavid-F.I.S. Druckerei
• Lavid-F.I.S. Krankentransporte
• Lavid-F.I.S. Faktura
• Lavid-F.I.S. Kurier