MC GEHA Office ist ein Warenwirtschaftssystem, welches die täglichen Belange eines Getränkegroßhandels, Brauereien, Einzelhandelsfilialisten sowie Brunnen verwalten und abbilden kann. Angefangen von der Artikel-, Kunden- und Preisverwaltung, über die Auftragsabwicklung bis hin zu detaillierten Auswertungen bietet das System jedem Anwender eine rundherum schlüssige Lösung für sein Unternehmen.

Netzwerk

• peer to peer-Vernetzung, Terminal-Server, Novell- oder Windows NT-Netzwerk,bis zu 15 Arbeitsstationen

Durch den modularen Aufbau von MC GEHA Office besteht die Möglichkeit, das Programm individuell für jeden Anwender und seine Arbeitstationen zu gestalten 

Grundeinstellungen und Festlegungen

• Festlegung von Nummernkreisen der Artikelnummern für Ware und Leergut  (besonders wichtig, wenn Datenaustausch mit MC GEHA Cash stattfindet
• Nutzer- und Menüverwaltung (Verwaltung von Schreib- und Leserechten über Passwörter
• FiBu-Anschluss (diverse Schnittstellen
• Druckertypen und -schriften für Nadeldrucker sind im Allgemeinen universell nutzbar
• Druckereinstellung je Beleg (Drucker, Anzahl Exemplare, Lieferschein- und Rechnungstyp
• Hauswährung und Zweitwährung, momentan ist DEM als Zweitwährung festgelegt
• in Auswertungen ist die Umschaltung von EUR in DEM möglich
• optionaler Druck eines Belegkopfes und eines Belegfußes (mit MS Word erstellt) auf Lieferscheinen, Rechnungen, Verleihscheinen, Bestellungen, Mahnungen
• Anpassung des Belegkopfes an eigene Bedürfnisse durch vorgegebene Platzhalter
• diverse Schalter zur Steuerung des Programmablaufs und des Layouts von Belegen
• Festlegung einer Kundengruppe, deren Bewegungen keine Bestände verändern
• Festlegung der Zahlengrößen und Nachkommastellen von Preisen, Mengen, Größenabgaben und Gewicht
• 30 Preisgruppen
• Skonto auf Rechnungsbetrag oder auf Warenwert

Stammdaten

• Artikel - Artikelnummer max. 7-stellig, numerisch ohne Vornullen
• Bezeichnung, EAN-Code, MwSt-Kennzeichen, Rahmen und zugehörige Leerflaschen mit dem entsprechenden Pfandsatz, Lieferant, Hersteller, Sortiment, Lagerplatz etc. - die Artikelbezeichnung ist 30 Zeichen lang, zusätzlich besteht die Möglichkeit einen Langtext zu führen, der bis zu 4 Zeilen à 30 Zeichen lang sein kann - pro Artikel stehen 30 termingenaue Verkaufspreise (= Preisgruppen) zur Verfügung, diese jeweils netto und brutto, außerdem können Bruttoeinzelflaschenpreise geführt werden - Netto- und Bruttopreispflege, komfortable Umrechnung zwischen den Preisen - 3 Einkaufspreise werden verwaltet, 2 manuelle (EK 1, EK 2) und der mittlere EK; diese können termingenau verwaltet werden - Bedingungen für das Bestellwesen (Minimal- und Maximalbestand, durchschnittliche Lieferzeit des Lieferanten) werden festgelegt und der Meldebestand anhand der letzten Verkäufe errechnet - Vergabe von Rabattsperren für jeden Artikel - Sperre für die Auftragserfassung vergeben - Stammdaten zur Biersteuer 
• Sortiment (3-stellige Sortimentsnummer und -bezeichnung - Vergabe von Rabattsperren für ein gesamtes Sortiment, getrennt nach Groß- und Einzelhandel 
• Lagerplatz - die Zuordnung der Artikel zu bestimmten Lagerplätzen ermöglicht eine reibungslose Kommissionierung der Ware 
• Gebinde, Leergut - Leergutstamm beinhaltet alle Leerflaschen mit den Pfandsätzen - Gebindestamm beinhaltet alle weiteren Gebinde wie Fässer, Paletten und Rahmen mit den Pfandsätzen - leere Rahmen und Leerflaschen werden zu einem eigenen Gebinde zusammengeführt, damit erfolgt automatisch die Pfandberechnung und die Bestandsverwaltung für Leerflaschen, Rahmen, sowie komplette Gebinde - Festlegung eines festen Leergutspiegels für Lieferscheine, alternativ kann der Leergutspiegel auch aus dem Leergutbestand des Kunden gebildet werden - Festlegung von Gebinden für Seriennummernverwaltung  
• Kunden - Anrede, Bezeichnung (dreizeilig à 30 Zeichen), Anschrift, mehrere  Ansprechpartner mit Verbindungsdaten (Telefon, Fax, Handy, e-Mail, www), Ruhetage - Liefersperre, diese führt zu Warnmeldungen in der Auftragsverwaltung - Vertreter, Preisgruppe, Kundengruppe, Zahlungsbedingung, Bankverbindung, Kreditlimit, Anruftermine für den Telefonverkauf, abweichender Rechnungsempfänger, fester Rabatt in %, Abrechnungsart (z.B. Normal oder versetzte Pfandgutschrift), Zahlart (z.B. Bar/Inkasso, Sammelrechnung), Geburtstage, Währung, Lieferschein- und Rechnungstyp individuell für jeden Kunden, Kundentyp (netto oder brutto, normal oder intern) sind möglich, außerdem können Kunden von der MwSt-Pflicht (z.B. Auslandskunden) und Pfandberechnung befreit werden
• Lieferanten - Lieferanten und Hersteller (optional) - Name, Anschrift, Bankverbindung, mehrere  Ansprechpartner mit Verbindungsdaten (Telefon, Fax, Handy, e-Mail, www) - Artikelnummern des Lieferanten, im Wareneingang und bei der Rechnungsprüfung - Lieferantenvergütungen und andere Zu- und Abschläge - Herstellermeldungen (Brauereimeldungen) über beliebige Zeiträume 
• Umsatzsteuer - einmalige Festlegung der Umsatzsteuersätze, doppelte Angaben sind bei vorgesehenen Änderungen möglich 
• EAN-Codes - zur Artikelnummer sind mehrere EANs möglich, die durch Typangaben unterschieden werden (EAN für Flasche und Gebinde) 
• Handelsketten - Rechnungskunde mit Rechnungslisten, Proformarechnungen für Warenempfänger,Kastenstaffeln je Lieferung, Listung (Stammsortiment) zwecks Kontrolle in der Auftragsverwaltung 
• Werbetexte (max. dreizeilig je Preisgruppe, wird auf Lieferschein und Rechnung gedruckt) 
• Touren 
• Preisgruppen 
• Kundengruppen 
• Vertreter

Preispflege/Preisgestaltung

• Netto- und Bruttopreise sowie Bruttoeinzelpreise (bei Kistenware) für 30 Preisgruppen in der Basispreisliste und zwei Terminpreislisten
• Netto- und Bruttopreiskalkulation (auch für Einzelflaschenpreise) mit Hilfe von individuellen Berechnungsformeln sowie anderen Kalkulationshilfen, wie automatisches Runden nach verschiedenen Kriterien etc.
• Artikel-Kunden-Preise (Sonderpreise)
• Aktionen für Kunden und Lieferanten, als Abschlag (Betrag oder %) und OB-Ware

Lager/Bestand

• Wareneingang (auch auf Basis vorhandener Bestellungen), Rechnungsprüfung
• Bestandsführung von Voll- und Leergutlager in Lagermenge und Lagerwert
• Inventur von Voll- und Leergut mit allen nötigen Auswertungen (z.B. Lagerwert lt. Zählung)
• Kunden-Leergutbestand
• Zug um Zug -Leergutbestand für alle Kunden versetzter Pfandgutschrift

Auftragsverwaltung

• Bearbeitung von bis zu 4 Aufträgen gleichzeitig mit Anzeige der 5 letzten Lieferungen, Stammsortiment und aktuellen Aktionen
• automatische Übernahme des kompletten Stammsortiments oder der letzten Lieferung mit allen Mengen in einen Auftrag
• Möglichkeit des Auftragsabschlusses als Lieferschein, Sofortrechnung, Barrechnung, Inkassorechnung, Sammelrechnung, Kreditrechnung, Stornorechnung je nach Einstellung im Kundenstamm
• Sofortige Anzeige der Gewinnspanne pro Auftrag möglich, mit Anzeige aller Kundenkonditionen
• Angebotserstellung
• Erfassung von Verdachtslieferscheinen und Rückscheinen für Touren
• Nacherfassung von Lieferscheinen zwecks Erstellung von Rechnungen
• Änderung bereits gedruckter Lieferscheine (auch Kunde und Datum) bis zur Nacherfassung
• Änderung von Rechnungen (auch Kunde und Datum) bis zum Tagesabschluss
• Rückerfassung für tourenbezogene Mengen und Gelder, Berücksichtigung in der späteren Nacherfassung
• Zentrale Fakturierung von Lieferscheinen aus den Getränkemärkten, dabei ist eine Neuberechnung zu Großhandelskonditionen möglich 
• direkte Erfassung von Zahlbeträgen für Rechnungen
• automatischer Ausgleich von Offenen Posten in der internen OP-Verwaltung oder der angebundenen Finanzbuchhaltung (nicht generell möglich)

Auswertungen

• Umsatz über mehrere Jahre pro Monat
• allgemeine Umsätze im bestimmten Zeitraum pro Artikel und Sortiment
• Lieferantenumsatz auf Artikel und Sortiment
• Kundenumsatz auf Artikel und Sortiment
• Anzeige der letzten Lieferung jedes Kunden mit Statusanzeige (Lieferschein, Rechnung)
• Tagesliefermengen
• Übergabe der Statistikdaten an Microsoft Excel zur weiteren Auswertung
• universelle, selbst zu gestaltende Auswertungen mit Hilfe des Statistikreportgenerators  (Zusatzmodul) 

Sonstiges

• Erstellen und Drucken von Blankolieferscheinen
• Tagesabschluss für Rechnungsausgänge und Rechnungseingänge mit Möglichkeit der Übergabe an FiBu, interne OP-Verwaltung oder andere Schnittstellen (Übergabe nur in Zusammenhang mit entsprechender Schnittstelle möglich)
• Systemdienst zur Aktualisierung der Statistiken und Berechnung von benötigten Größen für das Bestellwesen
• Anzeige Offener Posten (Voraussetzung ist das Modul OP-Verwaltung/Mahnwesen oder die Anbindung an eine Finanzbuchhaltung über eine Schnittstelle, die ihre Daten zu MC GEHA Office "zurücksenden" kann)
• Übergabe von Lieferscheinen und Rechnungen an ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem 

Brauereimeldung

• Auswertung der Umsätze nach Herstellern für beliebige Zeiträume§           Elektronischer Datenaustausch zu GEDAT und GECON

Telefonverkauf

•  Auftragserfassung mit täglich neuer Telefonliste
• getrennt nach normalen Kunden, internen Kunden und Heimdienstkunden
• der Anrufzyklus ist wöchentlich
• temporäre Verlegung ist möglich
• automatisches Wählen ist möglich, wenn die technischen Voraussetzungen vorliegen

Vergütung Kunden/Lieferanten

• Rückvergütungen, Abholvergütungen, Frachtzuschläge, Darlehensvergütungen in % oder Betrag
• auch als Staffelvergütung
• positiv (Vergütung) oder negativ (Aufschlag)
• sofortige Berechnung auf "normalen" Rechnungen sowie separate Vergütungsrechnungen für kumulative Vergütungen entsprechend des hinterlegten Abrechnungszyklus
• auch an Dritte (Kunden oder Lieferanten
• automatische Berechnung von Rückvergütungen, basierend auf Verkäufen im GAM und Erstellung von Bonusabrechnungen (Kundenclub) 

Aktionen Kunden/Lieferanten

• Aktionen in Betrag, % und OB-Ware auf Zeiträume begrenzt 

Bestellwesen

• für jeden Artikel können mehrere Lieferanten geführt werden (Artikel-Lieferanten)
• Berechnung des Meldebestandes über den Systemdienst mit Hilfe der im Artikelstamm hinterlegten Werte für Minimal-, Maximalbestand und Lieferzeit
• manuelles Anlegen von Bestellungvorschlägen oder
• automatische Erzeugung von Bestellvorschlägen anhand des Meldebestandes
• direkter Wareneingang über die offenen Bestellungen(Voraussetzung für das Funktionieren eines Bestellwesens ist eine ordentliche Lagerführung mit regelmäßigen Wareneingängen, Inventur etc.)

Leihgutverwaltung

• vom Großhandel getrennter Artikelstamm für Leihgutartikel
• Disposition, Verleih, Rücknahme
• Erstellung von Leihscheinen
• Erstellung von Leihrechnungen und Verlustrechnungen
• Übergabe der Daten an die "normale" Auftragsverwaltung und an die Tourenplanung
• Artikelanalyse und Artikelhistorie zur besseren Disposition 

OP-Verwaltung/Mahnwesen

• Verwaltung der Offenen Posten für Anwender ohne eigene Finanzbuchhaltung
• Automatische Erzeugung von OP im Tagesabschluss oder
• Erfassung von OP
• Verwaltung von Zahlungseingängen, Betragsänderungen, Anzahlungen etc.
• Mahnwesen mit bis zu 8 Mahnstufen, Mahngebühren, Mahnzinsen etc.
• Führen von mehren Kassenbüchern mit automatischem OP-Ausgleich 

Zahlungsverkehr

• Modul ist auch ohne OP-Verwaltung/Mahnwesen anwendbar
• sowohl Lastschriften als auch Überweisungen, für Kunden und Lieferanten
• vorhandene OPs werden zu einem bestimmten Termin zur Zahlung vorgeschlagen
• Zahlungsvorschläge können bearbeitet werden
• automatische Ermittlung von Lastschrift oder Gutschrift je Zahlungsvorgang
• die sich daraus ergebenden Dateien können per Diskette oder über spezielle Software der  Hausbank an die Bank übertragen werden
• bei Realisierung automatischer OP-Ausgleich 

Tourenplanung

• Stammdaten Fahrzeuge/Fahrer
• Tourenvorschläge anhand vorhandener, nicht gedruckter Aufträge (Lieferscheine, Inkassorechnungen und Leihscheine)
• komfortables Manipulieren der Touren, auch bei Mindermengen von Artikeln
• Drucken von Ladelisten je Tour (nach Artikeln bzw. nach Kunden)
• Drucken der tourbezogenen Dokumente (Lieferscheine, Rechnungen, Leihscheine, Lieferliste) und der Gesamtladeliste über alle Touren
• Übertragung der Tourendaten zur mobilen Auftragsbearbeitung MC GEHA Mobile
• Rückübernahme abgeschlossener Touren vom MC GEHA Mobile mit vollautomatischer Nacherfassung, Fakturierung und Rechnungsdruck  

Handelskettenrechnung

• Stammdaten Handelsketten
• Erstellung von Proformarechnungen an die Handelskettenmärkte sowie Sammelrechnungen (Rechnungslisten) an die Handelskettenzentrale mit Auflistung aller Lieferscheine für die einzelnen Märkte

Seriennummerverwaltung

• auf ausgewählte Gebinde bezogen
• von Wareneingang bis Verkauf und Rücknahme
• automatische Rückgabefälligkeitsüberprüfung bei Auftragserfassung und Mietberechnung
• Übernahme aus Leergut in Vollgut, sinnvoll in Brauereien (Produktion = Wareneingang) 

Chargenverfolgung

• Dokumentation von MHD- oder Chargendaten für jeden Artikel wählbar
• Chargendokumentation im Warenein- und Warenausgang möglich
• Übernahme von Chargeninformationen per EDI von Vorlieferanten
• Automatische, auftragsbezogene Chargenvorschläge für Warenlieferungen anhand von Lagerdaten und Artikelumschlagshäufigkeit
• Recherche von Chargendaten für Warenbewegungen 

Vertreterprovision

• Hinterlegung der Provisionsgrundlagen pro Vertreter
• Provisionsabrechnung auf frei wählbaren Zeitraum-      Berechnung auf VK-      Berechnung auf RE-      Berechnung auf RE mit Minderung (gratis) 

Fahrerprovision

• Hinterlegung der Provisionsgrundlagen pro Fahrer
• Provisionsabrechnung auf frei wählbaren Zeitraum Zentrale Marktverwaltung
• Preispflege für die angeschlossenen Märkte
• bei Bedarf zzentrale Preisübernahme (VK-Preise der Märkte werden in den Preisgruppen des Artikelstamms geführt)
• Datenaustausch (Artikel- und Preisexport, Import von Wareneingängen und Umsätzen etc.) mit MC GEHA Cash
• 10 Preisgruppen pro Artikel, Aktionspreise
• Möglichkeit von Wareneingang und Rechnungsprüfung für den Markt von der Zentrale aus oder Rechnungsprüfung für die im Markt getätigten Wareneingänge
• zentrale Auswertung der Verkaufsbewegungen und Inventuren der Märkte 

Biersteuer

• Hinterlegung von Grad Plato, Produktionskennzeichen sowie Biersorte und -anteil bei Mischungen im Artikelstamm
• Biersteuerkennzeichen (Inland, Ausland, Haustrunk etc.) im Kundenstamm
• automatische Einträge im Biersteuerbuch beim Druck von Lieferscheinen, Rechnungen und Wareneingängen
• Biersteuerauswertungen - tägliche Biersteuerliste - Biersteuerbuch ab letztem Drucktag bis maximal Monatsende - tägliche Bewegungsliste - Übersichten für Trübbier (Rücknahme) und Vernichtungen - Bestandsliste aller biersteuerpflichtigen Artikel - monatliche Biersteuererklärung - Druckwiederholung des Biersteuerbuches möglich
• Hinterlegung Stammdaten des zuständigen Zollamtes Schnittstellen (Wüllner, Essmann, Hövelmann)
• Übergabe Auftrags- bzw. Rechnungsdaten Schnittstellen (an Finanzbuchhaltungen) - Momentan sind folgende Schnittstellen möglich, die nachfolgenden Funktionen sind nicht generell möglich:sage KHK Office Line, sage KHK Classic Line, HS-FiBu, DATEV, QS-FiBu, CPS-FiBu, Lexware, Diamant/2, GDI-FiBu
• Übergabe von Kundendaten, Lieferantendaten und Rechnungen über eine Textdatei an die Finanzbuchhaltung
• je nach Finanzbuchhaltung können OPs wieder nach MC GEHA Office zurückgelesen werden und stehen dort zur Ansicht zur Verfügung 

Darlehensverwaltung

• Tilgungsarten:
• feste Rate >> Annuitätendarlehen, Rate fest, sinkender Zinsanteil durch Tilgung, Einzug möglich 
• Tilgungsbetrag fest >> sinkende Rate durch sinkende Zinsen (entspricht Ratenkredit), Einzug möglich 
• Lieferungen >> Zinsen und Tilgung aus Lieferungsvergütungen bzw. über Preisaufschläge >  Abtragungsdarlehen (ähnlich Annuitäten-darlehen), kein Einzug 
• nur Tilgung aus Lieferungen >> Zinsen werden extra eingezogen – Abtragung (ähnlich Ratenkredit), Einzug der Zinsen möglich 
• Einzelzahlungen >> bei Zinsberechnung zum Termin aus Restdarlehen, übriger Teil ist Tilgung, kein Einzug geplant (nicht generell möglich) 
• Ausbleibende Zahlungen oder Zahlungen, die kleiner als die geforderten Zinsen sind, führen zur Erhöhung der Restschuld
• Periodische Zahlungen (Tilgung/Zinsen) mit getrenntem und späterem Zahlungsbeginn
• Darlehen mit/ohne Mehrwertsteuer
• Anweisen und Einzug von Tilgung oder/und Zinsen über den Zahlungsverkehr
• bei Tilgung über Warenlieferungen sind Vergütungen für Darlehen anzulegen (sofortige oder kumulative), diese sind auch an Dritte möglich, sie gehen nicht in Statistiken ein
• Zuordnung von Vergütungen zu den Darlehen im Darlehensstamm
• nominaler Jahreszins und Effektivzinsberechnung entsprechend der PangV vom 28.07.2000
• Vorgabe von Rate oder Ablaufperiode zur Berechnung des Tilgungsplanes
• Tilgungsplan bearbeiten, neu berechnen, Zahlungen korrigieren, drucken, löschen
• Darlehenshistorie in 3 Versionen (kurz, mit Lieferscheinen, mit Positionen)
• Übergabe an FiBu vorgesehen (getrennte Sachkonten für Zinsen und Tilgung je Darlehen)
• für Kunden gesonderte Bankverbindung je Darlehen bei Lastschrift möglich
• manuelles Registrieren des Geldeinganges bei Bankeinzug 

• MC GEHA Cash
• MC GEHA Mobile