Die Verwaltungs- und Planungsaufgaben eines Orchesters erfordern einen großen zeitlichen und logistischen Aufwand. Die Ursache liegt dabei u.a. in der unterschiedlichen Art der Arbeitsbereiche (Termine, Verträge, Reisen, Kalkulationen, Dienste,...) und der großen Menge der dabei anfallenden Daten. Den Grund hierfür bilden die Größe eines Orchesters, dessen komplexes Umfeld und die Notwendigkeit, auf Jahre hinaus zu planen. Für einen effizienten Arbeitsablauf ist es zudem wichtig, daß von mehreren, oft räumlich getrennten Arbeitsplätzen aus, jeder die ihn betreffenden Daten in der aktuellsten Form abrufen und bearbeiten kann.
Eine Vielzahl von Orchestern unterschiedlicher Größe haben sich bereits entschieden, dieser Herausforderung mit der Unterstützung von OPAS zu begegnen. Mit OPAS laufen alle Daten des Orchesters an einem Ort zusammen und sind dort jederzeit bequem, aktuell und schnell abrufbar. Sämtliche Arbeitsbereiche sind miteinander verknüpft.
OPAS wurde in enger Zusammenarbeit der Wölbitsch & Partner KG mit mehreren Orchestern, Fine Arts Management in den USA., Artifax Computer Software Ltd. in Großbritannien und der American Symphony Orchestra League entwickelt. OPAS ist ein Datenbanksystem, das speziell auf die Bedürfnisse eines Orchestermanagements angepasst wurde. Auf dem internationalen Markt ist kein anderes Produkt erhältlich, das mit der Flexibilität und dem Funktionsumfang von OPAS vergleichbar wäre.
OPAS Bibliothek
Die OPAS Bibliothek bietet eine gut gepflegte, lieferbare Repertoiredatenbank mit mehr als 4.000 Werken und 700 Komponisten.
- mit der OLIS™ Datenbank der American Symphony Orchestra League kompatibel -
Kalender:
OPAS präsentiert Ihnen Ihre Termine in übersichtlicher Form. Wählen Sie zwischen der Jahres-, Monats- oder Wochenansicht. Der Kalender zeigt Ihnen Ihre Termine gruppiert nach Projekten, Terminarten, Spielorten, Dirigenten, Solisten, usw.. Ein Maximum an Übersichtlichkeit wird durch die farbliche Unterscheidung der einzelnen Positionen innerhalb einer Gruppe erzielt.
Erfassen Sie mit OPAS sämtliche Terminarten und alle Details Ihres Terminplanes.
Sie gruppieren Ihre Termine nach Orchester, Chor, Technik, Reise, intern, öffentlich, usw..
OPAS speichert Ihnen alle Informationen wie Zeiten, Dienste, Programme, Projekte, Spielorte, Dirigenten, Solisten, Werke, Chöre, Instrumentierungen, usw..
Legen Sie zu jedem Termin Checklisten an; verknüpfen Sie beliebige Arten und Anzahl von Dokumenten; komplettieren Sie Ihre Daten mit frei definierbaren Informationen.
Mit OPAS verwalten Sie mehrere Ensembles und Gruppen innerhalb eines Ensembles.
Diensteinteilung:
Teilen Sie per Mausklick Ihre Musiker und Aushilfen den Terminen Ihres Dienstplanes zu. OPAS speichert dabei die Anzahl der geleisteten Stunden, Dienste, Tage für jeden einzelnen Musiker und der Instrumentengruppe. OPAS berechnet die aktuelle und geplante Dienstbelastung und achtet dabei auf - für jeden einzelnen Musiker – eingebbare Dienstlimits und Vorschriften. Sie erstellen Dienstlisten und erhalten Abrechnungen basierend auf individuell zugeschnittenen Abrechnungsmethoden.
Verträge:
Mit OPAS erzeugen und verwalten Sie Ihre Verträge mit Solisten, Dirigenten, Aushilfen, Spielorten, Agenturen, usw.. Sie erfassen alle Details wie Projekt, Termine, Programm, Honorar, usw.. Geben Sie alle Nebenabsprachen ein und senden Sie Ihr vorgefertigtes Vertragsformular an den Künstler oder dessen Agentur. Erstellen Sie Statistiken für einen bestimmten Vertragspartner oder über einen frei wählbaren Zeitraum. Generieren Sie Ihre Aushilfsabrechnungen basierend auf konfigurierbaren Abrechnungsmethoden und Kostensätzen.
Bibliothek:
Erfassen Sie alle Daten Ihrer eigenen oder gemieteten Notenmaterialien. OPAS speichert Ihnen Informationen zum Verlag, Besitzer, Lieferanten, zu Kosten, Ausgaben, dem Lieferanten, usw.. Die Bibliothek enthält auch Informationen über die Instrumentierung, welche für die Programmplanung verwendet werden können. Eine sehr hilfreiche Komponente von OPAS ist die gut gepflegte, lieferbare Repertoiredatenbank mit mehr als 4.000 Werken und 700 Komponisten.
Reisen:
OPAS speichert alle Informationen Ihrer Reisen inkl. Termine, Hotels, Spielorte, Teilnehmer, Instrumente, Transportkisten. Teilnehmer können nach Hotels, Bussen, Flügen usw. gruppiert werden, inkl. Zimmer- oder Sitznummer oder auch persönliche Daten wie Raucher, Vegetarier, usw.. Erstellen Sie Ihre Zimmerlisten, Visalisten, Versicherungslisten, Cargoliste, usw. direkt aus OPAS. Erstellen Sie Checklisten über die Personenverteilung in den Gruppen oder prüfen Sie vorab die Gültigkeitsdauer der Pässe der Teilnehmer.
Budgetierung/Kalkulationen:
Mit OPAS erzeugen Sie eine Aufstellung all Ihrer Einnahmen und Ausgaben. Sie speichern sämtliche finanziellen Informationen inkl. Solisten- und Dirigentenhonorare, Reisekosten, Einnahmen aus dem Kartenverkauf, Marketing-Kosten, Aushilfshonorare, Saalmieten, usw.. Sie erstellen Budgetpläne, vergleichen diese mit aktuellen Zahlen, gruppieren die Zahlen nach Projekten und Adressen. OPAS erstellt Ihnen automatisch , aufgrund Ihrer Programmplanung, eine Kostenschätzung mit zu erwartenden Kosten für Aushilfen, Transport, Zuschlägen, usw..
Stammdaten/Hintergrunddaten:
Verwalten Sie Ihre Stammdaten mit OPAS. Systematisieren und gruppieren Sie Ihre Daten mit Hilfe der Hintergrunddaten. Personal, Solisten, Dirigenten, Ensembles, Spielorte, Agenturen, Verlage, Komponisten, Werke, Projekte, Serien, Terminarten, Instrumente, Transportkisten, Länder, Sprachen, Währungen, Kostensätze, Budgets, Kontonummern, usw.. Erstellen Sie Serienbriefe, Etiketten, Emails, Telefonlisten, Versicherungslisten, usw.. Exportieren Sie Ihre Daten in andere Dateiformate, z.B. für Ihre Webseite oder Ihren Handheld PC.
