Wo ist die Akte von Frau Schulze?

Vor der Personalakte müssen effiziente elektronische Workflows nicht Halt machen. Denn gerade in größeren Unternehmen und bei mehreren Standorten ist das Handling einer Papierakte sehr aufwändig. Die Unterlagen müssen mit entsprechenden Geheimhaltungsvorkehrungen transportiert und gelagert werden. Und die Personalakte ist immer dort, wo sie nicht gebraucht wird.

Deshalb geht es bei der Einführung der Digitalen Personalakte nicht nur darum, dass bestehende Dokumente eingescannt werden und künftig in elektronischer Form vorliegen. Vielmehr soll die Arbeit aller, die mit Personalprozessen betraut sind, erleichtert werden. Das ist bei der Persis Digitalen Personalakte der Fall. Sie ist vollständig in den Personalmanagement-Workflow integriert und jede Form von Doppelterfassung ist passé. Innerhalb der Persis HRM-Module ist die Digitale Personalakte die ideale Ergänzung und ermöglicht Ihnen komplett digital abgebildete Abläufe mit hoher Effizienz und Sicherheit.

Die wichtigsten Funktionen und Merkmale auf einen Blick:

• Die Persis Digitale Personalakte ersetzt bis auf die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Ausnahmen komplett die Papierakte.
• Revisionssicheres System mit hohem Datensicherheitsstandard, z.B. auch durch verschlüsselte Datenübertragung und codierte Datenspeicherung.
• Einheitliche Aktenführung an allen Standorten des Unternehmens.
• Die Persis Digitale Personalakte kann in Ihr bestehendes HR-Portal integriert werden. Dadurch ist eine direkte Einsichtnahme der Mitarbeiter und Vorgesetzten vom Arbeitsplatz aus möglich, selbstverständlich auch im internationalen Umfeld durch Mehrsprachigkeit.
• Aktenbearbeitung im Rahmen von Workflows, inkl. Notiz- und Wiedervorlagefunktion sowie Datumsvermerken an den Dokumenten.
• Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten und Entwicklungsdaten werden direkt in das System integriert. Es ist keine Doppelterfassung oder -datenpflege erforderlich.
• Sie realisieren deutliche Einsparungen bei Personalkosten und Lagerkosten in den Archiven. Die Digitale Personalakte kann bei Bedarf auch in bestehende Archiv-lösungen (DMS-Systeme) integriert und auf Knopfdruck ausgedruckt werden.
• Individuelle Verschlagwortungen und Suchmöglichkeiten, ergänzt mit Blätter- und Schnellansicht-Funktion, gewährleisten ein leichtes Handling.
• Alle Persis Module kommunizieren untereinander als auch mit Gehaltssystemen wie SAP oder PAISY.

Anforderungen an Ihr System          

Neben den fachlichen Anforderungen an die Abbildung der HR-Prozesse sind technologische Vorgaben notwendig.
Unsere Software arbeitet auf Basis von leistungsfähigen SQL-Datenbanken (Oracle oder MS-SQL-Server) und moderner Java 2 Servlet-Technologie und bietet somit ein hohes Sicherheitsniveau.

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