quinsee eAkte ist eine branchenneutrale und zugleich verblüffend einfache elektronische Dokumentenverwaltung. Alle Dokumente und Belege zu Kunden, Lieferanten oder auch Projekten werden unter einer Oberfläche verwaltet, und das ohne klassische Datenbank. Stattdessen werden mit der Intranet-Suchmaschine quinsee und dem bewährten PDF-Format zwei Standardtechnologien für die zentrale elektronische Komplett-Datenhaltung zusammengeführt.

Funktionen

• Datei-Importe
• Unterstützung aller gängigen Dateiformate
• Erzeugung textdurchsuchbarer PDF- oder PDF/A-Dateien
• Nutzung von PDF-Containern
• Dateiablage und Recherche
• Freitextsuche
• Strukturierte Suche über Metadaten
• Metadaten-Auswertungen
• Prüf- und Freigabeprozesse
• Zugriffsschutz über Benutzerverwaltung

Studien zufolge frisst die Suche nach Dokumenten in deutschen Büros noch immer bis zu 20 Prozent der Arbeitszeit. Ein intelligentes Dokumentenhandling in Vertrieb, Rechnungswesen und zur Vertragsüberwachung kann deshalb massiv Zeit, Kosten und Papier sparen, wirkt sich unmittelbar auf Qualität und Ertrag der Arbeit aus.

quinsee eAkte ermöglicht ohne Schulungsaufwand eine durchgängig elektronische Vorgangsbearbeitung, Freitextsuche nach dem Google-Prinzip sowie die strukturierte Suche nach Vorgangsdaten und deren Auswertung.

Bei der Erfassung, Ablage und Recherche von Texten, Bildern, Tabellen oder Plänen spielen  PDF-Container eine entscheidende Rolle. Weil die neue Lösung auf XMP-Standard setzt, werden die einem Vorgang zugeordneten Metainformationen selbst Teil des zu verwaltenden Dokuments im PDF-Format. Folglich brauchen sie auch nicht mehr in externen Datenbanken gehalten zu werden, sondern „wandern“ als Bestandteil der Vorgänge stets mit diesen mit.

Daher ist auch die Integration in vorhandene Dokumentenverwaltungssysteme durch Konfigurierung der die jeweiligen Vorgänge beschreibenden Metadaten mit sehr begrenztem Aufwand möglich. Zudem könnten in das vor allem für Mittelständler taugliche Verwaltungs- und Suchsystem auch Prüf- und Freigabeprozesse integriert werden.

Bei der quinsee eAkte handelt es sich um ein modular ausbaufähiges und flexibles DMS/Archivsystem, mit dem bereits einige Spezialanforderung realisiert wurden, z.B. für die Vertragsverwaltung und das Qualitätsmanagement. Auch können gemischte Sammlungen – elektronische Informationen und klassische Aktenbestände – gemeinsam verwaltet werden. Wichtiger Nebeneffekt: Die bislang unumgänglichen Papier-Kopien entfallen komplett; sämtliche Vorgänge sind von den berechtigten Mitarbeitern schnell auffind- und einsehbar.

• KMU Kleine und mittelständische Unternehmen
• Verwaltungen und Verbände
• Stadtwerke
• Unternehmen mit verteilten Standorten

• quinsee - Suche nach Dokumenten im Unternehmen