ARCHIVIEREN, STRUKTURIEREN, WIEDERFINDEN. scarabPHARAO – DAS PHARMA-DMS
scarabPHARAO — das Pharma-DMS sorgt für revisionssichere Archivierung, schnelles Auffinden, mehrstufige Bearbeitung und Verteilung von kaufmännischen Belegen, Chargendokumentationen oder Zulassungsunterlagen.
Um die revisionssichere Archivierung, das schnelle Suchen und Finden und die mehrstufige Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten aller Art geht es in regulierten Unternehmen. In der Pharmaindustrie gelten jedoch besonders strenge Bestimmungen, denn hier müssen alle betrieblichen Vorgänge bei der Herstellung und dem Vertrieb von Arzneimitteln lückenlos und jederzeit nachvollziehbar dokumentiert werden.
Das computergestützte Dokumenten-Management-System scarabPHARAO — das Pharma-DMS unterstützt exakt diese Anforderungen, weil es beides kann. Zahlreiche Treiber sorgen für die Übernahme von gescannten Dokumenten, das offene System erlaubt überdies die Übernahme von allen elektronischen Dateiformaten. Schnelle Such-Algorithmen sorgen für pfeilschnelles Wiederauffinden selbst bei größten Dokumentenmengen. Die automatische Indexierung von Dokumenten aus dem ERP-System, via Barcode-Erkennung oder OCR, optimiert die Archivierung. Fertige branchentypische Workflows steuern z.B. die Freigabe und Verteilung von SOP's und Qualitätsdokumenten. Die umfangreiche Vergabe von individuellen Zugriffsberechtigungen sorgt zudem dafür, dass nur derjenige auf Dokumente zugreifen und sie verändern darf, der dazu berechtigt ist. scarabPHARAO — das Pharma-DMS basiert auf dem Dokumenten-Management-System unseres Partners Saperion, eines Unternehmens, das in diesem Bereich schon lange zu den Marktführern gehört.
scarabPHARO orientiert sich in seiner Funktionsvielfalt an den Anforderungen der Pharmabranche unter der Nutzung von DMS-Standards (Auszug der Funktionen):
GMP-Compliance / CSV-Templates
- Qualifiziertes System nach EU / FDA-Standards
- Mitgelieferte Dokumentenvorlagen für die Validierung (z. B. SOP's, Validierungspläne, Risikoanalyse, DQ-, IQ-, OQ- und PQ-Vorlagen)
Übernahme von Dokumenten
- Übernahme von gescannten Dokumenten: Treiber für die Ansteuerung zahlreicher Scanner; Stapelmanagement
- Übernahme von sonstigen Dateien: Laden von Bilddateien in einem von PharAO® unterstützten Grafikformat (BMP, TIFF, JPEG etc.); Laden von Anwendungsdateien (PDF, DOC, XLS etc.)
- Zeitgesteuertes, automatisiertes Laden von Dateien aus einem Übernahmeverzeichnis; Import von Dateien mit Indexierungsdaten (CSF, CSS, XML)
- Automatische Übernahme eingehender E-Mails oder Faxe mit definierbarer Filterung
- Vollautomatische Druckdatenübernahme aus ERP- und anderen EDV-Systemen
Indexierung von Dokumenten
- Barcode-Erkennung, ICR/OCR-Text- und Handschriftenerkennung sowie OMR-Markierungserkennung innerhalb angegebener Bereiche
- Automatische Indexierung über das Auslesen bestimmter Informationen aus dem Dokument (über OCR/ Barcode)
- Automatische Indexierung bei Übernahme aus angebundenen Systemen (z.B. scarabPLUS, Microsoft Dynamics, SAP R/3)
Suche/ Aufruf von Dokumenten
- Suche nach Dokumenten über Indexierungsinformationen und mit Volltextsuche
- Suche mit Wildcards und logischen Operatoren (UND, ODER, NICHT) sowie Bereichssuche
- Speicherung von Abfragen
- Markierung der Treffer in gescannten Dokumenten (mit Option OCR-Schnittstelle)
Dokumentenschutz und Änderungsverfolgung
- Zuordnung von Benutzerrechten (z.B. Lesen, Ändern, Schwarze Balken bearbeiten) je Dokument
- Automatisches Check-Out bei Bearbeitung eines Dokumentes
- Schutz vor Fremdzugriffen durch Abspeicherung in einem Datenformat, welches ohne den scarabPHARAO Dokumentenserver nicht gelesen werden kann
- Automatische Erzeugung einer neuen Dokumentenversion bei jeder Änderung mit automatischem Audit-Trail
- Dokumentenverschlüsselung und Elektronische Signatur (mit Option Security)
Teamwork/ Postkörbe
- Ablage von zu bearbeitenden Dokumenten in benutzer- oder gruppenbezogenen Körben
- Nutzerspezifische Zugangsberechtigung zu Körben
- Weiterleitung von Dokumenten an Ablagekörbe einzelner Benutzer oder Gruppen per Drag & Drop
- Setzen von Querverweisen von Dokument zu Dokument oder zu Trefferlisten von Suchabfragen
- Versand von Links auf Dokumente per E-Mail
Workflow
- Einfache Definition von Workflow-Strukturen mit dem Prozess-Designer
- Abbildung paralleler und serieller Prozesse
- Freie Definition von Workflow-Aufgaben (z. B. Abzeichnen, Freigeben, Ablehnen, Weiterleiten von Dokumenten)
- Festlegung von workflow-bezogenen Zugriffsrechten
- Automatische Wiedervorlage von terminierten Aufgaben
- Festlegung von Benutzern, Rollen oder Gruppen als Empfänger einer Workflow-Aufgabe
- Eskalations- und Stellvertreterregelungen
- Online-Auskunft über den Bearbeitungsstatus bzw. die Bearbeitungshistorie
- Schnittstellen zu gängigen E-Mail-Produkten von Microsoft und Lotus
- Automatische Verteilung des Dokumentes nach Abschluss der Bearbeitung
Archivierung und Langzeitspeicherung
- Archivierung und Lagerung von Dokumenten über den Dokumentenserver
- Hochperformantes Archivierungs-Backend zur revisionssicheren Ablage auf optischen Medien
- Steuerung global verteilter Archivierungsstandorte
- Treiber für alle verbreiteten Jukeboxen
- Unterstützung von RAID ARRAYS
- Archivierung unbegrenzt großer Dokumentenmengen
- Datenkomprimierung bis zu 95%
- Speicherung von Dokumenten auf allen gängigen Datenträgern (magneto-optische Medien, WORM-Medien etc.)
scarabPHARAO bietet noch mehr!
- Ausbau zum Management-System für elektronische Zulassungsunterlagen nach eCTD-Standard
- Integration in unser Pharma-PPS scarabPLUS oder Anbindung an andere ERP-Systeme
- MS Office-Anschluss zur Archivierung von Dokumenten direkt aus MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, MS Outlook
Unternehmen der Life Science Branchen Pharma, Kosmetik und Biotechnologie.
