Prozess- und Qualitätsmanagementsysteme haben zum Ziel, Abläufe im Unternehmen anforderungsgerecht und qualitätshaltig zu strukturieren und zu formalisieren und diese Informationen allen Mitarbeitern standortübergreifend einfach zugänglich zu machen. Einheitliche, reproduzierbare Geschäftsprozesse, die lückenlos verfolgt werden können, sind die unabdingbare Voraussetzung für einen Zertifizierung des Unternehmens nach den gängigen Standards. Zusätzliche Anwendungsbereiche wie Formularorganisation, Kennzahlenverfolgung, Risikomanagement und Maßnahmenplanung erlauben den Ausbau des Prozessmanagementsystems zu einem zentralen Instrument der Unternehmensentwicklung und des KVP.

Mit Microsoft SharePoint haben wir ein Instrument in der Hand, das einerseits den Aufbau und die laufende Pflege eines Managementsystems optimal unterstützt. Andererseits wird aber auch die unternehmensweite Nutzung des Systems in den Fachabteilungen mit hohem Benutzerkomfort ermöglicht. SharePoint eröffnet die Möglichkeit, das Managementsystem für dokumentgestützte Geschäftsprozesse nahtlos mit der Ausführungsebene zu verknüpfen. Verwaltung von Dokumenten, Versionierung und lückenlose Verfolgung, workflowgesteuerte Prüf- und Freigabeprozesse werden genau so unterstützt wie die standortübergreifende Verteilung von Prozessanweisungen und der definierten Hilfsmittel im Unternehmen.

Der Kern von spo.QualityShare ist eine sofort nutzbare standardisierte Basis für die Implementierung eines bedarfsgerechten Managementsystems im Unternehmen. Das System öffnet allen Mitarbeitern sofort einen Zugang zu den aktuellen frei gegebenen Prozessbeschreibungen. spo.QualityShare integriert sich optimal in Intranets und weitere bereits vorhandene SharePoint-Infrastrukturen im Unternehmen. Ein Workflow-gestützter Freigabeprozess, kombiniert mit einer zuverlässigen Versionierung der Prozessdokumente, erlaubt eine lückenlose Nachverfolgung aller Modifikationen in den Prozessbeschreibungen.

Unabhängig davon ob hauptsächlich mit grafisch gestützten Flussdiagrammen (z.B. Visio, MindMap) oder mit textorientierten Dokumenten (z.B. Word, Excel) gearbeitet wird, in spo.QualityShare können im Bedarfsfall auch mehrere Formate parallel genutzt werden. Für die Publikation der freigegebenen Dokumente im Intranet bietet sich zusätzlich das veränderungssichere PDF-Format an.

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