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ZEP - Zeiterfassung für Projekte

webbasierte modulare Lösung für die Erfassung und Auswertung projektbezogener Daten   Version:  5.4

Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Frau Tanja Eggert
Tel.: +49 (0)7156 / 43623-0
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch, Französisch, mehrsprachig
Dokumentation:
Benutzerhandbuch, Online-Hilfe, Demo-Version
Schulung:
nicht erforderlich
Hotline:
im Preis enthalten
Installationssupport:
im Preis enthalten
Wartung:
gegen Entgelt
Erstinstallation:
2000
Anzahl der Installationen:
>500
Sitz des Herstellers:
Deutschland
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Preis:
auf Anfrage (siehe Internetseite)
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Programmbeschreibung:
1. Produktvideo ZEP - Zeiterfassung für Projekte
Video Produktpräsentation von ZEP - Zeiterfassung für Projekte
1. Produktbild ZEP - Zeiterfassung für Projekte
Diashow von ZEP - Zeiterfassung für Projekte

Wählen Sie zwischen

  • ZEP Compact:
    die günstige Einstiegslösung in die professionelle Zeiterfassung (optional inkl. Preise und Kosten und optional inkl. Reisekosten, Spesen- und Reisekostenabrechnung)
  • ZEP Professional:
    bietet zusätzlich Projektplanung mit SOLL/IST Vergleich und Pauschalprojekte.

Beide Produktlinien sind mit folgenden Modulen erweiterbar:

  • Überstunden, Urlaub und Fehlzeiten
    verwalten Sie die Überstunden, Fehlzeiten und den Urlaub ihrer Mitarbeiter.
  • Abteilungen
    • Bilden Sie Ihre Unternehmensstruktur in ZEP ab
    • Standorte definieren
    • Mitarbeiter und Projekte einzelnen Abteilungen zuordnen
    • Auswertung Zeiten, Kosten und internes Arbeitsentgelt je Abteilung
  • Ticket-System
    Erstellen und verwalten von projektbezogenen Tickets z.B.:
    • Einsatz als ToDo-Liste: für die interne Aufgabenverwaltung
    • Einsatz als Trouble-Ticket: zur Dokumentation und Korrektur von Fehlern in der Testphase eines Projekts
    • Einsatz als Support-Ticket: zur Dokumentation und Bearbeitung von Support-Anfragen
    • Mehrstufige Tickets
    • Zeiterfassung auf Tickets
    • Tickets einzeln abrechnen
  • Offline-Erfassung
    • mobile Zeiterfassung an jedem Ort, einfach auf dem Laptop
    • Synchronisation mit ZEP per Knopfdruck
  • Dokumenten-Verwaltung
    • Ablage aller Projektdokumente mit Zugriffsberechtigungen und Versionsverwaltung
  • Dokumenten-Generator
    Alle Projektauswertungen auch im Format
    • PDF
    • MS Word
    • OpenOffice
  • Ressourcenplanung
    • Arbeitspakete
    • Projektauslastung
    • Gesamtauslastung
    • Restaufwandsschätzung 
  • Mobile Erfassung mit
    • Laptop 
    • iPhone
    • Android-Smartphones

ZEP Professional ist mit folgendem Modul erweiterbar:

  • Faktura 
    Modul zur Fakturierung von Projekten inkl. Mahnwesen

Lernen Sie ZEP in einer persönlichen Online-Präsentation kennen!

Software-Besprechung im Projektmagazin:

'ZEP 4: Zeiterfassung und Controlling in Projekten'

(siehe Internetseite)

Leistungsmerkmale:

  • Mehrsprachig: deutsch, englisch und französisch
  • optionale Reisekostenabrechnung nach deutschen bzw. österreichischen Bestimmungen
  • ZEP kann in allen Unternehmen eingesetzt werden, in denen Projektarbeit stattfindet, z.B. in Ingenieurbüros, Werbeagenturen, Softwarehäusern, bei Unternehmensberatern, Steuerberatern und in Anwaltskanzleien. ZEP ist geeignet für Unternehmens- oder Abteilungsgrößen von 5 bis ca. 500 Mitarbeitern.
  • Mit ZEP erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten und ggf. Reisezeiten projektbezogen einfach und schnell im Browser
  • alle Fremdkosten, wie Spesen, Materialverbrauch, Drittleistungen u.a. werden projektspezifisch verbucht
  • Mobile Erfassung:
    Projektzeiten und Reisezeiten können Sie auch offline mit einem Laptop erfassen.
    Synchronisation mit ZEP funktioniert auf Knopfdruck.
  • Mobile Erfassung mit iPhone und Android-Smartphones.
  • Allgemeine Auswertungen der Zeiten und Belege nach Fakturierbarkeit, Zeitraum, Projekt, Vorgang, Tätigkeit, Mitarbeiter, Belegarten, etc.
  • Spezielle Auswertungen, z. B.:
    Projektabrechnung Pauschal, Stundensatz- bzw. Tagessatzprojekte, auch nach Vorgang unterschiedlich, mit/ohne Reisekosten, Anfahrtspauschalen im PDF, MS Word und OpenOffice Format
    Projektstand nach Plan, Zeit und Ertrag
    Gesamtstatus der Projekte (alle oder alle laufenden)
    Reisekostenabrechnung für den Mitarbeiter
    Zeitnachweis für den Mitarbeiter (Stundensätze oder Tagessätze)
  • Schnittstellen zu MS Project und MS Excel

Zeit- und Kostenerfassung

  • Die Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten und Kosten z.B. Spesen, Sach- und Fremdkosten projektbezogen und zeitnah, schnell und einfach. Angabe fakturierbar/nicht fakturierbar für jede erfasste Leistung möglich
    Dabei wird durch sinnvolle Vorbelegungen von Datum und Zeit und durch Kopieroptionen der Zeitaufwand für diese Erfassung minimal gehalten.

Reisekostenabrechnung

  • In ZEP Professional integriert ist eine komplette Reisekostenabrechnung. Mit ZEP Compact kann die Reisekostenabrechnung optional gewählt werden. Der einzelne Mitarbeiter erfasst praktisch bei der Erfassung seiner Arbeitszeiten die Reisezeiten mit. Es werden automatisch die relevanten Kosten (Fahrtkosten und Verpflegungsmehraufwände) berechnet und in der Kostenabrechnung für den Mitarbeiter zusammen mit seiner Spesenabrechnung auf Knopfdruck ausgegeben.

Mobile oder Offline Erfassung

  • Mobile Erfassung mit iPhone und Android-Smartphones.
  • Sollte es einmal keine Möglichkeit geben, die Arbeitszeiterfassung über einen Browser einzugeben, z.B. auf Reisen, können auch alle Arbeitszeiten und ggf. Reisezeiten und Belege auf dem Laptop offline erfasst werden. Synchronisation mit ZEP funktioniert auf Knopfdruck. Sobald man wieder im Büro ist, werden diese Daten dann einfach mit ZEP synchronisiert.

Projektplanung

  • Mit ZEP planen Sie Ihre Projekte, geben Zeit und Kosten vor, definieren Projektphasen und ordnen Mitarbeiter mit spezifischen Preisgruppen zu.

Projektumsatz

  • Projekte und Projektphasen können je nach vereinbarter Abrechnungsart pauschal, stundenweise oder mit Tagessätzen abgerechnet werden. Für bestimmte Tätigkeiten, z.B. reisen oder CAD-Stunden, können spezielle Stunden- oder Tagessätze definiert und abgerechnet werden.

Projektcontrolling

Der Projektstand bezüglich Plan, Zeit und Ertrag kann jeweils nach verschiedenen Kriterien abgefragt werden:

  • nach Mitarbeiter
  • nach Vorgang
  • nach Mitarbeiter und Tätigkeit

Durch die zeitnahe und genaue Erfassung der Arbeitszeiten und Belege für ein Projekt, ist der Projektleiter immer und überall über den aktuellen Projektstand informiert, er hat die Kontrolle über Kosten und Zeiten und kann Abweichungen sofort erkennen. Ertragsauswertungen je Projekt, Abteilung oder Gesamt, interne/externe Kosten, Ertrag und Gewinn auf einen Blick!

Faktura 

  • Mit dem Modul "Faktura" vergessen Sie keine Rechnung mehr.
  • Für die Verrechnung von Festpreisen, Aufwänden, Reisepauschalen, Belegen und sonstigen freien Positionen.
  • Mit "Faktura" planen und stellen Sie Ihre Rechnungen. Zur Rechnungsstellung werden Sie rechtzeitig erinnert. Zusätzlich sehen Sie welche Aufwände Sie zusätzlich in Rechnung stellen können. Mit der Umsatzprognose können Sie den Umsatz für die nächsten Monate vorausberechnen.

  • Inklusive Mahnwesen

 Schnittstellen

  • Mit ZEP haben Sie die Möglichkeit mit MS Project zusammenzuarbeiten. Sie können Vorgängen aus MS Project mit PSP-Code Bezeichnung und Arbeit einfach in ZEP importieren und genauso einfach in ZEP gebuchte Zeiten nach MS Projekt exportieren und so ohne viel Aufwand weitere Auswertungen und Planungen vornehmen.
    Wenn Sie Ihre Projektdaten in MS Excel bearbeiten oder weiterverarbeiten wollen, z.B. für eine grafische Darstellung, bietet ZEP die Möglichkeit dafür.
    Auf Wunsch passt provantis IT Solutions auch alle Optionen genau nach Ihren Vorstellungen an.

Technik

  • ZEP ist komplett webbasiert und muss nur auf einem Server installiert werden, dadurch entsteht ein minimaler Aufwand. Die Benutzer können standortunabhängig über einen Webbrowser via Intra- oder Internet auf ZEP zugreifen. Hinter ZEP steckt eine zentrale MySQL Datenbank und PHP5.

Sie können ZEP auf zwei Arten betreiben:

Betrieb auf dem provantis Webserver
Sie können ZEP auf dem provantis Webserver nutzen. Installation und Datensicherung wird dabei von provantis übernommen. Der Zugriff erfolgt von jedem Browser über Internet.

Software-Lizenz
Einsatz von ZEP in Ihrem Intranet oder auf Ihrem Web-Server im Internet (Windows, Linux, Unix). Inklusive Programm, Benutzer- und Installationshandbuch.
Auf Wunsch wird ein komplett konfiguriertes und installiertes Windows-oder Linux-System geliefert , das nur noch in Ihr Netzwerk eingebunden werden muss.

Zielgruppen:

ZEP ist branchenunabhängig und kann in allen Unternehmen eingesetzt werden, in denen Projektarbeit stattfindet, z.B. in Ingenieurbüros, Werbeagenturen, Softwarehäusern, bei Unternehmensberatern, Steuerberatern und in Anwaltskanzleien. ZEP ist geeignet für Freiberufler und Unternehmens- oder Abteilungsgrößen von 5 bis ca. 500 Mitarbeitern.

Aktuell wird ZEP in mehr als 450 Unternehmen mit zusammen mehr als 10000 Mitarbeitern eingesetzt.

ZEP professional in 2 Minuten

Mit ZEP erfassen Sie Ihre Zeit - egal ob Projektzeit, Arbeitszeit oder Reisezeit auf ein Projekt. Einmal. Ohne großen Zeitaufwand direkt im Browser oder mobil mit dem iPhone.

1. Produktbild ZEP - Zeiterfassung für Projekte
 
2. Produktbild ZEP - Zeiterfassung für Projekte
 
Systemvoraussetzungen:
Online - basierend:
ASP / SaaS (webbasierte Lösung)
Windows - basierend:
Win 10
Win 8
Win 7
Win Vista
Win XP
Win 9x/ME
Win Server
Unix - basierend:
Unix
Linux
SCO
AIX
HP-UX
Reliant
Sinix
Irix
Solaris
Tru64
OpenBSD
Mobile - basierend:
iOS
Android
Symbian
Blackberry
Win Phone / Mobile
Andere Betriebssysteme - basierend:
MAC OS
DOS
OS/2
Netware
Speicherbedarf
256 MB RAM, 400 MB Festplatte
Speicherbedarf
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen
Server: Apache, MySQL, PHP; Client: Web-Browser
Referenzen:

Unternehmensberatungen:

  • ARAKANGA GmbH, Hanau
  • SwissMediaPartners AG Bern (Schweiz)
  • FOCUS Management Advisory, Wien (Österreich)
  • IMPLEMENTUS, Information Technologies Consulting GmbH , Miltenberg
  • TIM CONSULT GmbH, Mannheim
  • _teamwerk_ AG, Mannheim
  • DWB Dr. Dietmar Weiß Beratung, Steinenbronn
  • smahrt consulting AG, Zürich (Schweiz)
  • osite network GmbH, Köln
  • asenticon AG, Potsdam
  • dryade - Christoph Weichert
  • Dr. Fried & Partner, Unternehmensberater für Marketing + Management, München
  • FSP GmbH, Consulting & IT Services, Köln
  • VOQUZ Technologies AG, Ismaning
  • Dachtler Management Consultants GmbH, Frankfurt am Main
  • Document Solutions Deutschland GmbH, Wiesbaden
  • DYMATRIX CONSULTING GROUP GmbH, Stuttgart
  • SwissMediaPartners AG, Bern (Schweiz)

Anwaltskanzleien:

  • Christoph H. Vaagt & Partner, München

Forschungseinrichtungen:

  • ÖIBF, Österreichisches Institut für Berufsbildungsforschung, Wien
  • Universität Wien: Institut für Informatik, Kinderbüro
  • Research Studios Austria Forschungsbereich der Austrian Research Centers GmbH, Salzburg

sonstige Dienstleistungen:

  •  LBBW Asset Management Investmentgesellschaft mbH, Stuttgart
  •  medi-transparent GmbH, Frankfurt am Main
  •  Star Cooperation GmbH, Böblingen
  •  ELV AG, Leer
  •  careforce-marketing & sales service GmbH, Köln
  •  HRV GmbH, Hamburg
  •  TÜV SÜD SZA Österreich technische Prüf-GmbH, Wien (Österreich)
  •  Valore Asset Management GmbH, Berlin
  •  Docu Media Schweiz AG, Rüschlikon (Schweiz)
  •  Star Engineering GmbH, Böblingen
  •  Österreichische Doka, Amstetten (Österreich)
  •  G.punkt medical services, Magdeburg
  •  Rechnungsprüfungsstelle für die IHK´s, Bielefeld

Softwareentwicklung und IT-Beratung: 

  • cubeoffice GmbH & Co.KG, Magdeburg
  • Dr. Wallner Engineering & Co. GmbH, Dachau
  • HerterKom GmbH, Stuttgart
  • Moosherr IT GmbH, Gescher
  • Information Factory AG, Zürich (Schweiz)
  • EXTEDO GmbH, Ottobrunn
  • Kosmos-Banking, Schweiz
  • IS+S Informationstechnik GmbH, Aschaffenburg
  • CRESOFT AG, Würenlos (Schweiz)
  • couniq consulting GmbH, Münsingen (Schweiz)
  • InteRes Gesellschaft für Informationstechnologie mbH, Darmstadt
  • TERACOM Verteilte Informationssysteme GmbH, Berlin
  • adMERITia, Langenfeld
  • Informatik-Werkstatt GmbH, Lenggries
  • Prodema Engineering & Management AG, Bronschhofen
  • TechnoTrend AG, Erfurt
  • Enclustra GmbH, Zürich (Schweiz)

Ingenieurbüros: 

  • Energieteam Büro Deutschland, Lichtenau
  • IMG Ingenieurbüro Michael Grabietz, Tauberbischofsheim
  • Institut Beer, Umwelt- und Hydrogeologie, Gerlingen
  • OPF GmbH, Regeltechnik, Neumarkt
  • SKL Engineering & Contracting GmbH, Hannover
  • mund+ganz, Heidelberg
  • free d graphics, Sindelfingen
  • Planungsgruppe Benes + Partner GmbH, Wolfsburg
  • 3P Geotechnik ZT GmbH, Lauterach (Österreich)
  • TRANS GmbH, Stuttgart

Werbeagenturen: 

  • netzpepper, internet und marketing mit michael tielke, Winterberg
  • fairdoc Daniel Spranger e.K., Murrhardt
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