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Archivierung, DMS


Typische Funktionen und Tipps zur Auswahl von Archivierungssoftware

Beachten Sie bitte auch die aktuelle Marktübersicht der Softwarelösungen und Erklärungen zum Thema Archivierung


Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Basis DMS-Funktionen:


Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Archivierungsfunktionen:


Typische Funktionen von Archivierungs- und DMS-Software - Suchfunktionen:


Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Archivierungs- und DMS-Software

  • Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
  • Denken Sie auch an Formatunterstützung für möglichst viele existierende Formate bzw. Anwendungen. Hier einige Beispiele dazu:

    • Bilder (gif, bmp, jpeg, tif etc.)
    • Office Dokumente (doc, ppt, xls etc.)
    • E-Mails
    • CAD-Zeichnungen
    • Video Clips
    • Audiodateien (z. B. wav)
    • Electronic Data Interchange (EDI)
    • Computer Output to Laser Disk (COLD)
    • Internet Dokumente (XML, HTML, DHTML)
  • Fragen Sie, ob neben unformatierten Daten auch Inhalte von Datenbanken archiviert werden können.6
  • Prüfen Sie die integrierten Möglichkeiten oder Unterstützung der Datensicherung.
  • Lassen Sie sich die Versionssteuerung erklären. Werden mit jeder Änderungen des Dokuments eine neue Version angelegt? Was passiert mit älteren Zwischenversionen?
  • Beachten Sie die Einhaltung von Qualitätsnormen besonders im Hinblick auf die Rückverfolgbarkeit von Arbeiten an Dokumenten.
  • Klären Sie, ob auch die Zusammenarbeit verteilter Gruppen bzw. Teams und die Benutzerverwaltung interner und externer Mitarbeiter möglich ist.
  • Prüfen Sie die Möglichkeiten der elektronischen Signatur insbesondere vor dem Hintergrund der Authentizität, Revisionsfähigkeit, Rechtssicherheit und Nicht-Abstreitbarkeit von Datenübermittlungen.7
1 vgl. auch C. J. van RIJSBERGEN B.Sc., Dip. NAAC, Ph.D., M.B.C.S., F.I.E.E., C.Eng., F.R.S.E., INFORMATION RETRIEVAL, aufgerufen am 05.09.2017
vgl. auch Andreas Henrich, Information Retrieval 1 - Grundlagen, Modelle und Anwendungen, aufgerufen am 05.09.2017
2 z.B. Document Imaging, Scannen
3 z.B. Bearbeitung und Freigabe von Rechten und Workflows für verschiedene Dokumente und Dokumentetypen
4 Check In ist das Eingeben eines Dokuments mit allen Attributen, Check Out das Löschen aus dem Archiv
5 Daumennagel große Vorschaubilder
6 Lt. SAP sind ca. 85% der Dokumente in Unternehmen unstrukturiert und nur ca. 15% strukturiert. Vgl. hierzu Prof. Dr. W. Riggert, FH Flensburg, Dokumentenmanagement, Seite 12, aufgerufen am 05.09.2017
7 vgl. auch poststelle@datenschutz.hessen.de, Datenschutz bei Dokumentenmanagementsystemen, Seite 29ff, aufgerufen am 05.09.2017
Abkürzungen:
PDF: Portable Document Format
ERP: Enterprise Resource Planning
CRM: Customer Relationship Management
bmp: Bitmap-Grafik
tif: TIFF-Dateien
doc: Document
ppt: Microsoft Powerpoint-Dateien (Präsentation)
xls: MS Excel (Tabellen)
wav: Wav-Dateien (hauptsächlich PCM-Format, aber auch komprimierte Ton-Dateien)
EDI: Electronic Document Interchange
XML: Extended Markup Language
HTML: Hypertext Markup Language
DHTML: Dynamic Hypertext Markup Language
vgl.: vergleiche
SAP: Unternehmen SAP SE bzw. Systems, Applications and Products in Data Processing
ca.: circa
Dr.: Doktor
FH: Fach Hochschule
Software zum Thema Archivierung:
Doxis Intelligent Content Automation
Enterprise-Content-Management (ECM)
N5-Solutions - Dokumente
Dokumentenmanagement (DMS)