Faktura, Fakturierung

Software zur Fakturierung

Typische Funktionen von Software zur Fakturierung

• Rechnungserstellung: Verwaltung der Rechnungspositionen, Sortierungen, Rechnungslayout
• Erfassung und Verarbeitung von Gutschriften
• Funktionen zur Auftragsbearbeitung: Erstellen, Verwalten, Senden und Drucken von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Erinnerungen, Mahnungen
• Zahlungen erfassen, Offene-Posten und Mahnwesen, Kunden- und Artikelstammdaten bearbeiten
• Verarbeitung von Leistungsverzeichnissen (LV)¹ und Zerlegung des Auftrags in Positionen, um adäquate Angebote zu erstellen.
• Erfassung und Verwaltung der Kundendaten
• Datenübernahme von Kunden- und Artikeldaten aus anderen Faktura-Programmen²
• E-Mail-Versand von Angeboten, Rechnungen etc.
• Funktionen zur Preisfindung und zum Preismanagement: Rabatte, Preislisten, Mengenstaffel, Aktionspreise, kundenbezogene Sonderpreise
• Schnittsstellen zur Finanzbuchhaltung
• Buchungsfunktionen
• Kassenbuch
• Rechnungsausgangsbuch
• Lagerverwaltung mit Inventur- und Lagerstand-Berichten oder Schnittstellen zu Lagersystemen
• Anbindung an Warenwirtschaftssysteme
• Sicherung und Archivierung der Rechnungs- und Auftragsdaten unter besonderer Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften
• Textbausteinverwaltung für Texte in Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen etc.
• mehrsprachige Ausgabe der Belege (Angebot bis Rechnung)
• Einbindung von Firmen-Logos, Artikelbildern und Layouteinstellungen
• Erstellung von ABO-Rechnungen: monatliche, 2-monatliche, quartalsmäßige, jährliche Rechnungen
• Datenerfassung für die Intrastat-Meldung³ in der Faktura-Software
• Berechnung von Sonderabgaben (z.B. Biersteuer für Getränkehandel, etc.)
• Verwaltung von Stundensätzen
• Terminplaner und Kalenderfunktionen mit Wiedervorlagefunktionen
• Terminbezogene Preisänderungen
• Kontrollfunktionen der Zahlziele, Ratenzahlung
• konvergentes Billing⁴
• Kreditlimitverwaltung
• Berichte und Statistiken
• Buchen von Fremdwährungen
• Forderungszession⁵
• Versandanbindung, z.B. an DHL, UPS, DPD, GLS und Hermes
• Rechnungsversand auch per E-Mail, z.B. als signierte PDF-Datei, Kuvertierung
• Kunden-Bonussystem: d. h. auf Basis des Vorjahresumsatzes können automatisch Werbeschreiben mit Bonusgutschriften (Bonus % vom Umsatz) erstellt werden
• Rabatt auf einzelne Positionen
• Individuelle Kopf- und Fußtexte
• Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID)
• SEPA-Funktionen, z.B. Generierung und Prüfung von IBAN und BIC/SWIFT

Weitere spezifische Kriterien und Frage-Anregungen für die Beurteilung von Software zur Fakturierung

• Führen Sie vor der Softwareentscheidung eine gründliche Marktrecherche der potentiell geeigneten Lösungen durch. Unser Tipp: Greifen Sie dabei völlig unverbindlich auf unseren kostenfreien Recherche-Service zurück. Es werden Fragen erarbeitet, weite Teile der Ausschreibung übernommen, potentielle Lösungen strukturiert darstellt und die Kommunikation mit den Anbietern dokumentiert!
• Klären Sie vorab, ob man das Fakturierungsystem in die vorhandene IT-Struktur integrieren kann. Oft verwenden besonders kleinere Unternehmen eine eigenständige Bankingsoftware, Buchführung oder Warenwirtschaft, die mit der Fakturierung über Schnittstellen zusammenarbeiten sollte.
• Fakturierungssoftware muss des Öfteren angepasst oder upgedated werden. Dies kann nötig sein wegen gesetzlicher Änderungen, Änderungen der Preisstrategie sowie von Kundenwünschen. Achten Sie auf regelmäßige Updates und einen beständigen Softwarehersteller.
• Prüfen Sie, ob die Fakturierung ausreichende Automatisierungsmöglichkeiten bietet. Dies ist etwa angebracht, falls Sie z.B. viele gleichartige Aufträge oder Massenrechnungen erstellen müssen.
• Erkundigen Sie sich, ob bei der Angebotserstellung GAEB-Daten verarbeitet werden können. Diese Funktion ist notwendig, falls Sie öffentlichen Auftragsgebern Leistungen anbieten und diese später abrechnen wollen.
• Achten Sie auf CRM-Funktionalitäten, falls Sie Aufträge über einen intensiven Kundendialog erstellen. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn viele Aufträge in Verbindung mit Kundengesprächen direkt erzeugt werden sollen.
• Klären Sie, ob Sie den Artikelpositionen auch Bilder zuordnen können. Damit kann sich der Kunde eine bessere Vorstellung von der Position machen.
• Fragen Sie nach, ob Sie mehrere Artikel zu einer Gruppe zusammenfassen können, um sie mit einem Klick in die Rechnung oder in das Angebot übernehmen zu können. Dies ist vor allem sinnvoll, wenn Sie des Öfteren lange und komplexe Rechnungen bzw. Angebote erstellen wollen.
• Prüfen Sie die Workflow-Funktionen, wenn Sie mit mehreren Benutzern an einem Angebot bzw. einer Rechnung arbeiten oder die Arbeiten an einem Dokument über einige Tage andauern können. Workflow-Funktionen sind z.B. Statusinformationen, Arbeitsfortschritte, Offene Punkte, Änderungsdokumentationen und Transformationen der Belege in andere Belegarten. ⁶
• Achten Sie bei der Angabe oder Mitführung von Zahlungsbedingungen auch auf die Auswahl von unterschiedlichen Fälligkeitsstufen (zwei Skontofristen), unterschieden nach Datum oder Tagen. Ähnlich der Kriterien für Finanzbuchhaltungssoftware überschneiden sich hier einige Funktionen mit denen der klassischen Fakturierungssysteme.
• Für Software, die später erweitert werden soll, sind oft zusätzliche Ausbauoptionen wichtig. Fragen Sie daher nach optionalen Zusatzmodulen, wie z.B. einem 3-stufigen Mahnwesen mit Verzugszinsenberechnung, Möglichkeiten für Datenimport und -export (ASCII, DATEV), einem Betriebsprüferexport nach (GDPdU), einer Option zur Online-Prüfung von z.B. Umsatzsteueridentifikations-Nummern von EU-Geschäftspartnern, Professionelle Online-Adressprüfungsmöglichkeiten inklusive Telefonnummern-Recherche, die Anbindung an z.B. den Online-Frankierservice Internetmarke der Deutschen Post sowie spezielle Module für elektronischen Rechnungsversand mit qualifizierter digitaler Signatur.
• Achten Sie neben Berichten und Statistiken auf spezielle betriebswirtschaftliche Auswertungsfunktionen (BWA), die Kennzahlen für die betriebliche Effizienz der jeweiligen Unternehmung bereitstellen
• Erkundigen Sie sich nach den Druckfunktionen zum Ausdruck von Kunden-, Preis- und Artikellisten sowie nach Buchungs- und Offene-Posten-Listen.
• Denken Sie daran, dass die Fakturiersoftware die Änderungsmöglichkeit am Dokument nach Rechnungsstellung und Versand verhindern sollte. Es ist zweckmäßig, genau zu dokumentieren, wer was an der Rechnung geändert hat und eine eindeutige fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben. Erkundigen Sie sich, ob die Software den Anforderungen der Prüfer bei einer Steuerprüfung standhält.
• Für Ihre Branche kann das separate Ausweisen von Lohnleistungen ebenfalls wichtig sein. Prüfen Sie daher, ob hierfür die Möglichkeit besteht.
• Fragen Sie nach der Verwaltung von Verbindlichkeiten mit Zuordnung von frei definierbaren Kostenstellen. Außerdem sind Funktionen zur Ermittlung der Deckung von Projekten und der Auslastung von Mitarbeitern als auch zur Übernahme der Daten in Planungstabellen von Vorteil.
• Kundenspezifische Preise und Mengenstaffeln
• Prüfen Sie, ob alle Ausdrucke auch alternativ als PDF-, HTML-, XML-, Excel-, RTF- (MS-Word) oder Grafik-Datei speicherbar sind, falls Sie Ihren Zahlungsverkehr überwiegend elektronisch abwickeln.
• Klären Sie die Möglichkeiten zur Anbindung an Online-Shop-Systeme⁷ , beispielsweise zwecks
  • Abgleich der Artikel- und Warenbestände mit der Shopsoftware
  • Import der Online-Bestellungen
  • Übergabe der Adress-, Stamm- und Artikeldaten an die Shopsoftware
  • Import von Rechnungs- und Lieferadressen, Rabatten, Gutscheinen, Zahlweise, Auftragsstatus und Bankverbindung.
• Achten Sie darauf, dass die Rechnungsstellung mittels ZUGFeRD-Standard (ZUGFeRD = Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) möglich ist. Damit kommen Sie Ihren Kunden entgegen, da diese Ihre Rechnungen nach einem anerkannten Standardverfahren automatisch verarbeiten können und somit Kosten sparen.⁸
• Achten Sie auf die Möglichkeit des EDI⁹ - Datenaustausches, falls Sie EDI-Vereinbarungen¹⁰ getroffen haben bzw. große Mengen an Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheinen mit anderen Firmen austauschen wollen.
• Erfragen Sie, ob für die Fakturierungs-Software auch eine Cloud-Computing-Lösung zur Verfügung steht. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass keine besondere Hard- und Software benötigt wird. Auf diese Weise können Sie relativ einfach die zentrale Verwaltung der Fakturierung in Filialbetrieben realisieren oder von mehreren Orten aus auf die Fakturierungsdaten zugreifen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie kundenspezifische Zeitspannen für Erinnerungen und Mahnungen definieren können. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.B. Rechnungen an Kunden im Ausland versenden, die längere Kommunikations- und Transaktionszeiten haben.