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Dokumentenmanagement, Workflow, elektronische, revisionssichere Archivierung

DokuBit DMS

Dokumentenmanagement, Workflow, elektronische, revisionssichere Archivierung

Version:  6.4.0

 
 
 
 
 
 
 
 
Demoversion

An unserer Auswahl von Praxisbeispielen können Sie erkennen, wie vielfältig DokuBit eingesetzt werden kann und welchen Umfang an Anforderungen die Lösung abbilden kann.

Belege revisionssicher archivieren
Ausgangsbelege beim Versand automatisch revisionssicher archivieren

Das Modul DokuBit Autoarchiv unterstützt Sie beispielsweise bei der automatischen und revisionssicheren Archivierung von steuerrelevanten EDV-Belegen. Die Lösung arbeitet dabei systemübergreifend und kann Spooldaten verschiedenster FIBU-/ PPS-/  ERP-Systeme verarbeiten.

Elektronisches Rechnungseingangsbuch
Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung

Direkt nach dem Posteingang können Sie die Eingangs- und Lieferantenrechnungen gescannen. DokuBit ist in der Lage, mithilfe einer intelligenten Logik den Absender auszulesen und das Dokument automatisch zuzuordnen. Auslesen und Weiterverarbeitung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format werden ebenfalls abgebildet.

E-Mail Archivierung
DokuBit E-Mail-Archiv

Durch Festlegung von Regeln kann DokuBit jede E-Mail automatisiert entsprechenden Kunden, Lieferanten usw. zuordnen. Der Vorteil: Ihre E-Mails liegen nicht mehr zusammenhanglos in Ihrem lokalen Postfach, sondern beispielsweise im Kundenarchiv, genau beim entsprechenden Vorgang. Alle berechtigten Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit, auf den Schriftverkehr zuzugreifen.

Maschinen- und Anlagenkartei
Maschinen- und Anlagenkartei

Lassen Sie sich mit DokuBit an regelmäßig wiederkehrende Wartungstermine Ihrer Maschinen und Anlagen erinnern. Dem zuständigen Mitarbeiter wird basisierend auf der Vorlaufzeit der hinterlegte Wartungsplan digital zugestellt. Archivieren Sie die Wartungsprotokolle anschließend digital im DokuBit Archiv.

Normenverwaltung
Normenverwaltung mit DokuBit

Normenbestandsmanagement mit DokuBit: Nutzen Sie die Suchfunktion zur Schlagwortsuche in der Struktur und zur Begriffssuche im Volltext. Die aktuelle Version einer Norm kann an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden.

Produktionsbelege archivieren
Produktionsbelege sicher archivieren

Die Ablage Ihrer Produktionsbelege erledigen Sie effektiv und sicher mit DokuBit. Alle definierten Ablagevorgaben für Produktionsdokumente wie z.B. Fertigungsanweisungen, Laufkarten etc. werden berücksichtigt.

Reklamationsbearbeitung schnell gemacht
Reklamationsbearbeitung

Dokumente können leicht und schnell einem Reklamationsvorgang zugeordnet werden, auch solche, die bereits zuvor in der Lösung archiviert wurden.

digitales Vertragsmanagement mit DokuBit
Vertragsmanagement: Laufzeiten und Fristen im Blick

DokuBit unterstützt Sie beim Vertragsmanagement. Bereits bei Ablage eines Vertrages können Sie eine automatische Benachrichtigung einrichten. Sie bekommen dann den Vertrag rechtzeitig vor Auslaufen von der Lösung vorgelegt auf Ihren elektronischen Desktop gelegt.

Wissensarchive
Wissensmanagement

Das Wissen Ihrer Mitarbeiter für alle von überall zugänglich. DokuBit Archiv ermöglicht Ihnen mit seinen vielfältigen Funktionen ein effektives Wissensmanagement. Die zentrale Archivierung bündelt das Wissen Ihrer Organisation, so dass Ihre Mitarbeiter relevante Informationen einfach und in Sekundenschnelle finden.

Zentrale Archive
Auftragsmanagement, Auftragsmappen, Vorgangsverwaltung

Die Zuordnung von Dokumenten erfolgt nicht nur zu einem Kunden oder zu einem speziellen Kriterium, sondern z.B. auch zu einer Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder zu einer Vorgangs-Nummer.

elektronische Personalakte im Dokumentenmanagement
Die elektronische Personalakte / Bewerberdaten suchen

DokuBit setzt auf einen besonders hohen Sicherheitsstandard, so dass Sie auch Ihre Personalakten bedenkenlos digital archivieren können.

Qualitätswesen
Dokumentation im Qualitätswesen/ Managementsystem

DokuBit ist ebenfalls konzipiert für die Organisation und Verwaltung Ihrer (Qualiäts-)Managementsystem Dokumentation.

Sekretariat
Schriftverkehr und Sekretariat

DokuBit erleichtert die Suche nach Dokumenten. Sie finden alle Dokumente leicht über die Prüfzeugnis-, Chargen-, Lieferanten-, Auftrags- oder Bestellnummer wieder.

Versandunterlagen
Versandunterlagen und Abliefernachweise

Im Bereich Logistik und Transport ist die Ablage bzw. Aufbewahrung von Abliefernachweisen, Rollkarten und anderen Versandunterlagen besonders wichtig.

Zielgruppen:

Mittelständische Firmen aller Branchen.

Referenzen:

  • Deutsche Gesellschaft für Qualität e.V. (DGQ), Frankfurt
  • Stadtwerke Steinfurt, Steinfurt
  • BMV Mineralöl Vertriebs GmbH
  • SAINT-GOBAIN Brüggemann Holzbau GmbH
  • Deutsche Edelstahlwerke GmbH
  • E.P.H. Schmidt & Co. GmbH
  • FC Ingolstadt 04 Fußball GmbH
  • Jörg Faatz Goldschmied & Uhrmacher e.K.
  • Katholische Fachhochschule Gemeinützige GmbH
  • Oskar Kämmer Schule gGmbH
  • Kirchenkreis Leverkusen
  • LMP Lichttechnik Vertriebs GmbH
  • Lufthansa City Center Reisebüro Bluhm
  • Lütticke Feuerschutz GmbH
  • Monolith Gruppe
  • Mestemacher GmbH
  • Magna BÖCO GmbH
  • Macma Werbeartikel oHG
  • müller mess wärme gmbh
  • Mieterverein Dortmund und Umgebung e.V.
  • Moß Abbruch-Erdbau-Recycling GmbH & Co. KG
  • MKL GmbH
  • Neuhoff Hausgeräte Küchen GmbH & Co. KG
  • Hubert Niederländer GmbH
  • PFAFF Industriesysteme und Maschinen GmbH
  • Print Media Group GmbH
  • Schneidereit GmbH
  • Optik Schriek
  • SELO Fensterbau GmbH
  • Seramun Diagnostica GmbH
  • Sportgemeinschaft Langenfeld 92/72 e. V.
  • Schraubenfabrik Schmidt GmbH
  • SMS medipool GmbH
  • Abschleppdienst Widliczek GmbH
  • Autohaus Wiemer GmbH
  • Zimmermann Lüftungs- und Wärmesysteme GmbH & Co. KG
  • weitere ca. 250 Kunden
    Einen Auszug aus der Referenzliste erhalten Sie gerne auf Anfrage.

    Anbieter Kontaktdaten:
    Herr Thomas Hohoff
    0231/476488-15
    Links & Downloads:
    Informationsmaterial
    direkt zur Webseite
    Software-Exposé
    URL anfordern

    Funktionen (Auszug):

    Anlegen und Löschen von Dokumenten
    Archivierung
    Archivierung, Papierbelege, Scanning
    Ausgangspost
    Belegarchivierung
    Benutzer- und Zeitstempel
    Datenbank-Schnittstellen
    DMS
    Dokumentationssysteme
    Dokumenten-Kommentierung
    Dokumenten-Workflow
    Dokumentenarchivierung
    Dokumentenklassifikation
    Dokumentenstempel
    E-Mail-Anhänge
    Eingangsrechnungsprüfung
    Historie
    Importfunktionen
    Indexierung
    Kategorisierung
    Mandantenfähig
    Mitarbeiterakte
    Notizen
    Rechnungsprüfungen
    Rechtssichere Archivierung
    Revisionssichere Archivierung
    Revisionssicherheit
    Scanner
    Schnittstellen
    Sicherung und Archivierung
    Stichwortsuche
    Termin- und Fristüberwachung
    Texterkennung (OCR)
    Texterkennungsergebnisse
    Verschlagwortung
    Verträge einscannen
    Vertragsmanagement
    Volltextsuche
    Wartungsverträge
    Wildcardsuche
    Zugriffsrechte

    Preis

    ab 990,-
    EUR
    zzgl. 19% MwSt
    Vollversion, 1 CCU ohne Volumenbegrenzung

    Lernen Sie die Software näher kennen! Fordern Sie einen Videotermin für eine persönliche Präsentation an!

    Kunden fragten
    Ja, Rechnungsprüfungsworkflows können umgesetzt werden. Es gibt auch Referenzen aus dem Bereich Maschinenbauunternehmen der unter Punkt 1 geforderten Größenordnung.

    Darüber hinaus können Rechnungen in DokuBit gebucht/kontiert werden. Die Buchungssätze können nach Freigabe der Rechnung über integrierte Schnittstellen an die jeweilige Finanzbuchhaltungssoftware übergeben werden. Selbstverständlich können E-Mail Rechnungen ebenfalls verarbeitet werden. Rechnungen im ZUFeRD Format werde vollständig automatisch ausgelesen.
    Ja, im Standard wird DokuBit als interne Client-Server-Lösung eingerichtet. Das System arbeitet nach einem 3-Schicht-Modell:
    1. Schicht: Daten
    2. Schicht: Applikationsserver (als Software-Dienst)
    3. Client
    Kein Client/PC erhält direkten Zugriff auf die Datenbank, Freigaben am Server sind ebenfalls nicht erforderlich. Die Dokumente können auch Wunsch (Konfiguration durch Ihren Administrator) auch verschlüsselt werden.
    Wir bieten sämtliche Anpassungs-/Customizing-Optionen direkt aus erster Hand an. Als Hersteller der Software sind wir nicht nur in der Lage, umfangreiche Konfigurationen umzusetzen sondern wir können auf Wunsch - falls dies erforderlich ist - auch in die Programmierung eingreifen. Sehr viele unserer Programmfunktionen / -Module sind aus Kundenanfragen heraus entstanden.

    Ja, das Einscannen von Eingangsrechnungen und die revisionssichere Archivierung sind möglich. Es existiert auch entsprechendes Testat eines unabhängigen Wirtschaftsprüfungsunternehmens hierzu, das bescheinigt, das DokuBit DMS die gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit erfüllt und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht.

    Ja, DokuBit DMS eignet sich für den Einsatz bei Maschinenbauunternehmen der o.g. Größenordnung. Entsprechende Referenzkunden können jederzeit kontaktiert oder nach Abstimmung mit dem Kunden auch besucht werden.
    Ja, es ist sowohl eine Änderungshistorie integriert als auch eine Versionsverwaltung, die auch den Anforderungen aus dem Bereich Qualitätsmanagement entspricht.
    Ja, DokuBit kennt sowohl Benutzerrechte als auch Gruppenrechte. Darüber hinaus ist auch eine Anbindung an das Active Directory / LDAP (Single Sign On) möglich.
    Ja, Beides wird unterstützt. Die Masken sind durch den Administrator frei definierbar.

    Technische Angaben:

    webbasiert:
    ja
    SaaS, Cloud:
    ja
    On-Premises (lokale Installation):
    ja
    multiuser-fähig (netzwerkfähig):
    ja
    mandantenfähig:
    ja
    Wartung:
    gegen Entgelt
    Erstinstallation (Jahr):
    2000
    Anzahl der Installationen:
    450
    Sitz des Herstellers:
    Deutschland
    Schulung:
    gegen Entgelt
    Dokumentation:
    Handbuch, Online Hilfe, Demoversion, Technische Dokumentation
    Dialogsprache(n):
    Englisch, Deutsch
    Systemvoraussetzungen:
    kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
    Win 11
    Win 10
    Win 8
    Win 7
    Win Server
    Mainframe basierend
    Unix basierend
    Linux basierend
    Mac OS
    Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
    iOS
    Android
    Alte kompatible Betriebssysteme:
    Win Vista
    Win XP
    Datenträger:
    DVD
    CD-ROM
    Download
    Flash-Speicher

    Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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