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agorum core - Open Source Dokumentenmanagement

agorum core - Open Source Dokumentenmanagement
 
 
 
 
 
 
 
 
Demoversion

Die agorum Software GmbH mit Sitz in Ostfildern bei Stuttgart ist Entwickler einer zukunftsorientierten Dokumentenmanagementsoftware (DMS) namens agorum core, die Organisationen aller Branchen den Weg in ein vollständig digitalisiertes Arbeitsumfeld ebnet. Die DMS-Lösung verbindet die Stärken eines Dokumentenmanagementsystems mit Filesharing, Customer-Relationship-Management (CRM), Projekt- und Workflowmanagement, sowie unzähligen Features für effizientes mobiles Arbeiten – auch im Homeoffice.

Im Jahr 1998 gegründet, hat das inhabergeführte Unternehmen die On-Premise-Software agorum core 2008 auch als kostenlose Open-Source-Lösung agorum core open verfügbar gemacht. Die Software ist seit 2019 in vollem Umfang auch in der Cloud verfügbar. Aktuell schätzen weit mehr als 500 Kunden aller Branchen und Größen das mobile, störungsfreie und ortsunabhängige Arbeiten mit der Lösung, die alle Anforderungen und Informationen eines Unternehmens auf einer zentralen Plattform bündelt. Auch die Open-Source-Version wurde bereits über 500.000 Mal heruntergeladen. Die Einsparung von Schnittstellen sowie der Wartung und Aktualisierung mehrerer Systeme und Server bedeutet in der alltäglichen Anwendung eine immense Produktivitätssteigerung und Kostensenkungen um bis zu 95 %, von denen mehr als 2,3 Millionen User weltweit profitieren. Weitere Informationen finden Sie unter www.agorum.com. 

Ihre Vorteile bei der Open Source Lösung agorum core: 

  • elektronische Inhalte lassen sich übersichtlich erfassen, ablegen und organisieren
  • ermöglicht eine sichere Weiterleitung innerhalb des Unternehmens
  • alle Geschäftsprozesse inklusive der jeweiligen Workflows werden optimiert
  • unterstützt die mobile und standortübergreifende Arbeit mit diversen Dokumenten
  • inklusive E-Mail-Archivierung
  • einschließlich Schnittstellen zu DATEV, ZUGFeRD und mehr
  • ermöglicht das systematische Suchen und Auffinden von Dokumenten oder einzelnen Inhalten
  • menschliche Fehlerquellen werden reduziert oder ganz ausgeschaltet
  • hoch komplexe Prozesse werden effektiver und wirtschaftlicher gestaltet
  • das Filesharing findet kontrollierbar statt
  • zentrale Verwaltung von Dokumenten
  • der Zugriff erfolgt über das spezielle DMS-Laufwerk, die desk4web-Oberfläche, dem Home-Client oder die agorum core Cloud
  • auch über Windows oder über unterstützte Betriebssysteme iOS und Android sind Zugriffsmöglichkeiten praktikabel
  • einfache Anbindung sowie Integration an und mit Drittsystemen wie ERP- oder CMS-Systemen, mit Softwarelösungen wie SAP, Outlook, Zarafa, Typo3 und mehr sowie mit diversen Geräten und E-Mail-Konten

      Zusatzmodule:

      Mit agorum core Pro erhalten Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System, das individuell und höchst flexibel auf die Geschäftsprozesse und Wünsche Ihres Unternehmens anpassbar ist. Aufgrund des modularen Aufbaus haben Sie die Möglichkeit, nach Bedarf Erweiterungspakete zu erwerben und Ihre Workflows und Geschäftsprozesse nach und nach zu optimieren. Sie können alle Module in vollem Umfang innerhalb kurzer Zeit einfach in Ihrem DMS installieren, egal zu welchem Zeitpunkt. 

      • Workflow – bearbeiten von Dokumenten und Lenkung von Geschäftsprozesse im Unternehmen (z. B. Tagespost verteilen, Workflows im Vertrieb oder der Buchhaltung.
      • FileWorkflow – Dokumente automatisiert lenken und (Folge-) Prozesse anstoßen
      • DocForm – automatische Erfassung von Daten (mit Hilfe eines grafischen Trainers), Daten kontrollieren, direkt ablegen und umfangreiche (Folge)Workflows starten.
      • DocForm Extended – ohne OCR-Software Metainformationen auslesen.
      • DocForm Positions – Rechnungspositionen automatischen und einfach auslesen, erfassen und weiter verarbeiten
      • DocForm Verify – erfasste Metadaten mit Daten im DMS oder anderen Datenquellen verifizieren und validieren lassen
      • Search-Highlighting – Daten und Informationen durch farbige Markierungen der gesuchten Begriffe auffinden.
      • Sync – macht die Arbeit über mehrere Standorte hinweg möglich, indem der bearbeitete Content synchronisiert und zentral auf einem Server zusammengeführt wird.
      • agorum2go – ermöglicht, das DMS unterwegs auch offline via Notebooks zu nutzen.
      • AdminSync – im Unternehmen vorhandene Nutzer- und Berechtigungsverwaltungssysteme auf das DMS übertragen (wie AD oder LDAP).
      • FileAdaptor – Filesysteme (z.B. ERP-, CRM-Programme) mit dem DMS verbinden und Informationen verfügbar (z.B. durchsuchbar) machen.
      • MailAdaptor – vorhandene E-Mail-Server verknüpfen und E-Mails automatisiert am gewünschten Ablageort im DMS platzieren und archivieren.
      • OCR-Server – mit der OCR-Software Texte aus Bild-Daten scannen, als Metadaten erfassen, indizieren und im DMS durchsuchbar machen.
      • Preview – Betrachten und Bearbeiten von Dokumenten über die Vorschau-Funktion.
      • Preview Thumbnail – Dokumente schnell überblicken mittels eines minimierten Vorschaubilds.
      • Metadaten-Designer – Metainformationen an das Dokument angepasst, automatisch erfassen lassen und über die Volltextsuche aufrufbar machen.
      • DataRep – vollumfassende Datensicherung aller Inhalte des DMS in quasi Echtzeit.
      • DataRoom – Dokumente sicher Business-to-Business über einen Browser zum Lesen, Downloaden oder Bearbeiten bereitstellen.
      • Ablage- und Suchassistent – Ablageorte für Dokumente durch Ablagekriterien finden lassen, Content schneller ablegen und durchsuchbar machen.
      • Storage – Daten und Dokumente selektiv auf unterschiedliche Speichermedien überführen und kosteneffizient speichern
      • SAP-Integration – agorum® core in das ERP-System SAP integrieren.
      • DATEV Online – Direkt aus dem DMS per XML-Schnittstelle in DATEV Unternehmen Online buchen.
      • DATEV Online Positions – Splitbuchungen leicht gemacht: Positionsgenau buchen mit der DATEV XML-Schnittstelle.
      • DATEV Rewe Pro – Buchhaltungsdaten per ASCII-Schnittstelle an DATEV pro-Rechnungswesenprogramme senden.
      • ZUGFeRD – ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, erfassen und weiterverarbeiten.
      • odoo-Integration – agorum® core in das ERP-System odoo integrieren.
      • Outlook-Integration – agorum® core in die Oberfläche von Outlook integrieren.
      • Quota – Benutzer-und gruppenspezifische Speicherplatzbeschränkungen einrichten.
      Abkürzungen:
      GmbH: Gesellschaft mit beschränkter Haftung
      DMS: Dokumenten Management System
      CRM: Customer Relationship Management
      ZUGFeRD: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland
      SAP: Unternehmen SAP SE bzw. Systems, Applications and Products in Data Processing
      LDAP: Lightweight Directory Access Protocol

      Schnittstellen:

      CIFS/SMB (DMS-Laufwerk)
      CMIS
      DATEV
      DATEV Beleglink/Beleganzeige Drittanbieter
      Datev csv
      DATEV online
      FTP
      Helium V ERP
      HTTP/HTTPS
      IMAP4
      Joomla! CMS
      Liferay Portal
      Microsoft Outlook
      Open-CMIS
      Open-Xchange
      Reddoxx
      RSS-Feeds
      SAP
      SAP (IDOC)
      SAP ArchiveLink
      SAP Materialstammdaten
      SMTP
      SOAP/REST-Webdienste
      SSL-Verschlüsselung
      SugarCRM
      Typo3 CMS
      WebDAV

      Zielgruppen:

      Zu den Kunden der agorum Software GmbH gehören kleine bis große mittelständische Unternehmen aus jeglichen Wirtschaftszweigen. Darüber hinaus setzen öffentliche Einrichtungen und Behörden das Dokumentenmanagement-System ein.

      Referenzen:

      • Diakonie Station Freudenstadt
      • Frischer Nordwind (Betriebsholding Jepsen GbR)
      • Schempp-Hirth Flugzeug-Bau GmbH
      • Schlüter + Thomsen Ing. für Elektrotechnik GmbH & Co.KG
      • Winkler GmbH & Co.KG
      • u.v.m.
      Anbieter Kontaktdaten:
      Frau Anne Klein
      +49 711 358 718 – 0
      Links & Downloads:
      Informationsmaterial
      direkt zur Webseite
      Anfordern Online-Vorführung
      direkt zur Webseite
      Anwenderbericht
      direkt zur Webseite
      Software-Exposé
      URL anfordern

      Funktionen (Auszug):

      Abfragen
      Ablagestrukturen
      Ähnlichkeitssuche
      Änderungsdokumentation
      Änderungsprotokolle
      Akteninhalte
      Aktenplan
      Aktenverarbeitung
      Anlegen und Löschen von Dokumenten
      Arbeitsmappen
      Archiv-Zugriffsrechte
      Archivierung
      Archivierung, Papierbelege, Scanning
      Attributsuche
      Aufgabenmanagement
      Automatisation Worterkennung
      Automatisierter Schriftverkehr
      Belegarchivierung
      Belegtrennung
      Belegverarbeitung
      Benachrichtigungssystem
      Benutzer- und Zeitstempel
      Benutzermanagement
      Bereichsuche
      Berichtsmanagement
      Bildbearbeitung
      Collaboration
      Dateiarchivierung
      Dateiimport
      Datenanalyse
      Datenindexierung
      DMS
      Dokumentanzeige
      Dokumentation
      Dokumentationssysteme
      Dokumenten-Kommentierung
      Dokumenten-Workflow
      Dokumentenarchivierung
      Dokumenteneingabe
      Dokumentenindexierung
      Dokumentenklassifikation
      Dokumentenlenkung
      Dokumentenstempel
      Dokumentenversionierung
      Dokumentenvorlagen
      Druckarchiv
      E-Mail-Alerts
      E-Mail-Anhänge
      E-Mail-Archivierung
      E-Mail-Integration
      E-Mail-Management
      Echtzeitsuche
      Editor
      Eingangspostverarbeitung
      Elektronische Akten (E-Akten)
      Elektronisches Archiv
      Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen
      Favoritenmanagement
      Filterfunktion
      Formatierung
      Formular- und Dokumentenverarbeitung
      Freigabemanagement
      Fristenmanagement
      Geschäftsprozessmodellierung
      Hierarchien
      Importformate
      Indexierung
      Indexverwaltung
      Inhaltsübersicht
      Inhaltsverzeichnisserstellung
      Kalender- und Terminmanagement
      Kapazitätsauswertungen
      Kategorisierung
      Kodierungs- und Verschlagwortungsassistent
      Kollaborationsmanagement
      Kommentarfunktion
      Layouttrennung
      LDAP Anbindung
      Mailing-Listen
      Mehrfachverweise
      Metadata-Management
      Metadaten
      Metadaten-Suche
      Mustervorlagen
      Nachrichten
      Notizen
      Numerische Suche
      PDF Viewer
      PDF-Bearbeitung
      PDF-Datei
      PDF-Erstellung
      Protokollierung
      Prozess- und Formulardesign
      Prozessautomatisierung
      Prozessmodellierung
      Prozessoptimierung
      Recherche
      Rechnungsverarbeitung
      Rechtssichere Archivierung
      Revisionssichere Archivierung
      Scanner
      Schnittstellen
      Serienbrieffunktionen
      Sicherung und Archivierung
      Signaturverwaltung
      Stammdaten-Indizierung
      Standorte
      Vorlagen
      Stichwortsuche
      Suche
      Suchstrategien
      Templatebasierte Dokumentenerstellung
      Text-Integration
      Textbausteinverwaltung
      Textbearbeitung
      Texterkennung (OCR)
      Texterkennungsergebnisse
      Textfilter
      Textvorlagen, Mustertexte
      Thumbnails
      Übernahme von Indexdaten
      Übersetzungshilfe
      Verschlagwortung
      Versionierung
      Versionierung von Prozessen
      Versionskontrolle
      Vertragsmanagement
      Viewer
      Volltextsuche
      Vorgangsdokumente
      Vorgangsordner
      Vorgangsverwaltung
      Vorlagenmanagement
      Vorschauansicht
      Wiedervorlagen
      Wildcardsuche
      Wissensdokumente
      Wissensmanagement
      Workflow-Designer
      Workflow-Management
      Zugriffsrechte

      Preis

      auf Anfrage
      Kunden fragten

      agorum core kann zügig eingeführt werden. Hier ein kleines Beispiel:

      Sie führen agorum core als Fileserver ein. Bedeutet, sie überführen Ihre Fileserver in agorum core und Ihre Benutzer arbeiten weiter wie bisher in Ihrer gewohnten Umgebung.

      Vorteile davon:

      Hier hat zuerst einmal der Administrator seine Vorteile:

      • einfachere Administration
      • Überschreibschutz der Dokumente durch Historien, die automatisch beim Ändern eines Dokumentes erstellt werden
      • einfaches Wiederherstellen von gelöschten Dokumenten aus dem Serverpapierkorb
      • Volltextsuche über den ganzen Fileserver
      • Kann sich über Ereignisse informieren lassen
      • Über die Weboberfläche kann man von überall mit dem Fileserver arbeiten
      • höhere Sicherheit vor einem Verschlüsselungsvirus. Sollte eine Datei verschlüsselt werden, muss einfach die Historie wieder hergestellt werden und die Daten sind wieder da.
      • Es können Prozesse mit oder für die Dateien erstellt werden. Bedeutet einen leichten Einstieg in Automatismen
      • ...

      Benutzer können in einem weiteren Schritt langsam an die Weboberfläche von agorum core herangeführt werden

      • arbeiten wie seither
      • schnelles Finden
      • Historien wiederherstellen
      • Notizfunktion
      • Workflowprozesse können in den Fileserver integriert werden. Diese laufen immer mit den Originaldateien, man muss nicht mehr raten, wo ist das aktuelle Dokument.
      • ...

      Sie können agorum core mit 1 oder 2 Benutzer betreiben, genauso können 1.000, 2.000 oder mehr Benutzer mit agorum core arbeiten. 

      Die Menge der Daten richtet sich nach der Größe des Servers und der Festplatten. Sie können pro Monat 100 Dokumente, 500.000 Dokumente oder mehr ablegen. agorum core wird eingesetzt mit 20.000 Dokument oder mit 100.000.000 Dokumente. Sie können 50 GB an Daten in agorum core ablegen, 20 TB oder mehr.

      In agorum core können beliebige individuelle Prozesse und Aktentypen abgebildet werden. Ein hoher Nutzen stellt sich dann ein, wenn viele Prozesse in agorum core ablaufen. Diese können immer auf die aktuellen Daten zugreifen, ohne dass Schnittstellen zu anderen System benötigt werden. Natürlich kann agorum core auch auf andere Systeme zugreifen, die eine Schnittstelle bereitstellen können. Hier einige Beispiele von Akten die in agorum core abgebildet wurden:

      • Personalakte
      • Kundenakte
      • Lieferantenakte
      • Vertragsakte
      • Projektakte
      • Vorgangsakte
      • Aktenplan
      • Patientenakte
      • ... u.v.m.

      Prozesse

      • Rechnungseingang
      • CheckOut/In
      • Freigabeprozess
      • Vertragsprozess
      • Wiedervorlagen
      • Posteingangsprozess
      • ... u.v.m

      agorum core pro ist für die Kunden gedacht, die Prozesse umsetzen wollen, die sie in einem Standardsystem nicht finden. Diese Prozesse können sie in agorum core genau abbilden, wie sie diese benötigen.

      Die individuelle Konfiguration ist updatefähig und jederzeit erweiterbar / änderbar, wenn sich z.B. die Marktanforderungen, die gesetzlichen Vorgaben oder das Geschäftsmodell ändert. 

      Ja, alle individuellen Konfigurationen sind Updatefähig. Wenn Sie z.B. vor 5 Jahren eine Konfiguration gemacht haben, können Sie diese Konfiguration heute noch in der neusten agorum core-Version ausführen. Individuelle Konfigurationen sind in agorum core sehr lange lauffähig.

      Ja, agorum core kann über einen smb-Mount als Netzlaufwerk eingebunden werden. Das geht unter Windows, Linux und Mac. 

      Es kann jeder Scanner angeschlossen werden, der in ein Netzlaufwerk scannen kann. Bei einem Nutzwerkscanner ist das "scan to folder".

      Das geht sehr einfach über das Netzlaufwerk von agorum core. Einfach die Daten per D&D vom lokalen Laufwerk in das agorum core Laufwerk einspielen. 

      In agorum core können Sie jedes Dateiformat ablegen, wie auf einem Fileserver. Für ca. 70 Dateiformate werden Filter mitgeliefert. Für diese Formate können die Dokumente per Volltextsuche gefunden werden. Für gescannte Dokumente ist ein OCR mit dabei, der die Textextraktion übernimmt. Für alle anderen Dokumente werden alle Daten, wie Name und /oder Metadaten, im Suchindex aufgenommen.

      agorum core unterstützt Standards wie smb, webdav, ftp, imap, smtp, cmis.
      Damit lässt sich agorum core sehr einfach in die IT-Umgebung und in die Arbeitsweise des Benutzers (z.B. als Netzlaufwerk im File-Explorer) integrieren.

      Ja, agorum core pro kann sich mit einem Active Directory oder einem LDAP-System verbinden und Benutzer und Benutzergruppen daraus synchronisieren.

      Technische Angaben:

      webbasiert:
      ja
      SaaS, Cloud:
      ja
      On-Premises (lokale Installation):
      ja
      multiuser-fähig (netzwerkfähig):
      ja
      mandantenfähig:
      ja
      Wartung:
      gegen Entgelt
      Customizing-Option:
      gegen Entgelt möglich
      Erstinstallation (Jahr):
      2002
      Anzahl der Installationen:
      > 500 für die Pro Version
      Sitz des Herstellers:
      Deutschland
      Schulung:
      gegen Entgelt
      Hotline:
      gegen Entgelt
      Installationssupport:
      gegen Entgelt
      Dokumentation:
      Handbuch, Online Hilfe, Demoversion, Technische Dokumentation
      Dialogsprache(n):
      Deutsch
      Systemvoraussetzungen:
      kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
      Win 11
      Win 10
      Win 8
      Win 7
      Win Server
      Mainframe basierend
      Unix basierend
      Linux basierend
      Mac OS
      Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
      iOS
      Android
      Alte kompatible Betriebssysteme:
      Win Vista
      Win XP
      Blackberry
      Win Phone / Mobile
      Datenträger:
      DVD
      CD-ROM
      Download
      Flash-Speicher

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