PETRA – Die Software für das papierlose Büro

Warum den Rechnungseingang/ Posteingang digitalisieren?

Die Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und langfristige Erfolge sind effiziente Prozesse. Das Zusammenführen aller Quellen ist der Schlüssel zum erfolgreichen papierlosen Arbeiten. Die Idee eines papierlosen Büros ist nicht neu! Dennoch fehlt es nach wie vor an Konzepten sowie der passenden Softwaretechnologie, um das ankommende analoge Papier, gepaart mit schon digitalen Daten in einer Datendrehscheibe, in die richtigen Workflows zu bringen.

Die Lösung PETRA

PETRA ist die all-in-one-Lösung für Ihr Inputmanagement (Dokumentenverteilung, Dokumentenbearbeitung und Dokumentenindizierung).

PETRA scannt und oder importiert alle relevanten Dokumente. Durch die Anbindung unterschiedlicher Eingangskanäle an PETRA (Scanner, Multifunktionsgeräte, E-Mailanhänge, E-Postdateien oder E-Briefkästen) kann auch die digitale Post über PETRA verteilt werden.

PETRA leitet Ihre gescannten und hochgeladenen Dokumente (Eingangs- und Hauspost) nach dem Scannen/Upload unmittelbar zur richtigen Stelle weiter und ermöglicht, neben einem schlanken Bearbeitungsprozess, auch die Implementierung der in Ihrem Unternehmen definierten Workflows.

Alle Prozesse laufen 100% digital und sind komfortabel auszuführen. PETRA passt sich Ihrem Unternehmen perfekt an, da die Aufbauorganisation, die Prozessabläufe für die reale Post sowie die Dokumentenstruktur sich exakt abbilden lassen.

Um die Verteilung der Dokumente zu vollziehen verfügt IP Systeme über die verschiedensten Techniken, welche die Durchlaufzeiten sowie den internen Arbeitsaufwand stark reduzieren.

• Manuelle Verarbeitung – 100% manuell durch den Mitarbeiter
• Bilderkennung – Erkennung der vorliegenden Dokumente (Logos oder Schwarzfeldprüfung)
• Dokumentenindizierung – Verschlagwortung von bspw. Objektnummern – Kundennummern – Sachbearbeiter – Notizen
• Barcodeerkennung – Barcode; QR Code; Textschlüssel und Stempelerkennung
• Textfelderkennung – Automatismen zur schnellen Bearbeitung von häufig vorkommenden Dokumenten
• OCR Erkennung – Optical Character Recognition; Stichworterkennung

Der Grad der Umsetzung (einfach bis komplex) nimmt nach unten zu. Die OCR Erkennung ist daher nur bei einer sehr hohen Dokumentenanzahl ratsam.

Einige Möglichkeiten von PETRA (Digitaler Posteingang)

• Verarbeitung physischer und elektronischer Dokumente/ Post
• Transport und Verteilung der Eingangs- und Hauspost digital und sekundenschnell
• Dokumentensortierung, Dokumentenaufbereitung, Berichtigung, Zuordnung und Kommentierung
• Automatische Postverteilung via Barcodes, Trennblättern oder nach Herkunft der Dokumente
• Workflowbasierte, individuelle Anpassung der Prozesse auf Ihr Unternehmen
• Webbasierte Anwendung / Zugriff von überall möglich (Homeoffice)
• Automatische Protokollierung / Recherchefunktion
• Anbindung an externe Archive sowie Datentransfer per Schnittstelle an Folgesysteme oder Laufwerke

Dokumentenindizierung und sichere Verwahrung (Archivierung)

Damit alle Dokumente auch sekundenschnell wiedergefunden werden können, werden alle Dokumente Indiziert / (verschlagwortet) um gezielt nach den Dokumenten suchen zu können. Ist ein Dokument fertig bearbeitet und indiziert, wird es sicher verwahrt. Wählen Sie einfach für jedes Dokument aus, wo dieses abgelegt werden soll: Eine Weitergabe der digitalen Dokumente an Folgesysteme unter Hinzunahme entsprechender Schnittstellen (z.B. das beliefern von externen Archiven, von Personalverwaltungsprogrammen oder die Rechnungsbearbeitung) ist ebenfalls gegeben.

• in Ihrem digitalen Archiv
• lokal in Ihrem Netzwerk als PDF (Laufwerk)
• in einem anderen System zur Weiterverarbeitung

Die Vorteile von PETRA

• Zeiteinsparung – Durch klare effiziente und schnelle Prozesse entsteht ein beschleunigter Arbeitsprozess mit einer sekundenschnellen digitalen Dokumentenverteilung
• Kosteneinsparung – Keine zeitaufwendige Postverteilung in der Logistik sowie bei den Wegekosten (Abbau der analogen Prozesse)
• Prozessverbesserung – Zusammenführung aller Eingangsquellen (kein Dokumentenverlust - kein langwieriges suchen)
• Mitarbeiterbestimmter Workflow – Anpassbarkeit an bestehende Strukturen und Abläufe
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit – Dank der Recherchefunktion kommt jeder Benutzer schneller zum Ziel, als beim Suchen eines Originaldokuments in herkömmlichen Ablagen.
• Sichere Verwahrung – Recherchefunktion + Archivübergabe
• Moderne Cloudlösung – Zugang von jeder Stelle in Ihrem Haus oder vom Homeoffice. Durch die Cloud ist keine Installation Notwendig.
• Umweltschonung – PETRA ermöglicht ein Papierloses Büro sowie die Reduzierung von Papier
• Höchste Sicherheitsstandards – Interne Revision / Datenschutz / Ausschließlich Server und Standorte in Deutschland