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SeminarDesk
Die webbasierte All-in-one Seminarsoftware

SeminarDesk

Die webbasierte All-in-one Seminarsoftware
 
 
 
 
 
 
 
 
Demoversion

SeminarDesk, die webbasierte All-in-one Seminarsoftware

SeminarDesk bietet als All-in-one Seminar- und Veranstaltungssoftware alle wichtigen Features für Seminarhäuser, Retreat-Zentren, Anbieter beruflicher oder privater Weiterbildung und auch Einzel-Seminarleiter*innen – von der Planung über die Buchung bis hin zur Abrechnung kann alles mit SeminarDesk abgebildet werden.

SeminarDesk wird in enger Zusammenarbeit mit Seminarbetrieben und -häusern entwickelt und alle Funktionen sind aus der Praxis für die Praxis entstanden und werden stetig für die Praxis weiterentwickelt. Alle Features können einfach und intuitiv bedient werden, denn SeminarDesk macht Ihr Arbeitsleben leichter  – keine komplizierte Software – keine endlosen Excel-Tabellen und kein Papierkram mehr!

Die Software ist in die Bereiche

  • Planung und Organisation
  • Veranstaltungskalender (mit möglicher Integration in eine bestehende Website)
  • Online-Anmeldung (Formular kann individuell ergänzt werden)
  • Teilnehmer und Referenten
  • Zimmer- bzw. Bettenbelegung
  • Küche und Verpflegung
  • Räumlichkeiten und Ressourcen
  • Abrechnung und Buchhaltung

gegliedert.

Alle Stammdaten (Räumlichkeiten, Verpflegungsdetails, Preislisten, etc.) lassen sich in SeminarDesk einfach und schnell anpassen und können ohne Programmierkenntnisse problemlos erweitert werden. Sämtliche wichtige Informationen zu Referenten, Gästen, Seminaren, Terminen usw. sind ebenso wie Rechnungen jederzeit für die dazu befugten Mitarbeiter abrufbar. Die Zugriffsrechte können für die einzelnen Bereiche vergeben werden.

Belegungspläne für Unterkünfte, Einchecklisten, Zimmer-Wechsellisten, Küchenpläne, Raumbelegungsplan als Kalender – das Berichtsfeature in SeminarDesk lässt (fast) keine Wünsche offen. Fehlt Ihnen dennoch ein ganz spezieller Berichtstyp, kann dieser ohne großen Aufwand ergänzt werden.

Highlights von SeminarDesk sind u.a.:

  • All-in-one Lösung
  • komfortable und dennoch einfache Verwaltung von Stammdaten
  • äußerste Flexibilität
  • zentrales Datenmanagement
  • Website-Integration
  • Online-Anmeldung & Bezahlung
  • Abrechnung und Buchhaltung
  • CSV-Export für DATEV
  • Integration mit externen Systemen per API oder Webhook
  • WordPress-Plugin
  • u.v.m.

Veröffentlichen Sie Seminare per Klick auf Ihrer Website über die integrierte Publishing-Funktion. Teilnehmer können sich Online auf Ihrer Website für Seminare anmelden.

Seminarrechnungen können Sie mit SeminarDesk im Handumdrehen erstellen. Offene Posten werden übersichtlich angezeigt und die Teilnehmerstatistiken sowie die Umsatzübersicht sorgen für Transparenz und Planungssicherheit.

MAXIMALE FLEXIBILITÄT

Die Praxis zeigt, dass starre Programmvorgaben in einer Software oft nicht mit dem alltäglichen Geschäft zu vereinbaren sind. SeminarDesk ist daher flexibel gestaltet und erlaubt, dort wo es für den praktischen Gebrauch notwendig ist, vermeintlich "falsche" Eingaben wie zum Beispiel die Mehrfachbelegung eines Zimmers oder das Überschreiben von Preisvorschlägen, falls andere Absprachen getroffen werden. Erfolgen Eingaben, die nicht plausibel sind, erhält der Nutzer eine Warnung.

TRANSPARENZ UND OFFENHEIT

Mit unseren Kunden zusammen entwickeln wir die beste Seminar-Software für kleine und mittlere Seminarbetriebe stetig weiter! Für uns gehört eine transparente Produkt-Roadmap ebenso zum Service wie eine Community, in der sich Nutzer untereinander austauschen und weiterhelfen können. Von Verbesserungen und neuen Funktionen profitieren alle gleichermaßen – ohne zusätzliche Kosten für den Einzelnen.

Neugierig? Gern zeigen wir Ihnen in einer Live-Präsentation, was SeminarDesk alles zu bieten hat. Nehmen Sie noch heute Kontakt auf!

Abkürzungen:
API: application programming interface
u.v.m.: und vieles mehr

Schnittstellen:

DATEV csv Schnittstelle
Rest API
Webhook
WordPress-Plugin

Zielgruppen:

  • Seminarhäuser
  • Seminarveranstalter
  • Institute
  • Bildungseinrichtungen
  • Akademien
  • Retreat-Zentren
  • Seminarveranstalter
  • Gruppenhäuser
  • Tagungshäuser

Referenzen:

Deutsche Aidshilfe e.V.

  • Verwaltung von Seminarteilnahmen und externen Hotel-Übernachtungen
  • Nutzung der Online-Buchung
  • Reisekostenabrechnung
  • Nutzung des DATEV-Export 

MaRah Seminarhaus

  • Seminarhaus
  • Verwaltung von Übernachtungen/Zimmerbelegungen, Verpflegung und Seminarräumen
  • Nutzung der Online-Buchung
  • Rechnungsstellung gegenüber Veranstalter*innen und Teilnehmer*innen

Gemeinschaft Schloss Tempelhof

  • Gemeinschaft mit Seminarbetrieb
  • Verwaltung von Seminarteilnahmen, Übernachtungen/Zimmerbelegungen, Verpflegung und Seminarräumen
  • Nutzung der Online-Buchung
  • Rechnungsstellung gegenüber Veranstalter*innen und Teilnehmer*innen

Akademie für Wundversorgung

  • Anbieter medizinischer Fort-/Weiterbildung
  • Verwaltung von Seminarteilnahmen, Nutzung der Online-Buchung
  • Rechnungsstellung gegenüber Veranstalter*innen und Teilnehmer*innen

The Journey Deutschland / Bettina Hallifax

  • Seminarleiterin
  • Verwaltung von Seminarteilnahmen, Nutzung der Online-Buchung
  • Rechnungsstellung gegenüber Teilnehmer*innen

MAS – Münchner Arbeitskreis für Straßenfahrzeuge gemeinnütziger e. V.

  • Weiterbildung für Kraftfahrzeug-Ingenieure, Kraftfahrzeug-Sachverständige, Kfz-Meister, Juristen und Mediziner,
  • Verwaltung von Seminarteilnahmen, Nutzung der Online-Buchung
  • Rechnungsstellung gegenüber Teilnehmer*innen
    Kontakt:
    Nachricht senden

    Funktionen (Auszug):

    Abrechnungsfunktionen
    Adressverwaltung
    Anwesenheitsmanagement
    Aufgabenmanagement
    Belegungsplan
    Benutzermanagement
    Berichtsmanagement
    Buchführung
    Buchungsvorgänge
    Cateringmanagement
    Cloud
    Controllingfunktionen
    CRM
    Dozentenverwaltung
    Dublettenfunktionen
    E-Mail-Versand
    Zahlungsausgänge
    Elektronische Zahlungen
    Eventmanagement
    Eventplanung
    Honorarabrechnung
    Kommunikation
    Kundenhistorie
    Kundenkonten
    Kundenportal
    Kundenspezifisches Branding
    Kundenverwaltung
    Kursbuchung
    Kurse online anbieten
    Kurstermine
    Kursverwaltung
    Mailingfunktionen
    Marketingtools
    Online-Buchungsfunktionen
    Raumverwaltung
    Rechnungen
    Reservierungsverwaltung
    Ressourcenmanagement
    Schnittstellen
    Schülerverwaltung
    Schulungszertifikate
    Seminarplanungen, Seminarkataloge
    Serienbrieffunktionen
    Statistiken
    Teilnahmebescheinigungen
    Verwaltung von Präsenzveranstaltungen
    Wartelisten-Management
    Zahlungseingänge
    Zimmerbuchung
    Zusätzliche Datenbankfelder

    Preise

    129,-
    EUR
    zzgl. 19% MwSt
    monatlich
    Nutzungsgebühr SeminarDesk "Lite"
    249,-
    EUR
    zzgl. 19% MwSt
    monatlich
    Nutzungsgebühr SeminarDesk "Basic"
    369,-
    EUR
    zzgl. 19% MwSt
    monatlich
    Nutzungsgebühr SeminarDesk "Pro"

    Lernen Sie die Software näher kennen! Fordern Sie einen Videotermin für eine persönliche Präsentation an!

    Kunden fragten

    SeminarDesk ist für Organisationen und Unternehmen geeignet, die einige wenige bis mehrere hundert Veranstaltungen pro Jahr durchführen und managen – unabhängig von der Art der Veranstaltung.  SeminarDesk ist dabei sehr flexibel und kann verschiedene Angebotsformate abbilden, wie beispielsweise Seminare für Privatpersonen, Workshops in der politischen Bildung oder Weiterbildungsangebote im beruflichen Kontext.

    SeminarDesk bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, flexible Anpassungsmöglichkeiten und einen engagierten Support. Unsere Software wurde speziell für die Anforderungen von Organisationen und Unternehmen entwickelt, die Veranstaltungen effizient organisieren möchten. Zudem bietet SeminarDesk regelmäßige Updates und neue Funktionen, um sicherzustellen, dass Sie stets die bestmögliche Lösung nutzen.

    Die Nutzung von SeminarDesk erfordert die Zahlung von monatlichen Nutzungsgebühren, die der aktuellen Preistabelle entnommen werden können. Es stehen verschiedene Pakete zur Auswahl, je nach gewünschtem Funktionsumfang: Lite, Basic und Pro.  Die Auswahl des richtigen Pakets hängt von drei Faktoren ab:

    1. Wie viele Personen sollen auf die Verwaltungsoberfläche von SeminarDesk Zugriff haben? Im “Basic”-Paket sind beispielsweise bis zu 5 Zugänge (=User) enthalten. Zusätzliche Zugänge können gegen Aufpreis hinzugebucht werden.
    2. Wie viele Buchungen sollen jährlich mit SeminarDesk verwaltet werden? Eine Buchung wird definiert als “eine Person nimmt an einer Veranstaltung teil oder hat einen Aufenthalt gebucht”.
    3. Sind die “erweiterten Funktionen” erforderlich? Dazu gehören beispielsweise der DATEV-Export zur Übertragung an die Buchhaltung, Online-Konten für Teilnehmer und weitere Zusatzfunktionen.

    Die monatlichen Nutzungsgebühren beinhalten die Nutzung der Software sowie Unterstützung bei Problemen und Fragen durch unseren Support. Dieser steht Ihnen via Live-Chat oder E-Mail zügig und zuverlässig zur Seite. Regelmäßige Updates mit Verbesserungen und neuen Funktionen sowie automatisierte Backups sind ebenfalls enthalten.

    Nicht enthalten sind gegebenenfalls vereinbarte einmalige Zusatzleistungen wie individuelle Anwenderschulungen, Datenimport oder die Erstellung von Dokumentenvorlagen.  Solche individuellen Leistungen werden separat projektiert und abgerechnet.

    Nein, anders als bei vielen anderen Anbietern, gibt es bei SeminarDesk keine Einrichtungsgebühr

    Auf Wunsch können jedoch individuelle kostenpflichtige Zusatzleistungen wie Schulungen für Anwender:innen, Datenimport oder die Erstellung von Dokumentenvorlagen angeboten werden.

    Ja! SeminarDesk kann kostenfrei und unverbindlich für bis zu 30 Tage lang getestet werden. In der Regel entscheiden wir gemeinsam nach unserem Beratungsgespräch, ob eine Testphase sinnvoll ist. Die Testversion von SeminarDesk ist im Funktionsumfang übrigens nicht eingeschränkt.

    Ja, wir bieten Schulungen für neue Anwender:innen an, um sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial von SeminarDesk ausschöpfen können. Diese Schulungen können individuell angepasst werden und finden in der Regel online statt. Unser erfahrenes Team unterstützt Sie bei der Einrichtung und Nutzung von SeminarDesk!

    Die Nutzungsgebühren werden monatlich abgerechnet und der Vertrag kann monatlich gekündigt werden.

    Eine Seminarsoftware wie SeminarDesk automatisiert viele manuelle und zeitintensive Vorgänge, wodurch Fehler minimiert werden.

    Haben Sie schon einmal einen Namen falsch abgeschrieben, als Sie eine Anmelde-E-Mail in eine Excel-Tabelle übertragen haben und dem Teilnehmer letztlich ein fehlerhaftes Dokument ausgestellt? Hatten Sie schon einmal Schwierigkeiten nachzuvollziehen, ob Sie einem Teilnehmer bereits eine Buchungsbestätigung zugeschickt haben? Empfang, Housekeeping, Küche, Buchhaltung brauchen jeweils unterschiedliche, aber nicht voneinander abweichende Teilnehmerdaten?

    Die integrierte Online-Buchung, zentrale Datenerfassung und nützliche Funktionen wie die Berichterstellung und E-Mail-Protokollierung beseitigen all diese Probleme!

    Ja, das ist möglich. Viele unserer Kunden haben zuvor bereits eine andere Seminarsoftware genutzt. 

    Allerdings stellt der Wechsel von einer Software zur anderen grundsätzlich eine Herausforderung dar und erfordert Arbeitseinsatz. Unsere erfahrenen Experten stehen Ihnen bei der Entscheidung zur Seite, ob und welche Daten aus einem Altsystem zu SeminarDesk übernommen werden können. 

    Hinweis: Bei einem individuellen Import von Daten aus einem Altsystem können gegebenenfalls Zusatzkosten entstehen. Diese werden jedoch im Vorfeld mitgeteilt.

    In der Regel ist der Start innerhalb weniger Wochen bis Monate möglich, abhängig von individuellen Faktoren. Der typische Ablauf beginnt mit einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsgespräch, in dem wir gemeinsam herausfinden, ob SeminarDesk die passende Lösung für Sie ist.

    Wenn wir zu einem positiven Ergebnis kommen, empfehlen wir in der Regel eine Testphase von bis zu 30 Tagen. Am Ende der Testphase kann ein weiteres Beratungsgespräch hilfreich sein, um aufgekommene Fragen zu besprechen und letztendlich zu einer Entscheidung zu gelangen.

    Die während der Testphase eingegebenen Daten wie Veranstaltungen, Termine und Preislisten können auf Wunsch übernommen werden, sodass ein Übergang vom Testbetrieb zum Produktivbetrieb schnell erfolgen kann.

    Natürlich gibt es weitere individuelle Faktoren zu beachten. Zum Beispiel die Frage, ob zunächst Daten aus einem Altsystem übernommen werden sollen oder ob Anwender:innen geschult werden müssen, bevor mit der Nutzung im Produktivbetrieb begonnen werden kann.

    Unser erfahrenes Team unterstützt Sie gerne bei der Planung für die Einführung von SeminarDesk!

    Die Sicherheit Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden hat für uns oberste Priorität. SeminarDesk verwendet moderne Sicherheitsstandards und verschlüsselte Verbindungen, um die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. 

    Unsere Server befinden sich in deutschen Rechenzentren des etablierten und ISO-zertifizierten Anbieters Hetzner und werden regelmäßig auf Sicherheitslücken überprüft. Zudem bieten wir die Möglichkeit zum Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AV-Vertrag) gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) an.

    Unsere Datenschutzerklärung informiert über die Verwendung und Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website.

    Ja. Es können Teilnehmerlisten erstellt, in verschiedene gängige Formate (z.B. Excel) exportiert, sowie gedruckt werden.

    Ja, wir bieten individuelle Anpassungen und Erweiterungen an, um SeminarDesk an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Dazu gehören beispielsweise die Entwicklung von benutzerdefinierten Berichten, die Integration spezifischer Funktionen oder die optische Anpassung der Online-Buchungsseite.

    Ja, SeminarDesk bietet Integrationen mit verschiedenen Tools und Plattformen, um den Arbeitsablauf zu optimieren. Dazu gehören beispielsweise Integrationen mit Zahlungsanbietern wie Stripe oder E-Mail-Marketing-Plattformen wie CleverReach.

    Gegebenenfalls können Daten über die von SeminarDesk bereitgestellten Schnittstellen (APIs, Webhooks) mit anderen Systemen ausgetauscht werden. Für Details zu individuellen Anforderungen vereinbaren Sie bitte einen kostenlosen und unverbindlichen Termin.

    Ja. Rechnungen können erstellt und aus SeminarDesk direkt versendet werden.
    Rechnungen werden buchhalterisch korrekt gebucht und es können Stornorechnungen erstellt werden.

    Ein Rechnungsnummernkreis kann frei definiert werden und Rechnungsnummern werden fortlaufend von SeminarDesk vergeben.

    Ja. Eine der Stärken von SeminarDesk ist, dass fast alle im System vorhandenen Daten abgerufen und für die Erstellung von individuellen Berichten und Auswertungen genutzt werden können.

    Dokumentenvorlagen können selbstständig oder von uns entgeltlich erstellt und angepasst werden.

    Ja. Es können mehrere Benutzer:innen zeitgleich mit SeminarDesk arbeiten.

    Weitere Zugänge können selbstständig hinzugefügt werden. Die Anzahl der verüfgbaren Zugänge hängt vom gebuchten Paket ab.

    Ja. E-Mails können an einzelne TeilnehmerInnen, sowie an z.B. alle TeilnehmerInnen eines Seminars gesendet werden.

    Ja, dies ist generell möglich. Falls SeminarDesk noch keine Schnittstelle zu Ihrem POS hat, können wir Ihnen hierfür ein Angebot erstellen.

    Ja. Gerne stellen wir Ihnen eine Importvorlage für Kontakte zur Verfügung.


    Sofern unsere Importvorlage genutzt wird, können wir die Daten kostenfrei importieren.


    Für aufwändigeren Import wie z.B. eine Historie der teilgenommenen Veranstaltungen pro Teilnehmer o.ä. können wir Ihnen gerne ein Angebot unterbreiten.

    Ja, SeminarDesk verfügt über eine DATEV-Export-Funktion.

    Technische Angaben:

    webbasiert:
    ja
    SaaS, Cloud:
    ja
    On-Premises (lokale Installation):
    nein
    multiuser-fähig (netzwerkfähig):
    ja
    mandantenfähig:
    ja
    Wartung:
    im Preis enthalten
    Customizing-Option:
    gegen Entgelt möglich
    Sitz des Herstellers:
    Deutschland
    Schulung:
    gegen Entgelt
    Hotline:
    auf Anfrage
    Installationssupport:
    im Preis enthalten
    Dokumentation:
    Online Hilfe, Demoversion, Technische Dokumentation
    Dialogsprache(n):
    Englisch, Deutsch, Französisch
    Systemvoraussetzungen:
    kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
    Win 11
    Win 10
    Win 8
    Win 7
    Win Server
    Mainframe basierend
    Unix basierend
    Linux basierend
    Mac OS
    Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
    iOS
    Android
    Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
    Internetverbindung, aktueller Web-Browser (Chrome, Firefox, Edge)

    Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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    Ausschreibung bis: Beendet

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    Seniorenresidenz sucht Veranstaltungsverwaltung

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