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Firmenportrait

Wofür steht tutum?

tutum [lat.]= sicherer Ort

tutum bietet Dokumentenmanagement-, Workflow- und Belegerkennungssysteme aus der Cloud und On-Premises an und wurde 2008 mit dem Zweck gegründet, Organisationen mit Hilfe der Digitalisierung für die Herausforderungen der heutigen Zeit fit zu machen.

Was macht tutum?

Als Vertriebspartner von DocuWare, Insiders Technologies sowie JobRouter bieten wir unseren Kunden alles aus einer Hand: Dokumentenmanagement und Digitale Archivierung, Belegerkennungssysteme sowie automatisierte Dokumenten-Workflows. Durch die eigene Entwicklung von Schnittstellen integrieren wir die vorgenannten Systeme in die IT-Landschaft unserer Kunden.

Mit den smarten Lösungen von DocuWare, JobRouter und Insiders Technologies meistern unsere Kunden ihre Aufgaben von überall und zu jeder Zeit. - “work anywhere, anytime to get your things done” ist unser Motto.

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Digitale Personalakte - Personaldaten effizient verwalten

Das digitale Archiv von tutum! Alle geschäftsrelevanten Dokumente immer und überall im Blick.

Tätigkeitsschwerpunkte

Belegverarbeitung / Inputmanagement

  • Dokumentenerfassungssysteme (Scanner)
  • E-Mail-Archivierung (server- bzw. clientbasiert)
  • Integration von Dokumentenmanagement (DMS) in Warenwirtschaftssysteme (ERP), Mail- und Office-Systeme
  • Beleglose Unterschriftenerfassung
  • Automatische Formular- und Freeform-Erkennung
  • Anbindung digitaler Multifunktionsgeräte (MFP / Kopierer / Drucker / Fax)

Dokumentenmanagement / Workflow

  • Revisionssichere Dokumentenarchivierung bzw. Langzeitarchivierung / Storage
  • Workflow - Digitale Geschäftsprozesse (z. B. Genehmigung von Eingangsrechnungen, Urlaub, Reisekosten uvm.)
  • Weltweiter Zugriff auf Dokumente / Informationen (z. B. Außendienst, Lieferanten, Kunden)

Outputmanagement

  • Automatisierte Mahnläufe per E-Mail / Fax
  • E-Mail Rechnungsversand inkl. qualifizierter, digitaler Signatur
  • Belegverarbeitungssysteme zum optimierten Rechnungsdruck
  • Anbindung von Postdienstleistern

Beratung

  • Konzeption von DMS- und Workflow-Systemen
  • Erstellung von Verfahrensdokumentationen zur Errichtung revisionssicherer, digitaler Archive (lt. VOI)
  • Erstellung von Ausschreibungen
  • Vermittlung des optimalen Scan-Dienstleisters

Sonderthemen

  • Digitale Personalakte
  • Workflow
  • Qualifizierte, digitale Signatur
  • E-Mail-Archivierung
  • Formularerkennung
  • Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung
Referenzen
Unternehmensstandort
Unternehmensdaten
Gründungsjahr:
2008
Mitarbeiter:
30
Anzahl Standorte:
1
Angebotsraum:
Zertifizierter Partner von:
Die Firma bietet IT-Dienstleistungen in folgenden Bereichen bzw. für folgende Branchen an:
Systemadministration, Serveradministration
Systemanalyse
Branchenspezifische Softwareentwickler
Digitale Transformation
Herstellung oder Vertrieb folgender Softwareprodukte
smart FIX & smart INVOICE von Insiders Technologies
Kunden fragten
Ist eine Import-Export bzw. eine Synchronisation von Outlook Kontakten möglich?
JA, ein Import/Export bzw. die Synchronisation mit Outlook ist möglich. Gesendete und empfangene E-Mails können direkt in der Kontakthistorie des Kunden abgelegt werden. So ist jeder Mitarbeiter im Team bestens über alle Kontakte mit dem Kunden informiert und ein einheitliches Kundenmanagement wird gewährleistet. Oder Sie ordnen eine oder mehrere E-Mails auch direkt aus Outlook heraus zu.
Personalisierte Serien-E-Mails: Der cobra Serienmail-Assistent bietet Ihnen den E-Mail-Versand über Ihr Outlook (Exchange)-Konto oder direkt über SMTP an.
Welche Im- und Export-Schnittstellen gibt es?
JA. Diverse Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen (z.B. Warenwirtschaft, DMS u.a.), Datenimport aus anderen Programmen möglich.
Externe Datenbestände können in cobra weiter verarbeitet und genutzt werden. Z.b. Excel-Listen importieren und exportieren.
Beispiel: Die bereits in cobra integrierte cobra Warenwirtschafts-Anbindung stellt einen allgemeinen Verbindungsweg über eine Exportdatei dar. So können Sie über diese Schnittstelle Lexware mit der cobra CRM-Lösung verknüpfen.
Erfolgt die Archivierung nach GoBD?
DocuWare hält den strengen Anforderungen der GoBD stand und unterstützt bei entsprechender Anwendung einen GoBD-konformen Gesamtprozess im Unternehmen. Die PSP Peters Schönberger GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Steuerprüfungsgesellschaft testiert, dass DocuWare den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entspricht.
Eignet sich Ihre Software für das Dokumentenmanagement eines Kfz-Ersatzteilhändlers?
DocuWare vereint sämtliche Vorteile des elektronischen Dokumenten-Managements. Es schützt Ihre geschäftskritischen Dokumente vor Verlust, Beschädigung und dem Zugriff Dritter. Über 16.000 Unternehmen nutzen DocuWare, darunter auch viele kleine und mittlere Firmen aus dem Handel. Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung erhalten Sie von uns die sicherste Lösung zur Verwaltung Ihrer Dokumente.
Eignet sich Ihre Software für die Vertriebssteuerung eines Wintergartenherstellers?

JA. Abbildung des Vertriebsprozesses (Vertriebsphasen und Aufgaben), Forecast, strukturiertes Leadmanagement (Workflows und Automatismen), Umsatzinformationen (ggf. Schnittstelle zur Warenwirtschaft), Erfolgsmessung (Auswertungen auf Mitarbeiter-, Gebiets-, Kontakt-oder Produktebene), Auswertungen mit Dashboards und Drilldowns, geografische Informationen.

Sind Kalenderfunktionen mit Terminplanung enthalten?
Mit dem cobra Terminmanager planen Sie Termine und Aufgaben für Einzelpersonen und ganze Gruppen. Über die Verknüpfung von Adressen und Kontakten mit Terminen und Aufgaben kann jeder Mitarbeiter seinen Kollegen diese direkt aus cobra zuweisen. Wahlweise kann auch MS Outlook als Terminkalender eingebunden oder ein Terminabgleich mit Outlook eingestellt werden.
Können Statistiken erstellt werden?
JA. Mit der Statistikfunktion definieren Sie die gewünschten Statistiken z.B. aus den Bereichen Adressen, Zusatzdaten, Stichwörter und Kontakte. Der Benutzer hat damit alle Informationen als Grafik oder in tabellarischer Form per Klick vorliegen.
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
Individuelle Anpassung der Prozesse (z.B. Eingangsrechnungsprozess);
Analyse-Workshop, Erstellung Feinkonzept, Erstellung Verfahrensdokumentation, Installation, Konfiguration, Schulung, Support.
Läuft die Software webbasiert im Intranet bzw. liegen die Daten auf den Servern des Kunden?

Der komplette Funktionsumfang steht im Browser webbasiert zur Verfügung, die Daten liegen bei der On-Premise-Lösung auf dem Server des Kunden. Es ist auch eine Cloud-Lösung möglich.

Ist eine Übersicht zur Historie mit den jeweiligen Kontakten enthalten?
JA. Eine Kontakthistorie mit allen ein- und ausgehenden Telefonaten, Briefen, Gesprächen oder E-Mails stellt im gesamten Team aktuelle Informationen sicher.
Werden neben den üblichen Dokumenten auch E-Mails archiviert?
Mit der revisionssicheren Archivierung Ihrer geschäfts- und steuerrelevanten E-Mails in DocuWare erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen.
Welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung (Handbuch, Forum, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..)?
White Paper, individuelles Handbuch / Dokumentation, FAQ, Support-Hotline, Support-Portal, Support-Forum, Webinare, Vor-Ort-Schulungen.
Ist ein Dokumentenmanagement integriert?
JA, auf Dateiebene. Außerdem diverse Schnittstellen zu Dokumentenmanagementsystemen, z.B. DocuWare.
Wie ist die Sicherung der Daten organisiert bzw. inwieweit wird die Datensicherung unterstützt?
Integrierte Datensicherung direkt in cobra sowie SQL Server seitig möglich.
Erfolgt die Bedienung des Systems intuitiv bzw. wie aufwendig ist die Einarbeitung in die Software?
JA, intuitive Bedienung sowie integriertes Handbuch mit genauer Anweisung.
Eignet sich Ihre Software für ein kleines Unternehmen aus dem Bereich Personalmanagement bzw. Personalwesen?
JA, cobra ist ein Professionelles Adress- und Kontaktmanagement für KMUs.
Kann die Bedienung mit Hilfe von Shortcuts erfolgen?
JA, über 40 Shortcuts für diverse Funktionen, Recherchen etc. möglich.
Wie wird die Software aktualisiert?
Download Update-Setup-Datei (Server-Update und Clients-Update)
Firma:
tutum GmbH
Emilienstr. 9
DE - 90489 Nürnberg
Ansprechpartner
Ansprechpartner
Herr Michael Köhler
0911 23555748
Kontakt:
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