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Aktendigitalisierung mit IP Systeme

Digitale Akte
Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 

Sie kennen sicher auch das Problem von überquellenden Aktenschränken und Aktenbergen, verbunden mit zeitintensiver Recherche oder auch die Einschränkung der ortsunabhängigen Arbeit, da die Akten nur lokal im Büro liegen und der Zugriff aus dem Homeoffice so völlig unmöglich ist. Immer noch sind viele Unternehmen weit von dem gewünschten bzw. erwünschten papierlosen Büro entfernt. IP Systeme bietet aus diesem Grund eine umfassende Bestandsakten Digitalisierung an. So kommen auch Ihre Papierakten im 21. Jahrhundert an! IP Systeme digitalisiert Ihre Bestandsakten! Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, so realisieren Sie Ihr papierloses Büro.

Ihre Vorteile durch die Digitalisierung der Akten

Die Aktendigitalisierungslösung unterstützt die Verschlagwortung bzw. Indizierung aller Dokumente. Die digitalen Akten können dann an das Unternehmensarchiv übergeben werden oder auf interne Archivdatenträger übertragen werden.

Mit der Anwendung können Sie Akten verschlagworten bzw. indizieren und recherchieren. Wir übergeben die indizierten bzw. erfassten Dokumente geordnet in Ihr Archiv. Durch die Indizierung können alle Daten gezielt abgerufen werden.

Die Lösung ist eine Software as a Service Lösung (SaaS), damit entfallen Server und IT Kosten, und Sie können von jedem beliebigen Arbeitsplatz in der Bank oder im Home Office darauf zugreifen

Die IT Spezialisten von IP Systeme liefern die Anwendung und Sie stellen die Mitarbeiter zur Digitalisierung. Gemeinsam gehen Sie den Schritt hin zur Digitalen Akte (Rechnungen, Lieferscheine, Kundenakte, Personalakte).

Beispiele für Dokumentenarten, die mit der Lösung erfolgreich digitalisiert werden können:

  • Rechnungen,  Lieferscheine
  • Kunden- und Personalakten
  • Bankakten, Kreditakten, Mahnungen
  • Revisionsakten, Genehmigungen
  • Kundenformulare
  • und viele weitere Dokumente

Ablaufschema für die Aktendigitalisierung:

:

Worauf Sie bei der Aktendigitalisierung achten müssen

Softwarebereitstellung für die exakte Indizierung

Klarheit über den Umfang der Dokumente

Qualifizierte Anwendung im Bereich der Revisionssicherheit

Gute Scanner- oder Multifunktionsgeräte- Infrastruktur

Revisionssichere Archivlösung

Erfahrenes Scan-Personal

 

Die Vorteile in Kürze

  • Zeitersparnis (Keine aufwendige analoge Aktensuche)
  • Kosteneinsparung (Beschleunigte Recherchesuche)
  • Prozessverbesserung (papierloses Büro und lückenlose Nachvollziehung)
  • keine Installation notwendig (cloudbasierte Software)
  • Höchste Sicherheitsstandards
  • Archivübergabe + Recherchefunktion

Mit der kostengünstigen Systembereitstellung durch IP Systeme inklusive der passenden Scan Technik, ersparen Sie sich hohe Einmalkosten für die Digitalisierung (z.B. Logistikkosten) und können selbstbestimmt in dem Tempo vorgehen, wie Sie Personal bereitstellen können; auf Wunsch und in Absprache mit Ihnen übernehmen wir für Sie die Verschlagwortung.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf!

Zielgruppen:
  • Immobilienverwaltungen, Hausverwaltungen, Wohnbaugenossenschaften
  • Banken, Genossenschaftsbanken, Sparkassen, Privatbanken, Spezialbanken
  • Industrieunternehmen
  • Kliniken
  • gemeinnützige Organisationen
  • Logistikunternehmen
  • usw.
Weitere Programme des Herstellers:
PETRA – Die Software für das papierlose Büro
Dokumentendigitalisierung (e-Briefkasten)
Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Oliver Merz
+49 (0) 7661 9339-401
015155351826
Links und Kontakt:
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