Archiv.Net - digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

Was kann archiviert werden?

Nahezu alle Ausgangsbelege, die beim Ausdruck über einen Windows-Druckertreiber erfolgen, können parallel zum Druck – für den Anwender ohne Mehraufwand – automatisch archiviert werden. Darüber hinaus können mittels eines Scanners eingehende Papierdokumente (Eingangspost) und Faxe archiviert werden. E-Mails gelangen direkt elektronisch in das Archiv. Ziel ist: Ein vollständiges Archiv für alle ein- und ausgehenden Belege!

E-Mail-Archivierung

Grundsätzlich gilt, dass alle im Ursprung elektronisch erstellten Dokumente elektronisch archiviert werden müssen (§§ 146, 147 AO). Da E-Mails rein elektronisch entstandene Dokumente sind, müssen die, die dem Begriff des Handelsbriefes entsprechen, elektronisch archiviert werden. Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook orientiert sich an den Postfächern je Arbeitsplatz sowie an den E-Mail-Adressen der Geschäfts- und Ansprechpartner. Zu diesen Adressen werden ein- und ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert.

Welchen Vorteil liefert eine elektronische Archivierung?

Zeitersparnis bei der Ablage und Suche der Dokumente, Platzersparnis und vor allem vollumfängliche Informationen zu allen Vorgängen aller Geschäftspartner (Zugangsberechtigung vorausgesetzt) von allen Arbeitsplätzen, zu jeder Zeit und - Onlineverfügbarkeit vorausgesetzt –an jedem Ort. Zentrale Verfügbarkeit aller E-Mails und damit Entlastung der E-Mail-Server und Postfächer. Durch Sicherung und Archivierung auf handlichen Datenträgern ergibt sich die Möglichkeit der externen Lagerung ganzer Archive – das erhöht die Sicherheit vor Elementarschäden, Diebstahl und Vandalismus.

Welchen Vorteil liefert diese Novaline-Lösung?

Novaline hat mit Archiv.Net eine Komplettlösung für Dokumentenmanagement und Archivierung speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Das heißt, dass diese Lösung leicht und ohne großen Aufwand zu installieren und zu erlernen ist und sich leicht an individuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Das mitgelieferte SDK (Software Development Kit) ermöglicht es Ihnen, die Archivierung in bestehende Systemumgebungen wie z.B. ERP- und CRM-Systeme zu integrieren. Mit Archiv.Net setzen Sie auf eine komfortable und ausgereifte Lösung zu einem wettbewerbsfähigen Preis. Ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen!

Konkret:

• Indexierung der Eingangs- und Ausgangsbelege
• Belegerkennung für Ausgangsbelege (nur PDF-Dokumente)
• Volltexterkennung / OCR¹
• umfangreiche Suchfunktionen (Stichwort, Index, Zeitraum, Volltextsuche/Fragmentsuche etc.)
• Export archivierter Dokumente („Mobiles Archiv“, z.B. für Außendienst)
• Dokumentenmanagement mit Vorlagen- und Versionsverwaltung
• Dokumentenverlinkung
• automatische Archivierung von Ein- und Ausgangsmails inkl. der Anhänge aus MS-Outlook, Exchange-Server
• Zusatzmodule, z.B. für Workflow, automatische Belegerkennung und -Verarbeitung für Eingangsbelege,
  Barcodeerkennung
• Wiedervorlage
• Integration im Windows Explorer