Archiv.Net - digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

Welche Dokumente können archiviert werden?

Praktisch sämtliche Ausgangsbelege, die über einen Windows-Druckertreiber gedruckt werden, können parallel zur Ausgabe - ohne zusätzlichen Aufwand für den Nutzer - automatisch archiviert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eingehende Papiervorlagen (Eingangspost) und Faxdokumente mithilfe eines Scanners zu archivieren. E-Mails werden unmittelbar elektronisch in das Archiv überführt. Das Ziel ist die Schaffung eines umfassenden Archivs für sämtliche ein- und ausgehende Dokumente!

E-Mail-Archivierung

Grundsätzlich gilt, dass sämtliche ursprünglich in elektronischer Form erstellten Dokumente elektronisch archiviert werden müssen (gemäß §§ 146, 147 AO). Da E-Mails als rein elektronische Dokumente gelten, müssen solche, die dem Handelsbriefbegriff entsprechen, elektronisch archiviert werden. Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook richtet sich nach den Postfächern pro Arbeitsplatz sowie den E-Mail-Adressen von Geschäfts- und Ansprechpartnern. Für diese Adressen werden sowohl ein- als auch ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert.

Was sind die Vorteile der elektronischen Archivierung?

Zeitersparnis bei der Ablage und Recherche von Dokumenten, Raumersparnis sowie vor allem umfassende Informationen zu sämtlichen Vorgängen mit allen Geschäftspartnern (bei entsprechender Berechtigung) von sämtlichen Arbeitsplätzen, zu jeder Zeit und - sofern Onlinezugriff besteht - an jedem Ort. Die zentrale Verfügbarkeit sämtlicher E-Mails entlastet darüber hinaus die E-Mail-Server und Postfächer. Die Sicherung und Archivierung auf handlichen Datenträgern bietet die Option zur externen Lagerung vollständiger Archive, was die Sicherheit vor Naturkatastrophen, Diebstahl und Vandalismus erhöht.

Was sind die Vorteile der Novaline-Lösung?

Novaline hat mit Archiv.Net eine umfassende Lösung für Dokumentenmanagement und Archivierung entwickelt, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Dies bedeutet, dass sich diese Lösung problemlos und ohne großen Aufwand installieren und erlernen lässt, während sie sich gleichzeitig leicht an individuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Dank des mitgelieferten Software Development Kits (SDK) haben Sie die Möglichkeit, die Archivierung in bereits bestehende Systemumgebungen wie ERP- und CRM-Systeme zu integrieren. Mit Archiv.Net entscheiden Sie sich für eine benutzerfreundliche und bewährte Lösung zu einem wettbewerbsfähigen Preis. Ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen!

Highlights der Funktionen:

• Indexierung von Eingangs- und Ausgangsbelegen
• Belegerkennung für Ausgangsbelege (nur PDF-Dokumente)
• Volltexterkennung / OCR
• Umfangreiche Suchfunktionen (Stichwort, Index, Zeitraum, Volltextsuche/Fragmentsuche usw.)
• Export archivierter Dokumente ("Mobiles Archiv" z. B. für Außendienst)
• Dokumentenmanagement mit Vorlagen- und Versionsverwaltung
• Dokumentenverlinkung
• Automatische Archivierung von Ein- und Ausgangsmails inklusive Anhänge aus MS-Outlook und Exchange-Server
• Zusatzmodule, z.B. für Workflow, automatische Belegerkennung und -Verarbeitung für Eingangsbelege, Barcodeerkennung
• Wiedervorlage
• Integration in den Windows Explorer