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Archivierungskomplettlösung für Daten, Belege und E-Mails

Archiv.Net - digitale Archivierung und Dokumentenmanagement

Archivierungskomplettlösung für Daten, Belege und E-Mails
 
 
 
 
 
 
 
 
Demoversion

Welche Dokumente können archiviert werden?

Praktisch sämtliche Ausgangsbelege, die über einen Windows-Druckertreiber gedruckt werden, können parallel zur Ausgabe - ohne zusätzlichen Aufwand für den Nutzer - automatisch archiviert werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eingehende Papiervorlagen (Eingangspost) und Faxdokumente mithilfe eines Scanners zu archivieren. E-Mails werden unmittelbar elektronisch in das Archiv überführt. Das Ziel ist die Schaffung eines umfassenden Archivs für sämtliche ein- und ausgehende Dokumente!

E-Mail-Archivierung

Grundsätzlich gilt, dass sämtliche ursprünglich in elektronischer Form erstellten Dokumente elektronisch archiviert werden müssen (gemäß §§ 146, 147 AO). Da E-Mails als rein elektronische Dokumente gelten, müssen solche, die dem Handelsbriefbegriff entsprechen, elektronisch archiviert werden. Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook richtet sich nach den Postfächern pro Arbeitsplatz sowie den E-Mail-Adressen von Geschäfts- und Ansprechpartnern. Für diese Adressen werden sowohl ein- als auch ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert.

Was sind die Vorteile der elektronischen Archivierung?

Zeitersparnis bei der Ablage und Recherche von Dokumenten, Raumersparnis sowie vor allem umfassende Informationen zu sämtlichen Vorgängen mit allen Geschäftspartnern (bei entsprechender Berechtigung) von sämtlichen Arbeitsplätzen, zu jeder Zeit und - sofern Onlinezugriff besteht - an jedem Ort. Die zentrale Verfügbarkeit sämtlicher E-Mails entlastet darüber hinaus die E-Mail-Server und Postfächer. Die Sicherung und Archivierung auf handlichen Datenträgern bietet die Option zur externen Lagerung vollständiger Archive, was die Sicherheit vor Naturkatastrophen, Diebstahl und Vandalismus erhöht.

Was sind die Vorteile der Novaline-Lösung?

Novaline hat mit Archiv.Net eine umfassende Lösung für Dokumentenmanagement und Archivierung entwickelt, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Dies bedeutet, dass sich diese Lösung problemlos und ohne großen Aufwand installieren und erlernen lässt, während sie sich gleichzeitig leicht an individuelle Bedürfnisse anpassen lässt. Dank des mitgelieferten Software Development Kits (SDK) haben Sie die Möglichkeit, die Archivierung in bereits bestehende Systemumgebungen wie ERP- und CRM-Systeme zu integrieren. Mit Archiv.Net entscheiden Sie sich für eine benutzerfreundliche und bewährte Lösung zu einem wettbewerbsfähigen Preis. Ein echter Mehrwert für Ihr Unternehmen!

Highlights der Funktionen:

  • Indexierung von Eingangs- und Ausgangsbelegen
  • Belegerkennung für Ausgangsbelege (nur PDF-Dokumente)
  • Volltexterkennung / OCR
  • Umfangreiche Suchfunktionen (Stichwort, Index, Zeitraum, Volltextsuche/Fragmentsuche usw.)
  • Export archivierter Dokumente ("Mobiles Archiv" z. B. für Außendienst)
  • Dokumentenmanagement mit Vorlagen- und Versionsverwaltung
  • Dokumentenverlinkung
  • Automatische Archivierung von Ein- und Ausgangsmails inklusive Anhänge aus MS-Outlook und Exchange-Server
  • Zusatzmodule, z.B. für Workflow, automatische Belegerkennung und -Verarbeitung für Eingangsbelege, Barcodeerkennung
  • Wiedervorlage
  • Integration in den Windows Explorer
Abkürzungen:
AO: Abgabenordnung
SDK: Software Development Kit
OCR: Optical Character Recognition

Schnittstellen:

SAP Business One

Zielgruppen:

Unsere Software Novaline Archiv.Net ist branchenunabhängig und besonders für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet.

Referenzen:

Unsere Archivierungslösung ist von SAP für den Einsatz in Verbindung mit SAP Business One zertifiziert worden.

Unser Kunde Baugeschäft Schwidde GmbH & Co. KG arbeitet seit Jahren erfolgreich mit unserer Software

Hier der Link zu dem Anwenderbericht: https://www.novaline.de/media/files/Anwenderbericht-Schwidde-08_2018-01.pdf 

Anbieter Kontaktdaten:
Links & Downloads:
Informationsmaterial
direkt zur Webseite
Anwenderbericht
direkt zur Webseite
Software-Exposé
URL anfordern

Funktionen (Auszug):

Abfragen
Ablagestrukturen
Ähnlichkeitssuche
Änderungsdokumentation
Änderungsverfolgung
Anlegen und Löschen von Dokumenten
Archiv-Zugriffsrechte
Archivierung
Archivierung, Papierbelege, Scanning
Automatisation Worterkennung
Belegarchivierung
Bereichsuche
Briefpapier-Funktionen
Collaboration
Dateiarchivierung
Digitales Briefpapier
DMS
Dokumentanzeige
Dokumenten-Kommentierung
Dokumenten-Workflow
Dokumentenarchivierung
Dokumentenindexierung
Dokumentenklassifikation
Dokumentenlenkung
Dokumentenstempel
E-Mail-Anhänge
E-Mail-Archivierung
E-Mail-Funktionen
E-Mail-Integration
Echtzeitsuche
Formular- und Dokumentenverarbeitung
Hierarchien
Importformate
Indexierung
Indexverwaltung
Kategorisierung
Klassifikationssysteme
Kommentarfunktion
Metadaten
Metadaten-Suche
Netzwerkfunktionen
Numerische Suche
PDF Viewer
PDF-Bearbeitung
PDF-Datei
Recherche
Rechtssichere Archivierung
Scanner
Schnittstellen
Sicherung und Archivierung
Stammdaten-Indizierung
Stichwortsuche
Suche
Suchstrategien
Texterkennung (OCR)
Textpassagen färben
Thumbnails
Übernahme von Indexdaten
Verschlagwortung
Verschlüsselung
Verschlüsselungsoptionen
Versionierung
Viewer
Volltextsuche
Vorschauansicht
Wiedervorlagen
Zugriffsrechte

Preis

ab 280,-
EUR
zzgl. 19% MwSt
pro Arbeitsplatz
Basislizenz

Technische Angaben:

webbasiert:
nein
SaaS, Cloud:
nein
On-Premises (lokale Installation):
ja
multiuser-fähig (netzwerkfähig):
ja
mandantenfähig:
ja
Wartung:
gegen Entgelt
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Anzahl der Installationen:
ca. 550
Sitz des Herstellers:
Deutschland
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Dokumentation:
Handbuch, Online Hilfe, Demoversion
Dialogsprache(n):
Deutsch
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 11
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Alte kompatible Betriebssysteme:
Win Vista
Win 9x/ME
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
Client: Windows 8.1©, 10©, 11© Server: Windows 2012©, 2016©, 2019©, 2022© Datenbank: MS SQL-Server 2014©, 2016©, 2017©, 2019©

Weitere Programme des Herstellers:

Personal.One - professionelle Personalabrechnung
Workflow für Archiv.Net
Bautec.One - Branchenlösung für Kalkulation und Abrechnung im Bau
Eingangsrechnungsmanagement / autom. Erkennung von Eingangsrechnungen und Co.

Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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