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docuvita DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung, Digitale Akten und Workflow

Version:  19.1

Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 

Das docuvita DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das im Besonderen die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer und Unternehmen (KMU) berücksichtigt. Mit docuvita können Sie Dokumente erfassen, speichern, bearbeiten und archivieren. Mit einem docuvita-System legen Sie die Basis für eine revisionssichere Archivierung nach GoBD. Dies wird insbesondere durch die VOI/TÜV-Nord Zertifizierung dokumentiert.

Die leistungsstarke Volltextsuche verkürzt Such- und Recherchezeiten drastisch. Vorgangsrelevante Informationen, wie Verträge, Belege oder E-Mails können in elektronischen Akten abgelegt werden und sind damit sofort und überall abrufbar. Mit unserem Workflow-System automatisieren Sie Ihre Abläufe und machen Ihre Geschäftsprozesse effizienter.

docuvita bietet zahlreiche Schnittstellen und ermöglicht die einfache Integration in bestehende IT-Landschaften und Anwendungen, wie z.B. ERP, CRM oder FIBU. Damit werden auch anwendungsübergreifende Lösungen, wie die automatisierte Eingangsbelegverarbeitung realisierbar. Die Anbindung von lokalen wie auch von Netzwerkscannern ist problemlos möglich.

Vorteile des docuvita-Systems:

  • Straffung und Vereinheitlichung von Verwaltungsabläufen und Geschäftsprozessen
  • Basis für die revisionssichere Archivierung
  • Effizienzsteigerung der Mitarbeiter
  • Platzersparnis, durch Wegfall von Papierakten
  • Schnelles Wiederfinden von Dokumenten und Informationen, drastische Reduzierung von Suchzeiten
  • Ortsunabhängiger Dokumentenzugriff, auch von Mobilgeräten möglich
  • Hohe Datensicherheit (Berechtigungssystem, Verschlüsselung, mehrstufiges Löschen)
  • Einfache Einführung
  • Kostengünstig und modular erweiterbar
  • Bereitstellung auf lokalem Server, im Rechenzentrum oder in der Cloud möglich
  • Sehr schneller Return-On-Investment

Das docuvita-System ist modular aufgebaut und lässt sich daher optimal auf die individuellen Anforderungen abstimmen.

Zielgruppen:

Das docuvita Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist insbesondere auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU) zugeschnitten.

Kunden fragten
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
1. Abbildung von dokumentenorientierten Geschäftsprozessen mittels Workflows, z.B.:
a. Eingangsbelegverarbeitung
b. Belegprüfung
c. Genehmigungen, Freigaben

2. Bidirektionale Integration von Unternehmensanwendungen, z.B.: ERP, FIBU, CRM
3. Übernahme von Dokumenten und Dateien aus dem Filesystem und anderen DMS-Systemen
4. Individuelle Erweiterungen
Welche Im- und Export-Schnittstellen gibt es?

Import von: Einzelnen Dateien bzw. kompletten Verzeichnisstrukturen des Dateisystems.

Export von: Einzelnen Dokumenten, kompletten Ordnerstrukturen und Digitalen Akten.

Bidirektionale Integration von Unternehmensanwendungen mittels Schnittstellen bzw. API.

Läuft die Software webbasiert im Intranet bzw. liegen die Daten auf den Servern des Kunden?
Der Kunde hat die Wahl zwischen einer lokalen Installation des docuvita DMS auf seinem Server (on-premise) und einer Bereitstellung der Software in der Cloud (SaaS). Im zweiten Fall läuft das DMS auf Servern in deutschen Rechenzentren (Datenschutz nach deutschem Recht).
Wie wird die Software aktualisiert?
Neue Softwareversionen werden vom Anbieter - i.d.R. per Fernwartung - eingespielt.
Welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung (Handbuch, Forum, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..)?
Benutzer- und Administrationshandbücher, Schulungen, Hotline-Support.
weitere Antworten auf Kundenanfragen
SaaS, webbasiert, Cloud:
ja
On-Premises (lokale Installation):
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Allgemeine Angaben zur Software:
Das Produkt ist auch erhältlich im:
Fachhandel
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch, Französisch, mehrsprachig
Dokumentation:
Benutzerhandbuch, Online-Hilfe, Demo-Version, Technische Dokumentation
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
gegen Entgelt
Installationssupport:
gegen Entgelt
Wartung:
gegen Entgelt
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Erstinstallation:
2004
Anzahl der Installationen:
1700
Sitz des Anbieters:
Deutschland

FORMAXX AG

  • Finanzdienstleister
  • 50 Anwender im Back-Office
  • Ca. 400 Finanzberater über Web-Frontend verbunden
  • Aktuell (2018) ca. 6 Mio. Dokumente

 

SPECK Pumpen Verkaufsgesellschaft GmbH

  • Pumpenhersteller und –distributor
  • 100 Anwender an verschiedenen Standorten in Deutschland
  • Aktuell (2016) ca. 5 Mio. Dokumente

 

IBS Scherer GmbH

  • Industriebedarf und Umwelttechnik
  • 30 Anwender an verschiedenen Standorten in Deutschland, Tschechien, Bulgarien und Schweden
  • ERP-Schnittstelle und Belegsteuerung über Workflows
  • Integration in Sage Office Line
  • Aktuell (2016) ca. 2 Mio. Dokumente

 

International School Augsburg (Privatschule)

MARTENS und PRAHL Assekuranzkontor GmbH (Versicherungsmakler)

Egenberger GmbH & Co. KG (Reiseunternehmen)

ERG EHL Rohstoff GmbH (Thermoplastische Kunststoffe)

Karl Fleischmann GmbH & Co. KG (Produktion von Accessoires)

Arbeitsschutz-Express GmbH (Arbeitskleidung und Sicherheitsausrüstung)

... und viele weitere ...

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Preis:
ab 1.605,31 EUR (1.349 EUR zzgl. 19% MwSt) einmalig (docuvita Server inkl. 3 Zugriffslizenzen)
ab 29,75 EUR (25 EUR zzgl. 19% MwSt) monatlich (docuvita online (SaaS) je Zugriffslizenz)

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