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ecoDMS

Rechtssichere Archivierung von Dokumenten
Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 

Das ecoDMS Archiv beinhaltet viele Funktionen für wenig Geld. Voller Funktionsumfang und eine einfache Bedienung sind wesentliche Merkmale der Software.

Automatisch archivieren vereinfacht den Umgang mit Dokumenten enorm. Individuelle Klassifizierungsvorlagen gestatten die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Eingehende Dokumente können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet werden. Ermöglicht wird dies durch den intelligenten Vorlagen Designer von ecoDMS ist Bestandteil der Archivlösung. Durch die Klassifizierungsvorlagen können Dateien automatisch erkannt, einsortiert und mit Berechtigungen versehen werden. Erreicht ein zur Vorlage passendes Dokument das Archiv, sucht der Vorlagen Designer automatisch nach der passenden Klassifizierungsvorlage und die gespeicherten Abläufe werden ausgeführt.

Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS. Jede weitere Version wird mit einer hochgezählten Versionsnummer als neues Dokument abgelegt. Innerhalb des Versionsmanagements werden die Originaldateien und die ggf. verfügbaren PDF/A's aufbewahrt. Diese PDF/A's werden automatisch bei der Archivierung von PDF, TIFF, JPG und PNG Dateien erzeugt. So kann nach erfolgter Konvertierung auch auf das durchsuchbare PDF/A zugegriffen werden.

Features

  • Archivierung (Standard)
  • Archivierung via Drag & Drop
  • Scannen & Archivieren (PDF/TIFF)
  • Klassifizierung, Massen- und Mehrfachklassifizierung
  • Verlinkung
  • Dokument(e) teilen
  • Clipboard
  • Shortcut Suche
  • Side Panel
  • Einfacher Export, Daten Export (Offline Client)
  • Filtervorlagen
  • Historie
  • Dokumenten & Ordnerlinks
  • Papierkorb
  • Gesetzeskonforme Löschfunktion
  • Notizen
  • Suchfunktionen inkl. Volltextsuche
  • Erweiterte Volltextsuche
  • Versionsverwaltung
  • Dokumentenvorschau
  • PDF-Editor
  • Vorschau erkannter Textstellen
  • PDF-Vorschau bei Klassifizierung
  • Erinnerung bei Wiedervorlagen
  • Ungelesene Dokumente
  • Scaninput Ordner
  • Scan: Trennblatt Erkennung, Leerseiten Erkennung, Dokumente via Barcode trennen
  • Tiff2PDF (Scaninput)

Die Lösung ermöglicht die rechtssichere Entfernung von Dokumenten und personenbezogenen Daten gemäß der GoBD und DSGVO. ecoDMS umfasst ein mehrstufiges Löschkonzept. Dokumente können in einen virtuellen Papierkorb verschoben werden. Aus diesem Papierkorb heraus können die Dokumente zum Löschen freigegeben und endgültig entfernt werden. Selbstverständlich können diese Löschung nur autorisierte Benutzer vornehmen. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert.

ecoDMS - scannen, archivieren, automatisieren

ecoDMS kann zur langfristigen und revisionskonformen Archivierung aller Dokumente und Informationen genutzt werden. Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist plattformunabhängig und systemübergreifend. Das Archivsystem ist skalierbar und kann sowohl in kleinen und mittelständischen Betrieben als auch in großen Konzernen eingesetzt werden.

ecoDMS - Erste Schritte: Download, Installation, Lizenz

Das Video präsentiert die ecoDMS-Komponenten und zeigt welche Software und Schritte für die Installation notwendig sind.

ecoDMS - Web Client für PC, Smartphone & Tablet

Der ecoDMS Web Client ermöglicht standort- und plattformunabhängig eine revisionskonforme Dokumentenarchivierung für jedermann. Der Web Client wird über den Browser geladen und erlaubt ein bequemes Scannen, Archivieren, Managen und Auffinden von Dokumenten.

ecoDMS - Dokumente für den externen Download teilen

Dokumente können optional für den externen Download bereitgestellt werden. Für den Download benötigt der Empfänger lediglich den passenden Download-Link und das entsprechende Passwort.

SaaS, webbasiert, Cloud:
ja
On-Premises (lokale Installation):
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch
Sitz des Anbieters:
Deutschland
Anbieter Kontaktdaten:
Anbieter:
Ansprechpartner
Herr Eike Schlüter
0421221598-00
Links und Kontakt:
Videotermin
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Software-Exposé
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