ecoDMS

Das ecoDMS Archiv beinhaltet viele Funktionen für wenig Geld. Voller Funktionsumfang und eine einfache Bedienung sind wesentliche Merkmale der Software.

Automatisch archivieren vereinfacht den Umgang mit Dokumenten enorm. Individuelle Klassifizierungsvorlagen gestatten die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Eingehende Dokumente können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet werden. Ermöglicht wird dies durch den intelligenten Vorlagen Designer von ecoDMS ist Bestandteil der Archivlösung. Durch die Klassifizierungsvorlagen können Dateien automatisch erkannt, einsortiert und mit Berechtigungen versehen werden. Erreicht ein zur Vorlage passendes Dokument das Archiv, sucht der Vorlagen Designer automatisch nach der passenden Klassifizierungsvorlage und die gespeicherten Abläufe werden ausgeführt.

Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS. Jede weitere Version wird mit einer hochgezählten Versionsnummer als neues Dokument abgelegt. Innerhalb des Versionsmanagements werden die Originaldateien und die ggf. verfügbaren PDF/A's aufbewahrt. Diese PDF/A's werden automatisch bei der Archivierung von PDF, TIFF, JPG und PNG Dateien erzeugt. So kann nach erfolgter Konvertierung auch auf das durchsuchbare PDF/A zugegriffen werden.

Features

• Archivierung (Standard)
• Archivierung via Drag & Drop
• Scannen & Archivieren (PDF/TIFF)
• Klassifizierung, Massen- und Mehrfachklassifizierung
• Verlinkung
• Dokument(e) teilen
• Clipboard
• Shortcut Suche
• Side Panel
• Einfacher Export, Daten Export (Offline Client)
• Filtervorlagen
• Historie
• Dokumenten & Ordnerlinks
• Papierkorb
• Gesetzeskonforme Löschfunktion
• Notizen
• Suchfunktionen inkl. Volltextsuche
• Erweiterte Volltextsuche
• Versionsverwaltung
• Dokumentenvorschau
• PDF-Editor
• Vorschau erkannter Textstellen
• PDF-Vorschau bei Klassifizierung
• Erinnerung bei Wiedervorlagen
• Ungelesene Dokumente
• Scaninput Ordner
• Scan: Trennblatt Erkennung, Leerseiten Erkennung, Dokumente via Barcode trennen
• Tiff2PDF (Scaninput)

Die Lösung ermöglicht die rechtssichere Entfernung von Dokumenten und personenbezogenen Daten gemäß der GoBD und DSGVO. ecoDMS umfasst ein mehrstufiges Löschkonzept. Dokumente können in einen virtuellen Papierkorb verschoben werden. Aus diesem Papierkorb heraus können die Dokumente zum Löschen freigegeben und endgültig entfernt werden. Selbstverständlich können diese Löschung nur autorisierte Benutzer vornehmen. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert.

Garbade - Sanitär & Heizung

Revisionssichere Dokumentenablage ist ein wichtiges Thema für alle Unternehmer. CONTEXX IT-Solutions UG hat das Thema für die Sanitär- und Heizungsfirma Garbade aus Bremen aufgenommen und umgesetzt. Seither werden alle Unterlagen und Belege revisionssicher abgelegt und archiviert. In Verbindung mit predas werden die Prozesse zur Archivierung vereinfacht und der Kunde hat noch weniger Arbeit mit der Archivierung und Bearbeitung von Dokumenten.