Eingangsrechnungsmanagement / autom. Erkennung von Eingangsrechnungen

Automatische Belegerkennung von Eingangsrechnungen zu Archiv.Net

Die Software erkennt und verarbeitet die eingegangene und gescannte Eingangsrechnungen automatisch. Kopf, Zeilen und Summen werden untersucht. Der Lieferant wird ermittelt und es wird geprüft, ob die Rechnungsformalitäten gem. § 14 UStG eingehalten wurden. Anschließend wird überprüft, ob offene Lieferscheine oder Bestellungen zu dieser Rechnung vorliegen.

Die Rechnung wird übersichtlich zur Ansicht präsentiert. Die Analyse zerlegt die Rechnung in ihre einzelnen Positionen und stellt diese in tabellarischer Form neben dem Beleg auf dem Monitor dar. Die wesentlichen Abschnitte wie Lieferant, Bezeichnungen, Artikelnummern werden automatisch ermittelt, rechnerisch geprüft und mit der vorausgegangenen Bestellung abgeglichen. Differenzen werden farbig dargestellt. Es können ggfs. Änderungen vorgenommen werden.

Alle Workflow Arbeitsschritte werden eingehalten und die entsprechenden Daten werden an eine frei konfigurierbare Buchungsschnittstelle zur weiteren Verarbeitung übergeben. Die Ablage erfolgt in Novaline Archiv.Net.

Belegerkennung für Eingangsrechnungen (ER)

• Präsentation in übersichtlicher, tabellarischer Form
• Prüfung auf Einhaltung der Rechnungsformalitäten gem. § 14 UStG
• individuelle Belegdefinition für nicht autom. erkannte Eingangsbelege
• Ermittlung von Lieferanten und Stammdaten
• Abgleich von Artikelnummern, Mengen und Preisen mit vorausgegangener Bestellung
• Summenanalyse- Ermittlung der Rechnungszeileninhalte mit automatischer Querrechnung
• Farbige Markierung von Abweichungen
• Kontrolle der Rechnungssumme durch Aufaddieren der durch OCR erkannten Werte
• Manuelle Ergänzungs/Korrekturmöglichkeit der nicht bzw. falsch durch die OCR-Erkennung ermittelten Beleginhalte
• Abgleich mit Lieferschein und Bestellung
• Option der Erzeugung einer Bestellung zum Abgleich, wenn keine im System vorliegt
• Abarbeitung des Workflows
• Erstellung einer Buchungsdatei
• Automatische Archivierung in Archiv.Net

Belegerkennung für Auftragsbestätigungen (AB)

• Inhaltsauswertung von Auftragsbestätigungen aus dem Scanverzeichnis
• Ermittlung von Lieferanten und Stammdaten
• Präsentation in übersichtlicher, tabellarischer Form
• Ergänzungs/-korrekturmöglichkeiten der Inhalte
• individuelle Belegdefinition
• Abgleich von Artikelnummern, Mengen und Preisen mit vorausgegangener Bestellung
• Farbige Markierung von Abweichungen
• Option der Erzeugung einer Bestellung zum Abgleich, wenn keine im System vorliegt
• Manuelle Änderungen möglich
• Abarbeitung des Workflows
• Automatische Archivierung in Archiv.Net

Belegerkennung für Lieferscheine (LS)

• wie Auftragsbestätigung plus:
• Erzeugung einer Bestellung nicht möglich
• Option der Lieferanten-individuellen Belegdefinition für nicht automatisch erkannte Eingangsbelege
• Benachrichtigung des Lieferanten bei Auffälligkeiten (via Mail) incl. Anlage des Lieferscheins möglich

Diese Software ist branchenunabhängig und eignet sich für jede Art von Betrieb - ob Kleinstunternehmen oder Mittelstand.