Automatische Belegerkennung von Eingangsrechnungen, Lieferscheinen und Auftragsbestätigungen zu Archiv.Net
Welche Vorteile bietet die Lösung?
Nachdem Belege (Auftragsbestätigungen, Lieferscheine,Rechnungen) eingegangen sind, läuft der gesamte Bearbeitungsprozess von der Prüfung über die Erstellung einer Buchungsdatei bis hin zur Archivierung automatisiert und somit zeitnah, effizient und Fehler vermeidend ab.
Diese Bearbeitungsprozesse werden mit Hilfe des Workflow-Designers dargestellt und können individuell gestaltet werden.
Mit Hilfe der Vertreterregelung lassen sich Vorgänge bei Abwesenheit automatisch an den Vertreter weiterleiten.
Was wird für den Einsatz der Belegerkennung vorausgesetzt?
Die „Automatische Erkennung von Eingangsbelegen“ für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Eingangsrechnungen
ist jeweils ein Zusatzmodul zur Novaline-Software „Archiv.Net“ inclusive „Workflow“ und nur in Verbindung hiermit lauffähig.
Belegerkennung für Auftragsbestätigungen (AB)
- Analyse der Inhalte von Auftragsbestätigungen
- Ermittlung von Lieferanten und Stammdaten
- Darstellung in übersichtlicher, tabellarischer Form
- Ergänzungs/-korrekturmöglichkeit der nicht bzw. falsch durch die OCR-Erkennung ermittelten Beleg-Inhalte
- Möglichkeit der Lieferanten-individuellen Belegdefinition für nicht automatisch erkannte Eingangsbelege
- Abgleich von Artikelnummern, Mengen und Preisen mit vorausgegangener Bestellung
- Farbige Markierung von Abweichungen
- Möglichkeit der Erzeugung einer Bestellung zum Abgleich, wenn keine im System vorliegt
- Manuelle Korrekturen/Änderungen möglich
- Ergänzende Angaben in frei anzulegenden Feldern möglich
- Weiterleitung Workflow-gesteuert zum nächsten Bearbeitungsschritt
- Automatische Archivierung in Archiv.Net
Belegerkennung für Lieferscheine (LS)
wie Auftragsbestätigung plus:
- Erzeugung einer Bestellung nicht möglich
- Ergänzungs/Korrekturmöglichkeit der nicht bzw. falsch durch die OCR-Erkennung ermittelten Beleg-Inhalte
- Möglichkeit der Lieferanten-individuellen Belegdefinition für nicht automatisch erkannte Eingangsbelege
- Benachrichtigung des Lieferanten bei Aufälligkeiten (via Mail) incl. Anlage des
Lieferscheins möglich
Belegerkennung für Eingangsrechnungen (ER)
wie Auftragsbestätigung plus:
- Summenanalyse
- Ermittlung der Rechnungszeileninhalte mit automatischer Querrechnung
- Kontrolle der Rechnungssumme durch Aufaddieren der durch OCR erkannten Werte
- Prüfung auf Einhaltung der Rechnungsformalitäten gem. § 14 UStG
- Ergänzungs/Korrekturmöglichkeit der nicht bzw. falsch durch die OCR-Erkennung ermittelten Beleg-Inhalte
- Möglichkeit der Lieferanten-individuellen Belegdefinition für nicht autom. erkannte Eingangsbelege
- Abgleich mit Lieferschein und Bestellung
- Erstellung einer Buchungsdatei
Abkürzungen:LS: Leitstand
OCR: Optical Character Recognition
UStG: Umsatzsteuergesetz
autom.: automatisch
Diese Software ist branchenunabhängig und eignet sich für jede Art von Betrieb - ob Kleinstunternehmen oder Mittelstand.
