Eventkeeper

Basisfeatures:

• Das System sieht folgende Benutzerrollen vor:
  • Administrator: verwaltet alle Events und User
  • Organisator: ein Benutzer der ein Event anlegt ist Organisator und administriert sein jeweilig aktives Event
  • User: Normaler Benutzer können Events anlegen und Events aufrufen in denen sie Gast sind.
  • Gäste: können ein Event über einen speziellen Link betreten. Je nach Event Konfiguration können sie dort interagieren
• Eventberechtigungen
  • Alle Funktionen können innerhalb eines Events mit Berechtigungen belegt werden.
  • Einfach Zuordnung über Gruppierungen von Gästen und Funktionen
    • o Beispiel: für Gäste einer Gruppe die nur die Gästeliste sehen darf, sind alle übrigen Funktionen ausgeblendet.
    • o Damit lässt sich eine sehr granulare Teamsteuerung realisieren.
  • Usermanagement:
    • Jeder User kann ein eigenes Profil anlegen
    • Jeder User kann festlegen welche Benachrichtigungen man erhalten möchte.
    • Jeder User kann seine Daten jederzeit runterladen und seinen Account löschen.
  • Kontaktliste
    • Jeder User hat seine eigene Kontaktliste.
    • Gästelisten können aus Kontaktlisten erstellt werden.
    • Aus einer Auswahl von Kontakten kann direkt ein Event erstellt werden.
  • Vorlagen
    • Die Plattform ermöglicht es, Events als Vorlagen zu definieren
      • o Jeder Organisator kann sein aktives Event als Vorlage bestimmen und später basieren hierauf ein neues erstellen.
      • o Der Systemadministrator kann globale Vorlagen definieren auf die alles User bei der Eventerstellung zurückgreifen können.
    • DSGVO
      • Es kann eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung getroffen werden
      • Jeder User hat über sein Datenschutzzentrum immer den Überblick über seine Daten
      • Jeder Organisator kann eigene Bestimmungen hinterlegen, denen ein Teilnehmer zustimmen muss.
    • Unterstützte Plattformen:
      • Aktuelle Browser mit JS aktiviert.
      • Demnächst auch verfügbar als Android, iOS und WindowsApp.

Planungsfeatures:

• Flyerseite für ein Event anlegen
  • Es kann eine maximale Teilnehmerzahl festgelegt werden
  • Es können Begleiter sowie eine Obergrenze dieser angegeben werden.
  • Es ist einstellbar, ob Begleiter bei den Gästen mitgezählt werden sollen.
• Events können öffentlich gemacht werden und sind dann über eine eigene URL erreichbar
  • Teilnehmer können sich in öffentlichen Events über den Link anmelden
  • Bei der Anmeldung an einem öffentlichen Event können Organisationsrelevante Informationen abgefragt werden (einbinden von Umfragen und Aufgabe)
  • Anzahl Begleiter kann angegeben werden
• Gästelisten können erstellt werden.
  • Aus Kontakten, CSV Imports oder manuell
  • Jeder neu hinzugefügte Teilnehmer wird den eigenen Kontakten ebenfalls hinzugefügt
  • Gästestatus kann gebündelt oder einzeln geändert werden.
  • Nachrichtenversand eine ein oder mehrere Gäste
  • Einladungsversand an ein oder mehrere Gäste
  • Nachrichten und Einladungen können mit eigenem Text versehen werden.
  • Gäste können aus der Einladungsmail heraus
    • o Ihren Status setzen
  • Gäste können aus der Einladungsmail und sonstigen Nachrichten zum Event heraus
    • o Das Event "betreten". Eine Registrierung bei eventkeeper.de ist nicht nötig.
  • Es können beliebig viele Themen definiert werden in denen Teilnehmer sich austauschen.
    • Pro Event gibt es ein Hauptthema welches als Chat funktioniert.
    • Gäste werden über neue Einträge per E-Mail benachrichtigt
  • Umfragen können definiert werden
    • Mehrfach oder Einzelauswahl
    • Beliebig viele Optionen
    • Umfragen können versendet werden
    • Umfragen können anonym durchgeführt werden.
    • Umfragen können so eingerichtet werden, dass sie im Registrierungsprozess eines öffentlichen Events erscheinen
  • Aufgaben
    • Beliebig viele Aufgaben können definiert werden.
    • Ein Dashboard zeigt den Bearbeitungszustand
      • o Offen, in Arbeit, erledigt, geschlossen
    • Der Fortschritt pro Aufgabe kann definiert werden.
    • Es können "Zuständige" zugeordnet werden
    • Man kann Aufgaben übernehmen
    • Aufgaben können mit einer Deadline versehen werden.
    • Für Aufgaben kurz vor einer Deadline werden Erinnerungen versendet
    • Aufgaben können versendet werden
  • Galerie
    • Bilder können hochgeladen und geteilt werden.
    • Galerien können öffentlich zugänglich gemacht werden über eine separate URL.
  • Dateien
    • Dateien können ebenfalls hochgeladen werden.
  • Gruppieren
    • Alle Funktionen können in Gruppen eingeteilt werden.
    • Gruppen können Aktivitäten abbilden oder Teilnehmerkreise.
    • Gruppen können als privat markiert werden, somit ist jeglicher Inhalt für Nicht-Gruppenmitglieder nicht sichtbar.
    • Über Gruppen können Berechtigungen im Event gesteuert werden
      • o Auf diese Weise kann der Ersteller des Events welcher gleichzeitig Organisator ist, weitere Organisatoren bestimmen -> Gruppe Organisator -> alle Rechte
      • o Oder es wird eine Gruppe "Helfer" definiert, welche keinen Zugriff auf Dateien hat
      • o Berechtigungen sind kumulativ, wenn ein Gast in mehrere Gruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen ist.