Software: Eventkeeper - Organisation

Beschreibung
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Weitere Angaben

Basisfeatures:

Das System sieht folgende Benutzerrollen vor:
- Administrator: verwaltet alle Events und User
- Organisator: ein Benutzer der ein Event anlegt ist Organisator und administriert sein jeweilig aktives Event
- User: Normaler Benutzer können Events anlegen und Events aufrufen in denen sie Gast sind.
- Gäste: können ein Event über einen speziellen Link betreten. Je nach Event Konfiguration können sie dort interagieren
Eventberechtigungen
- Alle Funktionen können innerhalb eines Events mit Berechtigungen belegt werden.
- Einfach Zuordnung über Gruppierungen von Gästen und Funktionen
  - o Beispiel: für Gäste einer Gruppe die nur die Gästeliste sehen darf, sind alle übrigen Funktionen ausgeblendet.
  - o Damit lässt sich eine sehr granulare Teamsteuerung realisieren.
- Usermanagement:
  - Jeder User kann ein eigenes Profil anlegen
  - Jeder User kann festlegen welche Benachrichtigungen man erhalten möchte.
  - Jeder User kann seine Daten jederzeit runterladen und seinen Account löschen.
- Kontaktliste
  - Jeder User hat seine eigene Kontaktliste.
  - Gästelisten können aus Kontaktlisten erstellt werden.
  - Aus einer Auswahl von Kontakten kann direkt ein Event erstellt werden.
- Vorlagen
  - Die Plattform ermöglicht es, Events als Vorlagen zu definieren
    - o Jeder Organisator kann sein aktives Event als Vorlage bestimmen und später basieren hierauf ein neues erstellen.
    - o Der Systemadministrator kann globale Vorlagen definieren auf die alles User bei der Eventerstellung zurückgreifen können.
  - DSGVO
    - Es kann eine Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung getroffen werden
    - Jeder User hat über sein Datenschutzzentrum immer den Überblick über seine Daten
    - Jeder Organisator kann eigene Bestimmungen hinterlegen, denen ein Teilnehmer zustimmen muss.
  - Unterstützte Plattformen:
    - Aktuelle Browser mit JS aktiviert.
    - Demnächst auch verfügbar als Android, iOS und WindowsApp.

Planungsfeatures:

Flyerseite für ein Event anlegen
- Es kann eine maximale Teilnehmerzahl festgelegt werden
- Es können Begleiter sowie eine Obergrenze dieser angegeben werden.
- Es ist einstellbar, ob Begleiter bei den Gästen mitgezählt werden sollen.
Events können öffentlich gemacht werden und sind dann über eine eigene URL erreichbar
- Teilnehmer können sich in öffentlichen Events über den Link anmelden
- Bei der Anmeldung an einem öffentlichen Event können Organisationsrelevante Informationen abgefragt werden (einbinden von Umfragen und Aufgabe)
- Anzahl Begleiter kann angegeben werden
Gästelisten können erstellt werden.
- Aus Kontakten, CSV Imports oder manuell
- Jeder neu hinzugefügte Teilnehmer wird den eigenen Kontakten ebenfalls hinzugefügt
- Gästestatus kann gebündelt oder einzeln geändert werden.
- Nachrichtenversand eine ein oder mehrere Gäste
- Einladungsversand an ein oder mehrere Gäste
- Nachrichten und Einladungen können mit eigenem Text versehen werden.
- Gäste können aus der Einladungsmail heraus
  - o Ihren Status setzen
- Gäste können aus der Einladungsmail und sonstigen Nachrichten zum Event heraus
  - o Das Event "betreten". Eine Registrierung bei eventkeeper.de ist nicht nötig.
- Es können beliebig viele Themen definiert werden in denen Teilnehmer sich austauschen.
  - Pro Event gibt es ein Hauptthema welches als Chat funktioniert.
  - Gäste werden über neue Einträge per E-Mail benachrichtigt
- Umfragen können definiert werden
  - Mehrfach oder Einzelauswahl
  - Beliebig viele Optionen
  - Umfragen können versendet werden
  - Umfragen können anonym durchgeführt werden.
  - Umfragen können so eingerichtet werden, dass sie im Registrierungsprozess eines öffentlichen Events erscheinen
- Aufgaben
  - Beliebig viele Aufgaben können definiert werden.
  - Ein Dashboard zeigt den Bearbeitungszustand
    - o Offen, in Arbeit, erledigt, geschlossen
  - Der Fortschritt pro Aufgabe kann definiert werden.
  - Es können "Zuständige" zugeordnet werden
  - Man kann Aufgaben übernehmen
  - Aufgaben können mit einer Deadline versehen werden.
  - Für Aufgaben kurz vor einer Deadline werden Erinnerungen versendet
  - Aufgaben können versendet werden
- Galerie
  - Bilder können hochgeladen und geteilt werden.
  - Galerien können öffentlich zugänglich gemacht werden über eine separate URL.
- Dateien
  - Dateien können ebenfalls hochgeladen werden.
- Gruppieren
  - Alle Funktionen können in Gruppen eingeteilt werden.
  - Gruppen können Aktivitäten abbilden oder Teilnehmerkreise.
  - Gruppen können als privat markiert werden, somit ist jeglicher Inhalt für Nicht-Gruppenmitglieder nicht sichtbar.
  - Über Gruppen können Berechtigungen im Event gesteuert werden
    - o Auf diese Weise kann der Ersteller des Events welcher gleichzeitig Organisator ist, weitere Organisatoren bestimmen -> Gruppe Organisator -> alle Rechte
    - o Oder es wird eine Gruppe "Helfer" definiert, welche keinen Zugriff auf Dateien hat
    - o Berechtigungen sind kumulativ, wenn ein Gast in mehrere Gruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen ist.