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Webbasierte Vergabe- und Verwaltungssoftware für Kitas, Träger & Kommunen

KIVAN eKitamanagement

Webbasierte Vergabe- und Verwaltungssoftware für Kitas, Träger & Kommunen
 
 
 
 
 
 
 
 
Demoversion

KIVAN

KIVAN ist eine Fachanwendung zur Organisation der Betreuungsplatzvergabe und -verwaltung. Die von der Lecos GmbH entwickelte Anwendung wird bereits deutschlandweit in mehr als 100 Kommunen eingesetzt. Bestehend aus Eltern- und Verwaltungsportal bildet sie den gesamten Vergabeprozess durchgängig und rechtskonform ab.

Damit berücksichtigt KIVAN gleichermaßen die Bedürfnisse der Familien bei der Betreuungsplatzsuche wie auch die Anforderungen von Kommunen, Trägern und Kitas an ein transparentes Vergabemanagement für Betreuungsplätze. Fortlaufend wird die Software um hilfreiche Funktionen für das Betreuungsplatz-Management, die Abrechnung und die Vertragsverwaltung erweitert.

Kern der Kita-Software KIVAN ist das Basis-Modul mit seinen Funktionen. Neben einem Administrationsportal werden ein Eltern- und ein Verwaltungsportal zur produktiven Nutzung und je ein Portal für Tests und Schulungen installiert. 

Folgende Funktionalitäten stehen unter anderem zur Verfügung:

Verwaltungsportal

  • Allgemeine Anpassungen für das Elternportal (z.B. Design, Anpassung von Start-, Impressum-, FAQ- und Datenschutzerklärungsseite/Erläuterungstexte/Vorlagen und allgemeinen Download-Dokumente)
  • Definition von Anwendungsparametern (z.B. Fristen, Katalog-Inhalte, Richtlinien)
  • Texte für standardisierte E-Mail-Vorlagen 
  • Nutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Zugriffsmanagement 
  • Abbildung von Organisationsstrukturen/Anbietern von Kinderbetreuungsangeboten 
  • Definition von Betreuungskategorien (Krippe, Kindergarten, Hort) 
  • Management der Einrichtungsarten  
  • Beschreibung der Betreuungseinrichtungen (Meta-, Profil-, GIS-Daten, Bilder, Download-Dokumente) 
  • Konfiguration der Betreuungseinrichtung (Betriebserlaubnis, Poolplätze, Betriebskita, Vertragsvorlagen) 
  • Anfragemanagement (Meldungen aus dem Elternportal) 
  • Belegungs-/Bedarfsplanung für Betreuungsplätze
  • Prioritätenmanagement für Betreuungsanfragen 
  • Vertragsmanagement (Datenübernahme aus Anfragen, Vorbereitung, Abschluss, Anpassung, Historie) 
  • Eskalationsmanagement 
  • Granulare Auswertungen/Statistiken/Berichte für Kommunen, Träger und Einrichtungen
    • Einrichtungsübersicht 
    • Belegungsstatistiken
    • Betreuungsverträge
    • Fremdgemeindeanträge
    • Bedarfsmeldungen (Wunschlisten)
  • Vermeidung von Falsch-/Mehrfachanmeldungen eines Kindes durch automatisierten Abgleich mit den Daten aus dem Einwohnermeldeamt
  • Schnittstellen für Auswertungen in PDF und Excel 
  • Schnittstellen für Datenimporte im CSV- oder TXT-Format 
  • Schnittstellen für Datenexporte im CSV- oder MS-Excel-Format
  • Schnittstellen zur verwendeten Finanzsoftware, Kita Software und zum DMS

Elternportal 

  • übersichtliche Darstellung der Betreuungsangebote einer Kommune (Kartendarstellung, Einrichtungsinformationen, Trägerinformationen, Konzepte, Bilde, etc.) 
  • Filter zur Eingrenzung der Betreuungsangebote (örtlich, pädagogisches Konzept, Konfession, etc.) 
  • Suche nach freien Betreuungsplätzen
  • Betreuungsanfragen (freie Plätze werden angeboten) und Bedarfsmeldungen
  • Eltern-Account zur Kommunikation und Verwaltung der eigenen Anfragen 
  • an das kommunale Design anpassbar – optisch und sprachlich
  • individuelle Start-, Impressum-, FAQ- und Datenschutzerklärungsseite
  • Mehrsprachigkeit möglich

Administrationsportal 

  • Lizenzmanagement 
  • bundeslandspezifische Einstellung (z.B. Schulanfang, Angaben für statistische Landesämter) 
  • Ex- und Import von Konfigurationseinstellungen 
  • Anbindung von Drittsystemen (Mailgateway, Formularserver, Kartendienst, Einwohnermeldeverfahren, etc.) 
  • Bearbeitung portalübergreifender Texte (Button, Formulare, etc.)

Portalübergreifend

  • öffentliches Browserzertifikat für den verschlüsselten Zugriff auf die Portale (nur bei Hosting im Lecos Rechenzentrum)
  • privates Zertifikat für den Zugriff autorisierter Computer auf das Verwaltungsportal (nur bei Hosting im Lecos Rechenzentrum)
Abkürzungen:
GmbH: Gesellschaft mit beschränkter Haftung
inkl.: inklusive
PDF: Portable Document Format
Kita: Kindertagesstätte
DMS: Dokumenten Management System

Zielgruppen:

  • Landkreise
  • Kommunen (Jugendamt)
  • Träger der Jugendhilfe
  • Freie Träger
  • Kindertagesstätten, Kindergärten und Kinderhorte
  • Eltern/Familien

Referenzen:

  • Betreuung DaDi gGmbH
  • Caritasverband Görlitz
  • Caritasverband Zwickau
  • DRK Muldental
  • Gemeinde Bannewitz
  • Gemeinde Barleben
  • Gemeinde Gornau
  • Gemeinde Grammetal
  • Gemeinde Grenzach-Whylen
  • Gemeinde Haimhausen
  • Gemeinde Herzbrock-Clarholz
  • Gemeinde Hötensleben
  • Gemeinde Ilsede
  • Gemeinde Kreischa
  • Gemeinde Langenberg
  • Gemeinde Möser
  • Gemeinde Petershagen/Eggersdorf
  • Gemeinde Roetgen
  • Gemeinde Senden
  • Gemeinde Simmerath
  • Gemeinde Sommersdorf
  • Gemeinde Steinhagen
  • Gemeinde Südliches Saaletal
  • Gemeinde Ummendorf
  • Gemeinde Völpke
  • Gemeinde Wefensieben
  • GiP, Ganztagsbetreuung im Pakt gGmbH
  • Hansestadt Havelberg
  • Internationaler Bund Berlin
  • Kreis Gütersloh
  • Landeshauptstadt Erfurt
  • Landeshauptstadt Magdeburg
  • Landkreis Stendal
  • Lebenshilfe Torgau
  • Markt Postbauer-Heng
  • SOS Kinderdorf
  • Stadt Amt Ruhland
  • Stadt Amt Schwaan
  • Stadt Baesweiler
  • Stadt Borgholzhausen
  • Stadt Coswig
  • Stadt Delitzsch
  • Stadt Dippoldiswalde
  • Stadt Dohma
  • Stadt Eilenburg
  • Stadt Eilsleben
  • Stadt Eschweiler
  • Stadt Frankenberg
  • Stadt Grimma
  • Stadt Gütersloh
  • Stadt Halle (Westf.)
  • Stadt Harsewinkel
  • Stadt Herzogenrath
  • Stadt Kamenz
  • Stadt Kamenz
  • Stadt Landsberg am Lech
  • Stadt Leipzig
  • Stadt Lüdenscheid
  • Stadt Markkleeberg
  • Stadt Monheim am Rhein
  • Stadt Monschau
  • Stadt Mühlhausen
  • Stadt Mühlhausen
  • Stadt Niederkassel
  • Stadt Oberschleißheim
  • Stadt Pirna
  • Stadt Radebeul
  • Stadt Rietberg
  • Stadt Roßwein
  • Stadt Roßwein                                  
  • Stadt Schloß Holte-Stukenbrock
  • Stadt Schriesheim
  • Stadt Senftenberg
  • Stadt Stolberg
  • Stadt Tangerhütte
  • Stadt Taucha
  • Stadt Taunusstein
  • Stadt Teutschenthal
  • Stadt Tharandt
  • Stadt Unterschleißheim
  • Stadt Versmold
  • Stadt Weißwasser
  • Stadt Werther (Westf.)
  • Stadt Zschopau
  • Stadt Zwenkau
  • Städteregion Aachen
  • Stadtilm
  • Verbandsgemeinde Elbe-Havel-Land
  • Verbandsgemeinde Obere Aller
  • ZKJF, Zentrum für Kinder-, Jugend- und Familienhilfe Main-Kinzig gGmbH
Anbieter Kontaktdaten:
Frau Michelle Schlawin
Frau Michelle Schlawin
+49 341 2538 200
Informationsmaterial
direkt zur Webseite
Anwenderbericht
direkt zur Webseite
Software-Exposé
URL anfordern
 

Funktionen (Auszug):

Automatisation
Benutzer- und Rechteverwaltung
Benutzermanagement
Berichte
Bestandsverwaltung
Darstellung Prozesswege
Eskalationsmanagement
Finanzbuchhaltung-Schnittstellen
Geografische Darstellung
Kundenportal
Kundenspezifisches Branding
Mehrere Standorte, Filialen, Verkaufsflächen
Objekteverwaltung
Rechnungen
Reservierungsverwaltung
Ressourcenmanagement
Statistiken
Suche
Suchfilter
Textbausteine
Verfügbarkeitsanzeige
Vertragsmanagement
Vorgangsverwaltung
Vorlagenmanagement
Workflow-Management

Preis

auf Anfrage
nach Projektspezifikation

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Technische Angaben:

webbasiert:
ja
SaaS, Cloud:
ja
multiuser-fähig (netzwerkfähig):
ja
mandantenfähig:
ja
Wartung:
im Preis enthalten
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Erstinstallation (Jahr):
2007
Anzahl der Installationen:
1
Sitz des Herstellers:
Deutschland
Schulung:
im Preis enthalten
Hotline:
im Preis enthalten
Installationssupport:
im Preis enthalten
Dokumentation:
Handbuch, Online Hilfe, Technische Dokumentation
Dialogsprache(n):
Deutsch
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 11
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Alte kompatible Betriebssysteme:
Win Vista
Win XP
Win 9x/ME
Win Phone / Mobile
Zusätzliche Soft- und Hardwareanforderungen:
Anwenderseite: Internetverfügbarkeit Betreiberseite: Verfügbarkeit eines SQL- und Web-Servers Betrieb im Rechenzentrum von Lecos oder auf eigener Plattform möglich!

Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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