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KIVAN eKitamanagement

Webbasierte Vergabe- und Verwaltungssoftware für Kitas, Träger & Kommunen
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KIVAN

KIVAN ist eine Fachanwendung zur Organisation der Betreuungsplatzvergabe und -verwaltung. Die von der Lecos GmbH entwickelte Anwendung wird bereits deutschlandweit in mehr als 100 Kommunen eingesetzt. Bestehend aus Eltern- und Verwaltungsportal bildet sie den gesamten Vergabeprozess durchgängig und rechtskonform ab.

Damit berücksichtigt KIVAN gleichermaßen die Bedürfnisse der Familien bei der Betreuungsplatzsuche wie auch die Anforderungen von Kommunen, Trägern und Kitas an ein transparentes Vergabemanagement für Betreuungsplätze. Fortlaufend wird die Software um hilfreiche Funktionen für das Betreuungsplatz-Management, die Abrechnung und die Vertragsverwaltung erweitert.

Kern der Kita-Software KIVAN ist das Basis-Modul mit seinen Funktionen. Neben einem Administrationsportal werden ein Eltern- und ein Verwaltungsportal zur produktiven Nutzung und je ein Portal für Tests und Schulungen installiert. 

Folgende Funktionalitäten stehen unter anderem zur Verfügung:

Verwaltungsportal

  • Allgemeine Anpassungen für das Elternportal (z.B. Design, Anpassung von Start-, Impressum-, FAQ- und Datenschutzerklärungsseite/Erläuterungstexte/Vorlagen und allgemeinen Download-Dokumente)
  • Definition von Anwendungsparametern (z.B. Fristen, Katalog-Inhalte, Richtlinien)
  • Texte für standardisierte E-Mail-Vorlagen 
  • Nutzer- und Gruppenverwaltung inkl. Zugriffsmanagement 
  • Abbildung von Organisationsstrukturen/Anbietern von Kinderbetreuungsangeboten 
  • Definition von Betreuungskategorien (Krippe, Kindergarten, Hort) 
  • Management der Einrichtungsarten  
  • Beschreibung der Betreuungseinrichtungen (Meta-, Profil-, GIS-Daten, Bilder, Download-Dokumente) 
  • Konfiguration der Betreuungseinrichtung (Betriebserlaubnis, Poolplätze, Betriebskita, Vertragsvorlagen) 
  • Anfragemanagement (Meldungen aus dem Elternportal) 
  • Belegungs-/Bedarfsplanung für Betreuungsplätze
  • Prioritätenmanagement für Betreuungsanfragen 
  • Vertragsmanagement (Datenübernahme aus Anfragen, Vorbereitung, Abschluss, Anpassung, Historie) 
  • Eskalationsmanagement 
  • Granulare Auswertungen/Statistiken/Berichte für Kommunen, Träger und Einrichtungen
    • Einrichtungsübersicht 
    • Belegungsstatistiken
    • Betreuungsverträge
    • Fremdgemeindeanträge
    • Bedarfsmeldungen (Wunschlisten)
  • Vermeidung von Falsch-/Mehrfachanmeldungen eines Kindes durch automatisierten Abgleich mit den Daten aus dem Einwohnermeldeamt
  • Schnittstellen für Auswertungen in PDF und Excel 
  • Schnittstellen für Datenimporte im CSV- oder TXT-Format 
  • Schnittstellen für Datenexporte im CSV- oder MS-Excel-Format
  • Schnittstellen zur verwendeten Finanzsoftware, Kita Software und zum DMS

Elternportal 

  • übersichtliche Darstellung der Betreuungsangebote einer Kommune (Kartendarstellung, Einrichtungsinformationen, Trägerinformationen, Konzepte, Bilde, etc.) 
  • Filter zur Eingrenzung der Betreuungsangebote (örtlich, pädagogisches Konzept, Konfession, etc.) 
  • Suche nach freien Betreuungsplätzen
  • Betreuungsanfragen (freie Plätze werden angeboten) und Bedarfsmeldungen
  • Eltern-Account zur Kommunikation und Verwaltung der eigenen Anfragen 
  • an das kommunale Design anpassbar – optisch und sprachlich
  • individuelle Start-, Impressum-, FAQ- und Datenschutzerklärungsseite
  • Mehrsprachigkeit möglich

Administrationsportal 

  • Lizenzmanagement 
  • bundeslandspezifische Einstellung (z.B. Schulanfang, Angaben für statistische Landesämter) 
  • Ex- und Import von Konfigurationseinstellungen 
  • Anbindung von Drittsystemen (Mailgateway, Formularserver, Kartendienst, Einwohnermeldeverfahren, etc.) 
  • Bearbeitung portalübergreifender Texte (Button, Formulare, etc.)

Portalübergreifend

  • öffentliches Browserzertifikat für den verschlüsselten Zugriff auf die Portale (nur bei Hosting im Lecos Rechenzentrum)
  • privates Zertifikat für den Zugriff autorisierter Computer auf das Verwaltungsportal (nur bei Hosting im Lecos Rechenzentrum)
Funktionen:
Automatisation
Benutzer- und Rechteverwaltung
Benutzermanagement
Berichte
Bestandsverwaltung
Darstellung Prozesswege
Eskalationsmanagement
Finanzbuchhaltung-Schnittstellen
Geografische Darstellung
Kundenportal
Kundenspezifisches Branding
Mehrere Standorte, Filialen, Verkaufsflächen
Objekteverwaltung
Rechnungen
Reservierungsverwaltung
Ressourcenmanagement
Statistiken
Suche
Suchfilter
Textbausteine
Verfügbarkeitsanzeige
Vertragsmanagement
Vorgangsverwaltung
Vorlagenmanagement
Workflow-Management
Zielgruppen:
  • Landkreise
  • Kommunen (Jugendamt)
  • Träger der Jugendhilfe
  • Freie Träger
  • Kindertagesstätten, Kindergärten und Kinderhorte
  • Eltern/Familien
Preis:
auf Anfrage (nach Projektspezifikation)
Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Frau Michelle Schlawin
Frau Michelle Schlawin
+49 341 2538 200
Links und Kontakt:
Videotermin
anfragen
Demoversion
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Informationsmaterial
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Anwenderbericht
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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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