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Mobile Scannerlösung für Ordner- und Dokumentenverwaltung im Archiv

COSYS Komplettlösung für die Barcode/MDE gestützte Ordner- und Dokumentenverwaltung
Kompatibel mit
 
 
 
 
 
 
 

Verwalten Sie eine größere Menge Ordner- und Dokumente in einem Unternehmen oder sind Sie zuständig für die Verwaltung eines Archivs?

Für die Barcode- bzw. MDE gestützte Ordner- und Dokumentenverwaltung bietet COSYS eine Komplettlösung, bestehend aus Etikettendrucker, MDE-Gerät (Mobiler Barcodescanner mit vorinstallierter COSYS Software; wahlweise können Sie Ihr eigenes Android-Smartphone dafür nutzen) und einer dazugehörigen Verwaltungssoftware für den PC. MDE-Gerät bzw. Smartphone kann je nach Anforderung des Kunden per USB, Ethernet oder WLAN mit der PC Software verbunden werden. Die Such- und Filterfunktionen können sowohl mit dem mobilen Gerät/Scanner, als auch auf dem PC aufgerufen werden.

Die Lösung besteht im Wesentlichen aus Kennzeichnung (mit Barcode) und Erfassung aller Dokumente bzw. Ordner (entspricht dem Prinzip einer Erstinventarisierung) mit Ihren dazugehörigen Lagerplätzen und der anschließenden Verwaltung am PC:

Zunächst werden die Lagerplätze (Regale, Fächer) gekennzeichnet. Anschließend werden die Aktenordner und Dokumente mit Barcode-Etiketten durchnummeriert. Bei der Erstinventarisierung wird zunächst die Lagerplatznummer anhand des Barcodes gescannt, anschließend der Ordner, welcher an diesem Lagerplatz eingelagert wird. Dabei werden beide Datensätze für den späteren Export in die PC Software miteinander verheiratet. Anschließend können zu jedem Datensatz Zusatzinformationen (z.B. Beschreibung, Foto) ergänzt werden (Modul „Erstinventarisierung“). Anschließend kann zu jedem Ordner und Lagerplatz bequem eine Auskunft über spezielle Such- und Filterfunktionen mit MDE oder auf dem PC (aus der Datenbank) abgerufen werden. Dies kann entweder über den Scanner erfolgen, indem der Lagerplatz oder der Ordner gescannt wird (Auskunft mit MDE) oder die Auskunft erfolgt über die PC Software (COSYS WebDesk) über entsprechende Such- und Filterfunktionen.

Kurzübersicht über die Funktionalitäten von COSYS Ordner- und Dokumentenverwaltung im Archiv:

Inventarisierung
Bei der Erstinventarisierung eines Ordners oder eines Dokuments wird zuerst der Lagerplatz eingescannt. Anschließend wird das Dokument ebenfalls durch einscannen zugeordnet.
Anschließend kann der Datensatz durch Beschreibungen erweitert werden.

Fotoerfassung
Zu jedem Dokument können Fotos und Markierungen hinzugefügt werden. Markierungen können per Touchscreen auf dem Foto vorgenommen und gespeichert werden.

Ordnerauskunft
Die Volltextsuche hat eine automatische Filterfunktion mit Autovervollständigung. In der Übersicht werden alle wichtigen Informationen wie Ablageort und Bezeichnung angezeigt.

Datenexport
Der Datenexport kann vom MDE angestoßen werden. Die Import-/Exportfunktion können kundenspezifisch angepasst werden.

Zielgruppen:

Branchenübergreifend einsetzbar für alle Unternehmen, wo eine größere Menge Ordner und Dokumente physisch verwaltet, organisiert und archiviert werden müssen.

SaaS, webbasiert, Cloud:
ja
Netzwerkfähig:
ja
Mandantenfähig:
ja
Systemvoraussetzungen:
kompatible Betriebssysteme (läuft mit):
Win 10
Win 8
Win 7
Win Server
Mainframe basierend
Unix basierend
Linux basierend
Mac OS
Mobile Betriebssysteme (unterstützt):
iOS
Android
Datenträger:
DVD
CD-ROM
Download
Flash-Speicher
Allgemeine Angaben zur Software:
Dialogsprache(n):
Deutsch, Englisch, mehrsprachig
Schulung:
gegen Entgelt
Hotline:
im Preis enthalten
Installationssupport:
gegen Entgelt
Wartung:
gegen Entgelt
Customizing-Option:
gegen Entgelt möglich
Erstinstallation:
2007
Sitz des Herstellers:
Deutschland
  • verschiedenste Behörden
  • Kammern
  • Anwaltskanzleien
  • Versicherungen
Links und Kontakt:
Informationsmaterial
URL anfordern
Anwenderbericht
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Software-Exposé
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