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RoCas Heilpraxis

Praxisverwaltungssoftware für Heilpraktiker und Therapeuten mit Privatliquidation

Version:  1.6.8

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weitere Antworten auf Kundenanfragen

Können Rechnungen und Mahnungen erstellt werden?
Rechnungen und Mahnungen sind aus unserer Sicht einer der Hauptbestandteile des Programms. Hier kann aus der vorgegebenen GebüH die Leistung direkt in die Rechnung übernommen werden, verschiedene Preisstufen angelegt werden, aber es können auch eigenen Leistungen und Artikel angelegt und verwaltet werden. Auch ist es möglich Sammelleistungen zu erstellen, die bestimmte Leistungen zusammenfassen, die somit schneller in die Rechnung übernommen werden können. Selbst die Abrechnung mehrwertsteuerpflichtiger Artikel ist möglich, auch Fremdwährungen können abgerechnet werden. Ebenso verfügt das Programm über einen automatisierten Mahnlauf. Rechnungen und Mahnungen können, wie alle anderen druckbaren Formulare selbst gestaltet werden. Eigene Formulare und Dokumente können erstellt und die Datenbankinformationen hierin eingebunden werden.
Welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung (Handbuch, Forum, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..)?
Das Handbuch als Druckversion kann kostenpflichtig (17,90 € zzgl. MwSt.) bestellt werden. Auf unserer Internetseite befindet sich eine FAQ und ein Bereich Tutorials, in dem schriftlich und im Videoformat Anleitungen hinterlegt sind. Online- Hilfe im Umfang des Handbuchs ist im Programm hinterlegt und auf unserer Internetseite einsehbar, Support kann sowohl telefonisch als auch per Mail in Anspruch genommen werden. Mit Update- und Supportvertrag ist dies kostenlos, ansonsten 1,50 € pro Minute zzgl. MwSt.
Ist eine Kunden- bzw. Patientenverwaltung vorhanden?
Es ist eine sehr komfortable Patientenverwaltung vorhanden, die auch eine Bildverwaltung enthält, z. B. für die Speicherung Bildgebender Diagnostik, es können auch direkt aus dem Programm heraus Bilder eingescannt werden. Auch können hierüber Briefe und Serienbriefe an die Patienten geschrieben und verwaltet werden. Ebenso Diagnose- und Karteieinträge und Notizen. Eine Geburtstagsliste ist ebenso vorhanden, damit der Patient zum Geburtstag angeschrieben werden kann.
Enthält die Software eine Terminplanung?
Eine Terminverwaltung ist Programmbestandteil. Sie erfasst nicht nur den Patienten, sondern auch den Therapeuten (falls mehrere Therapeuten in einer Praxis arbeiten) und den Ort mit der Möglichkeit, diesen in Google Maps (R) anzeigen zu lassen. Die Länge eines Termins ist frei wählbar und die Ansicht als Kalender skalierbar. Termine können aus Outlook importiert werden.
Wie wird die Software aktualisiert?
Bei Abschluss eines Update- und Supportvertrages können Updates automatisch vom Programm gesucht und installiert werden. (Integrierte Updatefunktion)

Ohne Vertrag können Updates kostenpflichtig erworben werden, diese können als CD Version oder auch über die Updatefunktion installiert werden.
Eignet sich Ihre Software für eine Homöopathiepraxis?

Die RoCas Heilpraxis wurde als Abrechnungs- und Verwaltungssoftware für Heilpraktiker und Therapeuten mit privat Liquidation entwickelt, es spricht nichts dagegen, sie in einer Homöopathiepraxis einzusetzen, wenn dort privat abgerechnet wird.

Welche Kosten entstehen für einen Arbeitsplatz?
Die RoCas Heilpraxis kostet derzeit 399,00 € zzgl. MwSt., der Update- und Supportvertrag 12,50 € zzgl. MwSt. monatlich. Die Installation und Ersteinrichtung per Fernwartung ist kostenlos (auch ohne Vertrag).
Wie ist die Sicherung der Daten organisiert bzw. inwieweit wird die Datensicherung unterstützt?
Die RoCas Heilpraxis verfügt über eine integrierte, automatische Datensicherung, die zeitlichen Abstände der Sicherung sind frei wählbar, ebenso das Laufwerk/Verzeichnis.
Was ist ein EPC-QR-Code

Ein EPC QR Code ist ein Barcode, in dem alle Informationen für eine Sepa Überweisung enthaltend sind. Dieser kann ab Version 1.6.3 auf Rechnungen gedruckt werden, da sich dies unsere Kunden in der Kundenumfrage gewünscht haben. Mit einem Smartphone kann man diesen Code scannen und die enthaltenen Daten in eine Banking App übernehmen. Dies halten wir für sehr hilfreich. Direkt unterstützt wird dieses Verfahren von folgenden Banken: 

  • Sparkasse
  • Volksbanken, Raiffeisenbanken
  • Commerzbank
  • Sparda - Bank
  • Postbank
  • BB Bank
  • BW Bank
  • Banking4
  • GLS Bank

Das Verfahren mit dem Namen EPC QR Code wurde durch das European Payments Council standardisiert.

Vorteil: Man kann schnell und fehlerfrei die IBAN und alle weiteren Daten für eine Überweisung übernehmen. Im Verwendungszweck haben wir die Rechnungsnummer eingetragen, Sie können also die Zahlungen schnell zuordnen.

Was ist ein Z3-Export?

Der Z3 Export (früher GDPdU) ist ein Datenexport der Abrechnungs- und Buchführungsdaten, der in dieser Form mit den GoBD eingeführt wurde. Der Z3 Export dient dem Betriebsprüfer und muss nach den Bestimmungen der Finanzbehörden bestimmte Formatierungen aufweisen, sowie eine XML Datei mitliefern. Dieser Export wurde von uns mit Version 1.6 der Heilpraxis flexibel umgesetzt, so dass Sie entscheiden können, welche Patientendaten (Diagnosen, Leistungstexte, etc.) anonymisiert werden sollen.

Für den Z3 Export wird ein Standardexport mitgeliefert, der die Diagnosen und Leistungstexte und Leistungsziffern zum jeweiligen Patienten ausblendet. Obwohl auf jeder Rechnung diese Daten enthalten sind, sind wir der Meinung, dass die Patientendaten einem besonderen Schutz unterliegen. Reicht der Patient seine Rechnungen für die Steuererklärung ein, ist er selber Herr seiner Daten. Nicht so, bei er Steuerprüfung eines Heilpraktikers vor Ort. Wir haben den Export so erstellt, dass Sie in der Lage sind, bei jeder Tabelle und jedem Datenbankfeld zu entscheiden, ob es exportiert, oder mit Sonderzeichen gefüllt übergeben wird. Eine einheitliche Regelung gibt es hierfür noch nicht, zumal der Heilpraktiker in der Schweigepflicht leider dem Arzt nicht gleichstellt wurde, aber auch hier sind die gesetzlichen Regelungen widersprüchlich. Siehe §203 (1 StGB) Schweigepflicht und § 102 Abs. 1 Nr. 3c Abgabenordnung. Die Finanzbehörden sind dagegen der Auffassung, dass die Einsichtnahme zulässig ist, soweit sie sich auf die Wiedergabe der finanziellen Beziehungen zwischen Arzt und Patient beschränken. Soweit hingegen aus den Unterlagen Diagnosen und Behandlungsmethoden des Arztes erkennbar sind, sei den Außenprüfern die Einsichtnahme verwehrt, es sei denn, die Unterlagen wurden anonymisiert. Zudem gehören Patientendaten zu den besonderen Arten personenbezogener Daten, die auch durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschützt sind. Besonders schützenswerte personenbezogene Daten unterliegen einer weit strengeren Regulierung und dürfen nur in den seltensten Fällen gespeichert oder verarbeitet werden. Hierunter fallen Informationen über die Gewerkschaftszugehörigkeit einer Person, deren religiöse, philosophische oder politische Orientierung, ihrer rassischen und ethnischen Herkunft, Daten über ihre physische und psychische Gesundheit, von ihr begangenen Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten sowie Angaben zur Sexualität (Artikel 9 DSGVO / §3 Absatz 9 BDSG).

Zudem kann man auf unsere Statistik "Leistungserbringung" zurück greifen, diese Statistik enthält im ausgewählten Zeitraum alle erbrachten Leistungen, ohne Bezug zum Patienten oder dessen Diagnose. Aus unserer Sicht ist das eine datenschutzfreundliche Auswertungsmöglichkeit, ob die erbrachten Leistungen MwSt. befreit sind.

Benötige ich ein bedrucktes Praxispapier?

Nein, denn mit dem Formulardesigner kann Ihr Briefpapier, Ihr Rechnungsformular, Ihr Rezept und alle weiteren Ausdrucke angepasst werden. Schon wenn Sie in der Kategorie "Praxis" innerhalb der Optionen des Programms alle Daten eingetragen haben, sind alle Ausdrucke mit Ihrem Logo und Ihren Daten vorbereitet. Weitere geschmackliche Anpassungen sind im Formulardesigner möglich, hier sind kaum Grenzen gesetzt, wie unser Video im Bereich Tutorials auf unserer Webseite zeigt. Der Support ist hierbei gerne behilflich.

Sind Sammelleistungen Leistungsketten?

Ja, damit ist das selbe gemeint. Sie können aus allen Leistungen, also aus den bereits eingegebenen der GebüH und eigens angelegten Leistungen und Artikel (wie Medikamente) zusammenstellen und diese als eine Position in eine Rechnung ziehen bzw. übertragen, ohne dies einzeln eingeben zu müssen, da sich bestimmte Behandlungsabläufe auch häufiger wiederholen. Das Programm löst diese Sammelleistung wieder auf, so dass alle Einzelpositionen auf der Rechnung erscheinen. Es stellt eine deutliche Arbeitserleichterung dar.

Benötige ich ein Office - Paket für Serienbriefe?

Nein, denn die Praxissoftware RoCas Heilpraxis bringt eine eigene komfortable Textverarbeitung mit. Hierin werden auch Einzelbriefe, Serienbriefe und Rundschreiben angeboten. Natürlich kann man hierbei auf die Datenbank des Programms zurückgreifen und so ganz leicht Felder in den Texten einbinden. Dennoch haben wir die Möglichkeit geschaffen z. B. die Patientendaten in Excel® zu exportieren, oder die Termine aus Outlook® zu importieren. 

Was kann im Reiter Datenschutz der Patientenverwaltung eingestellt werden?

Grundsätzlich wurde dieser Reiter erstellt, um die Einstellungen rund um den Datenschutz für jeden Patienten zu individualisieren und die DSGVO für jeden Anwender zu vereinfachen. 

Im ersten Panel Verträge haben Sie die Möglichkeit zu hinterlegen, welche Verträge bereits geschlossen wurden. Etwa der Behandlungsvertrag und auch, ob der Patient über den Datenschutz in Ihrer Praxis schriftlich aufgeklärt wurde und dies unterzeichnet hat. Ebenso finden Sie hier die individuelle Einstellung, ob auch für diesen Patienten Google Maps z. B. für die Suche der Adresse etwa für Hausbesuche genutzt werden darf, unabhängig von den globalen Einstellungen in den Optionen der Heilpraxis. 

Im Panel Korrespondenz kann hinterlegt werden, ob der Patient von Ihnen brieflich kontaktiert werden möchte, wird dieses Häkchen entfernt, erhalten Sie eine Warnmeldung wenn Sie ihn z. B. in einem Serienbrief oder einen Einzelbrief übernehmen. Beim Start eines Rundschreibens, würde ein solcher Patient nicht mit angeschrieben. Beim geschützten EMail Versand können Sie ein Patientenpasswort (verschlüsselt) hinterlegen und somit Rechnungen als PDF passwortgeschützt direkt aus der Heilpraxis versenden. Es wird der Patient dann mit einer Mail angeschrieben, die eine hinterlegte Grußformel enthält und als Anhang die Rechnung im passwortgeschützten PDF Format. Weitere Schutzeinstellungen etwa zur Editierbarkeit der PDF lassen sich in der Vorschau der Rechnung einstellen.  

Im Bereich Meldung haben Sie die Möglichkeit sich an patientenbezogene Ereignisse erinnern zu lassen, so etwa, dass ein Behandlungsvertrag für diesen Patienten noch nicht geschlossen wurde, oder beispielsweise eine schwere Allergie, die Sie vor jeder Behandlung beachten müssen. Der eingegebene Meldetext erscheint dann in einem Fenster wenn Sie den Patienten öffnen, wenn sie eine Rechnung oder Gutschrift (Vorgang) erzeugen, oder ihn in die Korrespondenz übernehmen. Hierbei ist auch eine Mehrfachauswahl möglich. 

Unter Aufbewahrungsfristen sehen Sie, welche Fristen das System aus den letzten Rechnungen (und weiteren buchhalterischen Daten) sowie den Karteieinträgen errechnet hat. Denn diese müssen jeweils zehn Jahre aufbewahrt werden. Sollte die Aufbewahrungsfrist erreicht sein, so erscheint dieser Patient beim nächsten Durchlauf (automatisch einmal jährlich, weitere Optionen stehen zur Verfügung) in der Vorschlagsliste des automatischen Löschalgorithmus (hier kann der Patient bei Bedarf aber erhalten bleiben). 

Die erweiterte Aufbewahrungsfrist dient einer individuellen Eingabe, falls dieser Patient aus irgendeinem Grund länger aufbewahrt werden muss, diese Begründung kann natürlich hierzu eingegeben werden. Bis zum angegebenen Datum erscheint dieser Patient nicht in der Vorschlagsliste zur Löschung. Mit diesem Reiter war es uns möglich die Händelbarkeit der DSGVO deutlich zu steigern. Ein Video, das diese Dinge weiter veranschaulicht, auch z. B. das Einscannen der entsprechenden Verträge haben wir im Bereich Tutorials hinterlegt. 

Können meine Daten aus einem anderen Produkt importiert werden?

Ja, mit unserem Multi - Import - Tool, welches ständig erweitert wird, ist das für viele Produkte möglich. Sollte Ihr Produkt noch nicht dabei sein, aber Ihr Hersteller einen kompletten Export anbieten, können wir dies schnell umsetzen. Schwierig aber nicht unmöglich wird es dann, wenn der Hersteller die Datenbank verschlüsselt hat und keinen, oder nur einen teilweisen Export der Daten anbietet. Um Ihnen solche Steine nicht in den Weg zu legen, ist bei uns ein kostenloser Export aller Daten möglich. 

Sie kaufen auch hier nicht "die Katze im Sack", denn ein Import ist per Fernwartung auf Ihrem System in der Testversion möglich. Sie müssen uns dazu natürlich keine Daten überlassen und sehen vor dem Kauf was wir übernehmen können. Evtl. sind bis zum perfekten Ergebnis noch kleinere Anpassungen nötig. Denn selbst wenn wir aus einem bestimmten Produkt importieren können, heißt das nicht, dass es auf Anhieb für jede Version oder jeden Release gilt. Ziel ist es aber all Ihre Daten komplett zu übernehmen, damit Sie nahtlos weiterarbeiten können.

Eignet sich die Software für sekt. Heilpraktiker Physiotherapie und Osteopathen?

Ja, diese Software wird mehrfach in Osteopathie Praxen und bei sektoralen Heilpraktikern, auch gerade im Bereich Physiotherapie zur Privatliquidation eingesetzt, denn alle Preislisten lassen sich individuell erweitern und anpassen. Alle Leistungen aus der physikalischen Therapie gem. § 125 DGB V können eingetragen werden, auch mit den Sätzen der vdek. Ebenso können Preislisten mit einem Faktor multipliziert und Analogien im Leistungstext ergänzt werden. Der Support ist hierbei gerne behilflich.

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462,84 EUR (399 EUR zzgl. 16% MwSt) pro Arbeitsplatz (Vollversion, 1 Arbeitsplatz)
172,84 EUR (149 EUR zzgl. 16% MwSt) pro Arbeitsplatz (je zus. Arbeitsplatz)
14,50 EUR (12,50 EUR zzgl. 16% MwSt) monatlich (Update & Supportvertrag (optional))
4,06 EUR (3,50 EUR zzgl. 16% MwSt) monatlich (Update & Supportvertrag je zus. Arbeitsplatz (optional))

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