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SEMINAR Eins.5 - Seminarverwaltung

SEMINAR Eins.5 - Die modulare Software zur optimalen Seminarorganisation

Version:  1.5

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Welche Im- und Export-Schnittstellen gibt es?
Import:
EXCEL- und CSV-Format zum einlesen von Adressen, von OP-Listen aus DATEV (zur Unterstützung des Mahnwesens über SEMINAR). Erklärung: Typischerweise ist das Mahnwesen der Finanzbuchhaltungsabteilung unterstellt. Mahnt jedoch die Fachabteilung, müssen die aktuellen Buchhaltungsdaten Ihren Weg zurück nach SEMINAR finden.

Export:
WORD-Serienbrief um z.B. ein Mailing auf den Postweg zu bringen, EXCEL-Export in (fast) allen Programmmasken (inkl. den Stammdaten und Statistiken) um die Daten selbst in Excel weiter zu verarbeiten und/oder mit Grafiken zu unterlegen. FiBu-Schnittstellen (z. Zt. 12 verschiedene) mit Ausgabe der Buchungen (aus Ausgangs und/oder Eingangsrechnungen), neuen und/oder geänderten Debitor/Kreditorenstammsätzen. Der Umfang ist je Buchhaltungsprogramm leicht unterschiedlich.

Zusätzlich steht ein flexibler, zeitgesteuerter Datenexport für CSV oder XML-Dateien oder auch direkt in eine verbundene externe Datenbank (z.B. für die automatische Homepagepflege des Kursangebotes) bereit. Dieser kann per FTP, sFTP, FTPs, HTTP, HTTPs die Daten übertragen.
Ist eine Onlineanmeldung und die Abrechnung mit den Kursteilnehmern möglich?
Ja, die hochflexiblen Anmeldeseiten sind mit OpenUI5 von SAP erstellt. Viele zu unsere Kunden (siehe Referenzliste) nutzen dies. Die Anmeldeseite passt sich dem Inhalt der jeweiligen Veranstaltung dynamisch an.

Der Nutzen:
Alle Angaben zu einer Veranstaltung werden nur EINMAL erfasst. Dies betrifft nicht nur den Titel, die Uhrzeit und den Ort, sondern auch alle anderen inhaltliche Angaben, Organisatorisches und natürlich Angaben zur Preisbildung. Mit diesen Angaben wird das Anmeldeformular versorgt, damit der künftige TN alle Workshops sofort buchen kann, die Details zur U+V bestimmen kann und den daraus resultierenden Preis genannt bekommt. Die Anmeldunegn werden umgehend in SEMINAR Eins.5 eingelastet. Die zuständigen Mitarbeitenden übernehmen die Anmeldung auf einfache Art und Weise mit allen Details und können z.B. sofort eine AB und Rechnung auf Knopfdruck veranlassen.

Für SEMINAR Eins.5-Kunden mit eigenem Tagungshaus steht anschliessend auch sofort der Bedarf an U+V bereit (so das z.B. der Küchenplan sich daraus sofort aktualisiert).
Können Lehrgänge auch auf der Homepage dargestellt und gebucht werden (Webanbindung)?
Ja, dazu sind die Zusatzmodule "SEMINAR-Web-Service" und "SEMINAR-Info-Service" nötig.
Der Info-Service kann die zu veröffentlichen Daten in verschiedenen Datenformaten bereitstellen. Der Umfang und die Häufigkeit der Aktualisierung kann frei definiert werden.

Die Bereitstelleung der Daten erfolgt entweder auf einem unserer Server (im Preis enthalten) oder optional durch von Ihnen bereitgestellten Hardware/VM (ab IIE 7.5, Windows-Server-2012).

Das Anmeldeformular passt sich der jeweils Veranstaltung automatisch an (z.B. können automatisch Workshop-Auswahllisten oder Übernachtungsmöglichkeiten angeboten werden).
Der Umfang dieser Flexibilität muss im Projektverlauf dann noch eingegrenzt/festgelegt werden. Änderungen der freigegebenen Lehrgänge können binnen Sekunden auf die Hompepage "durchschlagen" (z.B. bei dynamisch aufgebauten WORDPRESS-Seiten).
Anmeldungen landen innerhalb weniger Sekunden in der SEMINAR-Datenbank und werden als "zu bearbeiten" angezeigt. Beispiel: http://www.ev-akademie-tutzing.de/
Sind Funktionen zur Rechnungserstellung und Mahnwesen enthalten?
Ja. Die Fakturierung kennt alle in Deutschland "üblichen" Varianten im Bereich der Weiterbildungsdienstleistungen (z. B. RCV, MOSS, §13b, u.a.). Notwendige Stornierungen von vorangegangenen Rechnungen erkennt das Programm auch automatisch und führt diese durch. Über eine Importschnittstelle können geleistete Zahlungen übernommen werden. Eine manuelle Pflege der Zahlungseingänge ist ebenso möglich (auch Teilzahlungen). Ebenso wird ein Mahnwesen mit drei Mahnstufen und individuellen Erinnerungs- und Mahnschreiben (per WORD-Vorlagen) angeboten. Zusätzlich bietet das Programm zur Zeit 12 verschiedene Schnittstellen zu Finanzbuchhaltungsprogrammen an (z.B. KHK-Sage, Lexware, DATEV, CARAT, SAP, etc.).
Eignet sich Ihre Software für das Veranstaltungsmanagement bzw. Event Management in größeren Unternehmen die SAP einsetzen?
Ja. Begründung:
Als Backend wird der MS-SQL-Server eingesetzt.
SEMINAR Eins.5 ist geeignet für den Einsatz in einer Serverfarm unter Citrix und/oder MS-Terminalservice.
Da SEMINAR Eins.5 als eine sehr flexible Rechteverwaltung besitzt, können personen-, abteilungs- oder mandantenweise unterschiedliche Rechte je Arbeitsbereich vergeben werden.
SEMINAR Eins.5 erstellt Rechnungen in verschiedenen Währungen und MwSt.-Sätzen, kennt die Sonderfälle wie RCV, MOSS und Organschaften. Es prüft automatisch die eingetragene/übergebene USt.ID (...und weitere wichtige gesetzliche Vorgaben zur korrekten Rechnungslegung).
Kann die Software auch in Filialen für die Korrespondenz mit der Zentrale bzw. für die Meldung der Teilnehmer eingesetz werden?
Ja, bei Einsatz von MS-TS oder Citrix-Metaframe oder über eine Internet/Intranet-Lösung. Das jeweils sinnvoll einzusetzende Verfahren muss zuvor abgestimmt und eingerichtet werden.

SEMINAR Eins.5 verwaltet die Daten in einem SQL-Datenbank. Die Inhalte stehen sofort allen berechtigten SEMINAR-Benutzern sofort zu Verfügung. Über Checklisten und "Alarmgebern" können Zustände vorab definiert werden, um auf diesen Zustand (z.B. "Warteliste zu Kurs XY" oder "Änderung des geplanten Mittagessen von 13:00 auf 12:00 Uhr am tt.mm.yy zu Kurs XY") hinzuweisen (Meldung in der Anwendung oder Email).
Werden die typische Funktionen einer Seminarverwaltung wie z.B. Kursverwaltung, Verwaltung der Dozenten und Kursteilnehmer, Raumplanung abgedeckt?
Ja, inkl. der kompletten Korrespondenz mit allen Beteiligten via WORD, EXCEL und OUTLOOK. SEMINAR Eins.5 führt die komplette Korresponedenz im einem Dokumentenarchiv mit. Ein komplettes Ressourcenmanagement ist enthalten (Übernachtung, Verpflegung. Der grafischer Belegungeplan zeigt diese Ressouren über mehrere Jahre an. Hotelkontingente können verwaltet werden (mit/ohne Selbstzahler), Lieferlisten für Caterer können abgerufen werden. Verschiedenste Listen und Auswertungen stehen zu Verfügung um alle typischen Gechäftsprozesse zu begleiten.
Eignet sich Ihre Seminarverwaltungssoftware für eine Bildungseinrichtung mit mehreren Filialen?
Ja, die Lösung unterstützt zum einen mehrere Mandanten, mehrere Gruppen/Abteilungen und natürlich mehre Veranstaltungsorte.
Mandanten und Gruppen können in die Rechtevergabe (=Sichten) einbezogen werden.
Die Darstellung im Belegungsplan zeigt diese Sichten und kann mehrere Veranstaltungsorte anzeigen, sowie auch eine konsolidierte Gesamtsicht.
Bzgl. der Rechnungslegung und Statistik erfolgt ebenfalls eine Trennung nach Mandanten und Gruppen.
Enthält die Software eine Teilnehmerverwaltung?
Ja, selbstredend. Sehr gut anpassbar, da parametrisierbar.

D.h. Alle Emails, Anschreiben, Rechnungen, Zertifikate, TN-Listen, Unterschriftenlisten, etc. können mittels WORD- und HTML-Vorlagen variiert, bzw. auch neu erstellt werden. Das bereits vorhandene Wissen rund um MS-Office kann hier genutzt werden, um die Schreiben und Emails nach den eigenen Vorstellungen anzupassen. Auf Wunsch übernehmen wir diese Formularanpassungen auch gern.
Gibt es eine Serienbrieffunktion bzw. E-Mail-Unterstützung?
Ja, wobei wir zusätzlich zur Serienbrieffunktion die komplette Erstellung von Briefen anbieten können. Weitaus flexibler als ein Serienbrief sein könnte (inkl. eines Dokumentenarchivs). Die E-Mail-Unterstützung bieten wir mit MS-Outlook, GroupWise, Tobit und LotusNotes an. Wobei die Verbindung mit Outlook die von uns präferierte ist, da sich Outlook programmtechnisch am flexibelsten anbinden lässt und somit die meisten Feature bietet.
Kann eine Anzeigesystem realisiert werden, so dass Monitore am jeweiligen Standort Informationen anzeigen (welcher Lehrgang in welchem Raum..)?
Ja, dies erfolgt über das Zusatzmodul "SEMINAR-Raumleitservice".
Über die Stammdatenverwaltung erfolgen die Definition der verschiedenen Monitore und deren Inhalte. Der typische Anwendungsfall ist die dynamische Anzeige der aktuellen Lehrgänge und den Raumbelegungen. Aber auch wechselnde Anzeigen in kurzer Folge (z.B. Wetterbericht, Impressionen, Infos zu den Essenszeiten oder die eigene Website sind möglich).
Wie wird die Software aktualisiert?
Über eine Online-Updatefunktion, die allen SEMINAR-Kunden mit einem Wartungsvertrag zu Verfügung steht.
SEMINAR-Benutzer mit der SEMINAR-Administrator-Rolle können den Updatevorgang einleiten. Das Programm benachrichtigt automatisch die anderen aktiven SEMINAR-Benutzer über den anstehenden Udpate.
Welche Softwaredokumentationen bzw. Schulungsmöglichkeiten stehen zur Verfügung (Handbuch, Forum, Online-Hilfe, FAQ, Support, ..)?
Handbuch im PDF-Format, Online-Hilfe im HTML-Format (kontextsensitiv), Email und tel. Support (bei Wartungsvertrag). Optional werden in Zusammnenarbeit mit dem Kunden Verfahrensanweisungen erstellt, um schnell und einfach neue Mitarbeitende oder Vertretungen in das Sachgebiet einzuführen.
Wird die Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren unterstützt?
Ja, die organisatorischen Abläufe werden über Parameter definiert. Dabei legt der Kunde/Benutzer fest, welche Daten erwartet werden und welche Programmfunktionen wann benutzt werden dürfen. Die Parametrisierung bildet also den eigenen organisatorischen Ablauf ab.
Können Stornierungsgebühren bearbeitet werden?
Ja, bis zu 4 verschiedene Fristen und Sätze je Veranstaltung. Diese können bei Absage durch den TN automatisch zu einer entsprechenden Rechnung führen. Ein manueller Eingriff (bei Sonderfällen) ist ebenso möglich.
Welche Customizing-Optionen bieten Sie im Zusammenhang mit der Software an?
(Organisations)Beratung, Schulung, Workshops, Formularanpassungen (WORD/HTML-Vorlagen), Anpassungsprogrammierung. Alles was benötigt wird, damit die Software 100% passt und den erwarteten Zweck erfüllt.
Ist eine Berücksichtigung von Wartelisten möglich?
Ja, ist ebenfalls enthalten. Details zur Verarbeitung, die Informationsweitergabe (Schreiben/Email) an den TN können im Programm konfiguriert werden.
Kann die Software inhouse eingesetzt werden (Ausschreiber wünscht keine aufwendige Portallösung)?
Ja, kann auch unter MS-Terminalservice und/oder Citrix-Metaframe eingesetzt werden. Erfahrungswerte aus der Praxis liegen vor.
Kann die Software branchenunabhängig eingesetzt werden?
Ja, unsere bisherigen Kunden kommen aus den verschiedensten Branchen (siehe Referenzen auf unserer Homepage).
Kann die Teilnehmerliste an den Veranstalter oder an Hotels weitergegeben werden?
Ja, den Umfang und das Layout der weiterzugebenden Daten kann der Benutzer festlegen.
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Anbieter Kontaktdaten:
Hersteller:
Ansprechpartner
Herr Dieter Strassner
06206 / 91 27 62
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Die Software wurde von SoftGuide u.a. für folgende Projekte in Betracht gezogen:

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